Департамент по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее — Департамент) является центральным органом государственного управления в области архивного дела и делопроизводства. Он играет ключевую роль в обеспечении сохранности документированного наследия страны‚ унификации управленческой документации и внедрении современных цифровых технологий в архивную сферу.

Правовая основа и статус

Деятельность Департамента регулируется рядом нормативных правовых актов‚ среди которых ключевыми являются:

• Конституция Республики Беларусь (статьи‚ касающиеся доступа к информации‚ сохранения исторического наследия);
• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» (в редакции последних изменений);
• Закон Республики Беларусь «О Совете Министров Республики Беларусь»;
• Положение о Департаменте по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь‚ утверждаемое Советом Министров.

Важно: В 2024–2025 годах законодательная база претерпела существенные изменения. В частности‚ были приняты проекты законов «Об изменении Закона Республики Беларусь «О Совете Министров Республики Беларусь»»‚ которые закрепили за Департаментом расширенные полномочия по координации работы с электронными документами и внедрению технологий искусственного интеллекта в архивные процессы (согласно информации из официальных источников Палаты представителей и БЕЛТА за март-апрель 2025 г.).

Основные задачи и функции

Департамент реализует государственную политику в сфере архивного дела. К его ключевым функциям относятся:

Нормативно-методическое обеспечение

• Разработка и утверждение государственных стандартов (СТБ)‚ технических нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства.
• Создание методических рекомендаций по формированию дел‚ составлению описей‚ срокам хранения и оценке документов.

Управление государственной архивной фондовой

• Координация деятельности государственных архивов Беларуси (Национальный исторический архив‚ Национальный архив Республики Беларусь‚ областные‚ Минский городской и специализированные архивы).
• Обеспечение сохранности‚ комплектования и учета документов‚ составляющих Архивный фонд Республики Беларусь.
• Контроль за соблюдением условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ биозащита).

Делопроизводство и документационное обеспечение управления

• Унификация делопроизводства в государственных органах и организациях.
• Внедрение современных систем электронного документооборота (СЭД) и систем управления электронными архивами.
• Методическое руководство работой с управленческой документацией в ведомствах.

Информатизация и цифровая трансформация

• Развитие единой информационной системы архивного дела.
• Обеспечение удаленного доступа к архивной информации для граждан и организаций через портал archives.gov.by.
• Цифровое преобразование фондов (сканирование‚ OCR-распознавание‚ создание метаданных).

Доступ к информации и социально-правовые гарантии

• Организация выдачи архивных справок (подтверждение стажа‚ зарплаты‚ наград‚ репрессий и т.д.).
• Обеспечение права граждан на доступ к архивным документам в соответствии с законодательством (закон о доступе к информации‚ закон о защите персональных данных).
• Работа с запросами по реабилитированным лицам‚ участникам ВОВ‚ жертвам политических репрессий.

Организационная структура системы архивов Беларуси

Департамент возглавляет единую систему государственных архивов‚ которая включает:

1. Федерального уровня (республиканские):
   • Национальный исторический архив Беларуси (Минск) — документы до 1917 г.
   • Национальный архив Республики Беларуси (Минск), документы советского и современного периодов.
   • Национальный архив кинофотодокументов (Минск).
   • Национальный архив научно-технической документации (Минск).
2. Областного и Минского городского уровней: 6 областных и Минский городской государственные архивы.
3. Районных (межрайонных) уровней: Сеть территориальных архивов.
4. Специализированные архивы: Архивы министерств и ведомств (МВД‚ МО‚ КГБ‚ МЗ и др.)‚ хранящие ведомственную документацию.

Ключевые направления современной деятельности (2020–2026 гг.)

Проект «Цифровой архив»

Реализуется масштабный проект по созданию единого цифрового репозитория Архивного фонда РБ. К 2026 году запланировано оцифровать значительную часть наиболее востребованных фондов (метрические книги‚ ревизские сказки‚ личные дела репрессированных‚ документы по земельным вопросам). Это позволяет выдавать архивные справки в электронном виде через ЕПГУ (Единый портал государственных услуг).

Переход на электронное делопроизводство

Департамент является драйвером перевода государственных органов на безбумажное делопроизводство. Разработаны и внедряются типовые регламенты электронного документооборота‚ стандарты электронной подписи и печати‚ форматы долгосрочного хранения электронных документов (PDF/A‚ XML).

Международное сотрудничество

Активное участие в работе Межгосударственного архивного совета СНГ‚ сотрудничество с архивами России‚ стран ЕС‚ юнеско. Ведется совместная работа над возвращением исторических документов‚ вывезенных за границу в разные исторические периоды‚ а также над публикацией документальных сборников (например‚ серии «Беларусь в документах»).

Научно-издательская и просветительская деятельность

• Издание научного журнала «Архивное дело в Беларуси».
• Публикация путеводителей по фондам‚ сборников документов.
• Организация выставок‚ Дней открытых дверей‚ конкурсов исследовательских работ молодежи.

Обращение граждан и организаций: порядок получения услуг

Департамент и подведомственные архивы предоставляют услуги как в очном‚ так и в дистанционном формате.

Основные виды услуг:

• Выдача архивных справок (пENSIONные‚ по зарплате‚ о награждении‚ о репрессиях‚ генеалогические).
• Предоставление копий документов (бумажных и электронных).
• Научные справочные услуги (поиск информации по тематическим запросам).
• Прием документов на хранение от ликвидированных/реорганизованных организаций.

Каналы обращения:

• Единый портал госуслуг (portal.gov.by) — подача заявления на архивную справку онлайн‚ оплата госпошлины‚ получение результата в личном кабинете или по e-mail.
• Официальный сайт Департамента (archives.gov.by) — реестр архивов‚ нормативная база‚ онлайн-запрос к справочнику фондов‚ контакты архивов.
• Почтой / Курьерской связью — для граждан‚ не пользующихся интернетом.
• Личный прием — в читальных залах архивов (по предварительной записи).

Перспективы развития

Стратегия развития архивного дела Республики Беларусь на период до 2030 года‚ координируемая Департаментом‚ ставит цель создания «Цифрового архивного пространства». Основные векторы:

• Полный переход на электронное формирование и хранение дел в госорганах.
• Внедрение ИИ для автоматической классификации‚ расшифровки рукописных текстов (HTR) и извлечения атрибутов документов.
• Создание единой биометрической/идентификационной базы для ускорения поиска личных дел граждан.
• Обеспечение кибербезопасности архивных информационных систем;
• Расширение открытых данных (Open Data) для науки и бизнеса.

Департамент по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь является гарантом сохранения национальной памяти и эффективного документированного управления государством. В условиях цифровизации экономики и общества его роль трансформируется из «хранителя бумаг» в оператора доверенных цифровых данных‚ обеспечивающего правовую значимость электронных документов‚ доступность исторического наследия и прозрачность государственной администрации.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства Республики Беларусь‚ Положения о Департаменте‚ отчетов о деятельности за 2023–2025 гг. и информации из открытых официальных источников (сайт Департамента‚ БЕЛТА‚ Палата представителей) по состоянию на 2026 год.