Департамент архивов и делопроизводства Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент) является центральным органом, отвечающим за организацию, хранение и использование юридических документов, а также за обеспечение эффективного делопроизводства в системе правосудия страны.

История создания и правовая база

Департамент был создан в 1995 году в рамках реформирования судебной системы после обретения независимости Республики Беларусь. Его деятельность регулируется следующими нормативными актами:

1. Закон Республики Беларусь «Об архивном деле» (№ 73‑З от );
2. Постановление Совета Министров РБ «О структуре и функциях органов Министерства юстиции» (№ 123 от );
3. Приказ Министра юстиции «Об утверждении Положения о Департаменте архивов и делопроизводства» (№ 45‑О от ).

С момента основания Департамент неоднократно модернизировал свои процессы, внедряя электронные системы управления документами и участвуя в международных проектах по стандартизации архивного дела.

Структура Департамента

Внутренняя организация Департамента построена по принципу функционального разделения:

• Управление архивного дела – отвечает за сбор, классификацию, хранение и предоставление доступа к юридическим архивам.
• Управление делопроизводства – контролирует процесс создания, регистрации, маршрутизации и уничтожения документов в органах правосудия.
• Отдел информационных технологий – реализует и поддерживает электронные системы документооборота (ЭДО) и цифровые архивы.
• Отдел международного сотрудничества – координирует взаимодействие с зарубежными архивными учреждениями.
• Отдел правового обеспечения – разрабатывает нормативные акты, методические рекомендации и обеспечивает их соответствие законодательству.

Основные функции и задачи

Ключевые функции Департамента включают:

• Создание и поддержание единой государственной системы архивов в сфере юстиции.
• Разработка и внедрение стандартов делопроизводства для судов, прокуратуры и нотариальных контор.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, судей и граждан в соответствии с законом.
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО) и переход к безбумажному формату работы.
• Организация обучения и повышения квалификации сотрудников судебных органов по вопросам архивного дела и делопроизводства.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов.

Современные проекты и инициативы

Цифровизация архивов

В 2022 году Департамент запустил проект «Электронный архив юстиции», цель которого – оцифровать более 15 млн бумажных документов, хранящихся в государственных судебных архивах. На текущий момент оцифровано более 60 % материалов, а система позволяет искать документы по метаданным, дате и типу дела.

Электронный документооборот (ЭДО)

С 2023 года в судах всех уровней внедрена платформа «JusticeDoc», обеспечивающая:

• Автоматическую регистрацию входящих и исходящих документов;
• Электронную подпись и шифрование;
• Контроль сроков исполнения и напоминания;
• Интеграцию с системами МВД, Прокуратуры и нотариата.

Международное сотрудничество

С 2024 года Департамент активно развивает партнерские отношения с архивными учреждениями России, Украины и стран Европейского союза. Наиболее значимыми событиями стали:

• Коллегия Департамента по архивам и делопроизводству, проведенная 30 сентября 2024 года в Гомеле (корр. БЕЛТА). На ней обсуждались совместные проекты по обмену опытом и стандартизации архивных процессов.
• 1 октября 2024 года в Гомеле состоялась встреча, где был объявлен «наивысший уровень сотрудничества» между Республикой Беларусь и Российской Федерацией в сфере архивного дела.
• Подготовка совместных учебных программ для архивистов и специалистов по делопроизводству.

Перспективы развития

В ближайшие пять лет Департамент планирует реализовать следующие направления:

1. Полный переход к безбумажному документообороту – к 2028 году все судебные органы должны работать исключительно в электронном формате.
2. Создание национального реестра юридических архивов с открытым доступом для научных исследований.
3. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и анализа судебных документов.
4. Расширение международных связей – участие в проектах Европейского архива правосудия (EJRA) и в совместных конференциях с ООН по вопросам архивного дела.
5. Укрепление правовой базы – подготовка новых нормативных актов, регулирующих хранение электронных доказательств и их аутентичность.

Проблемы и вызовы

Несмотря на значительные успехи, Департамент сталкивается с рядом проблем:

• Необходимость постоянного обновления ИТ‑инфраструктуры и обеспечения кибербезопасности.
• Сложности в миграции старых бумажных архивов в цифровой формат без потери информации.
• Недостаток квалифицированных кадров в сфере цифровой архивологии.
• Требования международных партнеров к соблюдению более строгих стандартов конфиденциальности.

Как связаться с Департаментом

Для получения дополнительной информации, подачи запросов или участия в обучающих программах можно воспользоваться следующими контактами:

• Адрес: 220030, г. Минск, проспект Независимости, 30
• Телефон: +375 (17) -15‑45‑67
• E‑mail: archive@justice.gov.by
• Официальный сайт: https://justice.gov.by/archives

Департамент архивов и делопроизводства Министерства юстиции Республики Беларусь играет ключевую роль в обеспечении прозрачности, эффективности и исторической сохранности судебной системы страны. Благодаря активному внедрению цифровых технологий, развитию международного сотрудничества и постоянному совершенствованию нормативной базы, Департамент находится на переднем крае реформирования архивного дела в постсоветском пространстве.

Будущее Департамента связано с дальнейшей цифровизацией, внедрением искусственного интеллекта и укреплением международных связей, что позволит обеспечить надёжное хранение юридической информации для последующих поколений.