Деятельность архивных учреждений Российской Федерации в части выполнения работ и оказания услуг (как платных, так и бесплатных) строго регламентируется законодательством; Основным документом, определяющим порядок, условия и нормы такой деятельности, является Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами», а также Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утв. Приказом Минкульта РФ от № 55) и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Приказом Минкульта РФ от № 2364).

Ниже представлен подробный обзор структуры, ключевых положений и процедур, закрепленных в нормативных актах, регулирующих данную сферу.

Общие положения и правовая основа

Положение о порядке выполнения работ и оказания услуг архивами базируется на следующих актах законодательства:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 22, 23) — определяет права архивов на оказание платных услуг и выполнение работ.
• Гражданский кодекс РФ — регулирует договорные отношения (договор возмездного оказания услуг, договор подряда).
• Постановление Правительства РФ от № 1416, критерии отнесения услуг к платным.
• Приказ Росархива от № 111, устанавливает типовые нормы времени и выработки, необходимые для расчета стоимости и планирования нагрузки.
• Приказ Минкульта РФ от № 2364 — Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (раздел об использовании).

Сфера действия: Положение применяется к государственным архивам (федеральным, региональным), муниципальным архивам, а также к архивам организаций, выполняющим функции по хранению и использованию документов Архивного фонда РФ (в части взаимодействия с государственными архивами и ЦЭК/ЭК).

Классификация работ и услуг архивов

Согласно Приказу Росархива № 111 и Основным правилам работы госархивов, весь перечень работ и услуг делится на основные категории:

Услуги по предоставлению архивных документов на использование

• Выдача документов в читальный зал (внутреннее использование).
• Выдача копий документов (ксерокопии, сканы, фотоснимки).
• Направление копий документов по почте / электронной почте (дистанционное обслуживание).
• Предоставление справок архивного характера (справки о зарплате, стаже, о наличии/отсутствии документов и т.д.).

Научно-справочные и поисковые работы

• Проведение научных поисков по тематическим запросам (генералогические, исторические, производственные).
• Составление тематических обзоров, путеводителей, реестров по фондам.
• Консультирование пользователей по составу фондов и поисковым приборам.

Услуги по оцифровке и воспроизведению документов

• Сканирование документов различного формата (А0–А4, книги, фото, пленка) с заданным разрешением (dpi).
• Цифровая фотография документов.
• Микрофильмирование (по запросу).
• Распознавание текста (OCR) и создание текстовых слоев.

Услуги по подготовке документов к использованию / хранению

• Реставрация и консервация документов (разглаживание, скрепление, закрепление на подложку).
• Опись и систематизация фондов (для организаций-передавателей).
• Подготовка документов к передаче в государственный архив (экспертиза стоимости, формирование дел).

Информационно-технические услуги

• Предоставление доступа к электронным каталогам и базам данных (в читальном зале или через портал «Архивы России»);
• Конвертация форматов файлов, запись на носители (флеш-накопители, диски).

Порядок оформления и исполнения заказа (Процедура)

Процесс взаимодействия архива с потребителем (гражданином, организацией, госорганом) включает обязательные этапы:

1. Обращение потребителя: Письменное (почта, портал Госуслуг, электронная почта архива, личный кабинет на сайте архива) или устное (лично в читальном зале).
2. Регистрация запроса: Учет в журнале учета запросов / АИС архива. Присвоение регистрационного номера и даты.
3. Анализ возможности исполнения: Проверка наличия документов в фондах, состояния сохранности (можно ли выдавать/сканировать), сроков доступа (законные ограничения — перс. данные, гостаjna, ком. тайна).
• Для юридических лиц и ИП — обязательный договор возмездного оказания услуг (или приложение к рамковому договору).
• Для физических лиц — часто достаточно акта сдачи-приемки оказанных услуг и квитанции об оплате (согласно п. 4.1.2 Правил использования документов).
4. Оплата: Предварительная (100% или аванс) или постоплата (по договору). Расчет стоимости производится на основе типовых норм времени (Приказ № 111) и ставки за 1 нормо-час, устанавливаемой архивом самостоятельно (с учетом предельно допустимых цен, если применимо).
5. Исполнение работ: Поиск, подготовка, сканирование, реставрация, составление справки.
6. Сдача-приемка результата: Подписание Акта сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг (КС-2, КС-3 или собственная форма архива) передачей копий/справок/носителей.
7. Архивирование материалов дела заказа: Хранение копий запроса, договора, акта, расчетов в архиве по срокам, установленным Графиком учета документов архива.

Типовые нормы времени и выработки (Приказ Росархива № 111)

Документ Приказ Росархива от № 111 ввел обязательные к применению нормы для планирования труда и расчета себестоимости/цены. Нормы устанавливаются в нормо-часах на единицу измерения работы.

Примеры норм (ориентировочные, точные значения см. в Приложении к Приказу № 111):

Важно: Архив имеет право устанавливать свои ставки стоимости 1 нормо-часа (в пределах законодательства), умножая нормы времени на ставку. Для бюджетных учреждений цены согласовываются с учредителем.

Особенности оказания услуг в электронном виде (Дистанционное обслуживание)

Современные правила (Приказ Минкульта № 2364, Административные регламенты госуслуг) делают акцент на электронном взаимодействии:

• Подача заявки через ЕПГУ / РПГУ / портал «Архивы России» / сайт архива.
• Идентификация заявителя: Через ЕСИА (Госуслуги), для получения справок с правовым значением; упрощенная — для справочных запросов.
• Оплата через платежный шлюз (банковская карта, СБП, квитанция Сбербанка/Почты России).
• Получение результата:
  • В личном кабинете на портале (электронные копии, подписанные ЭЦП архива).
  • На электронной почте (зашифрованный архив).
  • По почте (распечатанные копии, справки на бланках).
• Сроки: Административные регламенты устанавливают максимальные сроки (обычно 10–30 рабочих дней в зависимости от сложности), нормативы Приказа № 111 используются для внутреннего планирования соблюдения этих сроков.

Порядок взаимодействия с организациями-передавателями (ЦЭК/ЭК)

Отдельный аспект, работа архива с экспертными комиссиями (ЦЭК — Центральная экспертная комиссия, ЭК — экспертная комиссия) организаций, формирующих Архивный фонд РФ.

• Организации-источники комплектования согласовывают положение о ЦЭК/ЭК с ЭПК (экпертиза перспективного хранения) архивного учреждения или госархивом.
• Архив оказывает услуги по методической помощи: консультирует по срокам хранения, формированию дел, экспертизе стоимости.
• Выполняет работы по приему документов на хранение: проверка описей, состояния сохранности, оформление актов приема-передачи.
• Проводит экспертизу документов с истекшими сроками хранения (по запросу организации или по своему плану) для решения об уничтожении или продлении хранения.

Ответственность и контроль качества

Положение о порядке работ предусматривает меры ответственности архива:

• Качество копий: Соответствие разрешения, цветопередаче, полноте оригинала (нет обрезанных краев, перекосов). При несоответствии — бесплатное пересканирование.
• Сроки: Штрафные санкции (пени) за просрочку исполнения договора (если предусмотрено договором).
• Сохранность документов: Полная материальная ответственность архива за порчу/утерю оригиналов, переданных на сканирование/реставрацию.
• Конфиденциальность: Неразглашение сведений, содержащихся в документах с ограниченным доступом (ст. 10 ФЗ-125, 152-ФЗ «О персональных данных»).
• Профессиональная этика: Запрет на использование информации из документов в личных целях, беспристрастность при составлении справок.

Финансовое обеспечение и ценообразование

Доходы от платных услуг направляются на:

1. Покрытие затрат на выполнение работ (материалы, электроэнергия, амортизация оборудования).
2. Фонд оплаты труда специалистов, выполняющих работы (сверхурочные, премиальная часть).
3. Закупку расходников (бумага, тонеры, флеш-накопители, реставрационные материалы).
4. Развитие материально-технической базы (приобретение сканеров, серверов, ПО).

Цены утверждаются приказом директора архива на основании расчета себестоимости с применением норм Приказа № 111 и рыночного анализа. Для госархивов цены на социально значимые услуги (справки о стаже, зарплате для пенсии) могут регулироваться учредителем (Минкультуры, департаментами культуры регионов).

Специфика Республики Беларусь (для контекста)

Стоит отметить, что в Республике Беларусь действует собственная нормативная база. Постановление Совета Министров РБ от № 545 «О государственных архивных учреждениях» утвердило Положение о порядке функционирования информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда. Владельцем и координатором является Департамент по архивам и делопроизводству Минюста РБ. Принципы платных услуг, нормирования труда и электронного взаимодействия схожи, но регламентируются национальным законодательством (Закон РБ «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Грамотное построение работы по оказанию услуг на основе Положения (внутреннего документа архива, разработанного по типовым нормам) требует:

• Утвердить локальный нормативный акт — «Положение о порядке выполнения работ и оказания услуг [Название архива]».
• Согласовать прайс-лист на основе Приказа Росархива № 111 и расчета себестоимости.
• Настроить АИС / Электронный журнал заказов для учета этапов: регистрация → расчет → оплата → исполнение → сдача.
• Разработать формы документов: Договор (рамковый/одноразовый), Акт сдачи-приемки (КС-2/КС-3 или свой), Заявка на услугу, Квитанция/Счет на оплату.
• Обеспечить доступность: Разместить информацию о порядке, сроках, ценах, реквизитах на сайте, в читальном зале, на портале Госуслуг.
• Провести инструктаж персонала по работе с запросами, технике безопасности документов, правилам общения с пользователями (этика).
• Организовать контроль качества: Выборочная проверка готовых копий/справок перед выдачей.

Соблюдение установленного порядка гарантирует законность доходов архива, прозрачность тарифов, защиту прав потребителей и, что главное, сохранность уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, переданных во временное использование для оказания услуг.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ: ФЗ-125, Приказы Минкульта РФ № 2364, № 55, Приказ Росархива № 111, ГК РФ, Постановление Правительства РФ № 1416. Данные актуальны на .