Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Депозитарное хранение – это форма ответственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и иных архивных материалов‚ осуществляемая федеральными органами исполнительной власти‚ организациями‚ имеющими государственный статус‚ а также муниципальными и коммерческими структурами‚ которые не располагают собственными архивохранилищами или нуждаются в дополнительных площадях для длительного сохранения документации.

Нормативная база

Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от ) – основной закон‚ регулирующий порядок формирования‚ комплектования‚ учёта‚ хранения и использования документов АФ РФ.
Статья 15 данного закона даёт определение депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов до их передачи на постоянное хранение в порядке‚ установленном статьёй 21 закона.
Статья 18 устанавливает‚ что сроки и условия депозитарного хранения‚ а также порядок использования документов определяются договорами‚ заключаемыми между федеральными органами исполнительной власти (или организациями) и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Федеральное архивное агентство).
Постановление Правительства РФ от № 808 «Об утверждении Положения о порядке организации депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации» уточняет процедуру заключения таких договоров.

Кто может выступает в качестве методического руководства.

Основные понятия

Депозитарное хранение: Ответственное хранение документов АФ РФ – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке‚ установленном законодательством.
Временное хранение: Хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение (см. ст. 3‚ п. 14 ФЗ‑125).
Постоянное хранение: Хранение документов‚ имеющих enduring value‚ в государственных архивах на неопределённый срок.

Субъекты депозитарного хранения

Согласно законодательству‚ право на депозитарное хранение имеют:

Федеральные органы исполнительной власти;
Организации‚ имеющие государственный статус (в т.ч. академии наук РФ‚ за исключением РАН);
Органы местного самоуправления;
Коммерческие и некоммерческие организации‚ заключившие договор с уполномоченным федеральным органом (Федеральное архивное агентство).

Условия и сроки депозитарного хранения

Сроки и условия устанавливаются индивидуально в каждом договоре‚ однако существуют общие требования:

Срок хранения – обычно от 1 года до момента передачи документа на постоянное хранение (может быть продлен по соглашению сторон).
Условия размещения – документы должны храниться в специализированных архивохранилищах‚ соответствующих санитарно‑эпидемиологическим‚ пожарным и охранным нормам (температура 18‑22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %‚ отсутствие прямого солнечного света);
Охрана и конфиденциальность – обеспечение физической защиты (охрана‚ контроль доступа) и информационной безопасности (ведение описей‚ штрих‑кодирование‚ электронный учет).
Ответственность за сохранность – возлагается на депозитаря (организацию‚ осуществляющую хранение); в случае утраты или повреждения документов депозитарий возмещает ущерб в соответствии с условиями договора.
Платёж за хранение – стоимость определяется тарифом уполномоченного органа. По данным Российского государственного архива экономики (РГАЭ) на 2024 год:

180 рублей в год за единицу хранения (дело) – один из опубликованных тарифов;
125 рублей в год за единицу хранения – альтернативный тариф‚ применяемый в некоторых регионах.

Процесс организации депозитарного хранения

Подготовка документов – систематизация‚ описание‚ создание описи‚ присвоение индексов и штрих‑кодов.
Выбор депозитария – проведение конкурентных процедур или прямого выбора организации‚ имеющей лицензию на архивное хранение и соответствующие помещения.
Передача на хранение – физическая передача документов в архивохранилище депозитария с составлением акта приёма‑передачи.
Ведение учёта – депозитарий ведет электронный учет (база данных‚ штрих‑коды‚ RFID‑метки)‚ предоставляет доступ к информации по запросу владельца документов.
Контроль и аудит – периодические проверки состояния документов (визуальный осмотр‚ микроклимат)‚ аудит соблюдения условий договора со стороны Федерального архивного агентства.
Возврат или передача на постоянное хранение – по истечении срока договора документы либо возвращаются владельцу‚ либо передаются на постоянное хранение в государственный архив (с оформлением соответствующих актов).

Преимущества депозитарного хранения

Экономия средств на создание и содержание собственного архивохранилища (особенно актуально для небольших организаций).
Гарантия соблюдения нормативных требований по сохранности и доступности документов.
Доступ к профессиональным архивным услугам (описание‚ реставрация‚ цифровизация‚ выдача копий).
Возможность масштабировать объём хранимых документов в зависимости от текущих потребностей.
Снижение рисков утраты информации благодаря профессиональной системе резервного копирования.

Ограничения и риски

Необходимость тщательного выбора надёжного депозитария; некачественное хранение может привести к повреждению документов.
Зависимость от условий договора – изменение тарифов или расторжение соглашения может потребовать срочного перемещения документов.
Ограниченный прямой доступ к оригиналам (требуется предварительная заявка и‚ иногда‚ присутствие представителя депозитария).
Необходимость ведения дополнительной документации (акты‚ описи‚ отчёты) для подтверждения соблюдения условий хранения.

Практические примеры

Федеральный орган исполнительной власти – Министерство обороны РФ размещает часть оперативных документов в депозитарии РГАЭ‚ оплачивая 150 руб/год за единицу хранения.
Академия наук – Институт истории материальной культуры использует депозитарное хранение для фондов археологических находок‚ получая услуги по цифровизации и предоставлению удалённого доступа.
Муниципальное образование – Администрация города Казани переводит на депозитарное хранение дела по градостроительному планированию‚ освобождая помещения в городском архиве для текущей работы.
Коммерческая организация – Банк «Тинькофф» хранит в депозитарии документы по кредитным договорам клиентов‚ обеспечивая их конфиденциальность и готовность к предоставлению по запросу регуляторов.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ: нормативная база, субъекты, условия и порядок организации