Государственные архивы РФ осуществляют комплексную деятельность по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных материалов. Нормативная база их работы закреплена в ряде приказов, правил и методических рекомендаций, которые определяют порядок и требования к каждому этапу архивного процесса.
Нормативные документы, регулирующие деятельность государственных архивов
- Приказ Министерства культуры РФ – устанавливает требования к передаче документов постоянного хранения и документов по личному составу ликвидированных организаций в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии.
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. Приказом Росархива от 02 марта 2002 г.) – основной нормативный акт, раскрывающий современную правовую базу деятельности архивов.
- Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (Федеральное архивное агентство) – детализируют применение положений Правил на практике.
- Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (редакция от ) – содержат общие положения, организацию и фондирование документов, обеспечение сохранности и учёт.
- Основные правила работы архивов организаций (ред. от ) – регламентируют временное хранение документов, отнесённых к государственной собственности, в архивах организаций.
- Основные правила работы ведомственных архивов (ред. от ) – определяют порядок создания ведомственных архивов для временного хранения документов ГАФ СССР.
Все перечисленные документы взаимосвязаны и образуют единую нормативную основу, которая учитывает различные формы собственности на архивные документы, разнообразие профилей архивов (государственные, муниципальные, ведомственные, организационные) и специфику хранения аудиовизуальной, научно‑технической, картографической и иной документации.
Основные функции государственных архивов
Согласно нормативным актам, государственные архивы выполняют следующие ключевые функции:
- Приём и комплектование документов – получение документов от фондообразователей (органов государственной власти, местного самоуправления, организаций) и их упорядочивание в соответствии с установленными хронологическими и тематическими границами.
- Хранение и обеспечение сохранности – создание условий, препятствующих разрушению документов (контроль температуры, влажности, освещения, защита от пожара и насекомых), а также проведение реставрационных и консервационных работ.
- Учёт и описание документов – ведение описей, карточек, электронных баз данных, формирование фондовых и деловых описей, присвоение индексов и шифров.
- Использование и предоставление доступа – организация работы читальных залов, предоставление справок, выписок, копий, проведение экспертиз и научных исследований, обеспечение публичного доступа в рамках законодательства о доступе к информации.
- Рассекречивание и деклассификация – проведение работ по рассекречиванию документов, поступивших на постоянное хранение, в соответствии с установленными процедурами.
- Методическая и научно‑исследовательская деятельность – разработка рекомендаций, проведение семинаров, публикация научных трудов, участие в международных архивных проектах.
Этапы работы с документами в государственном архиве
Приём документов
Документы поступают в архив в виде фондов, коллекций или отдельных дел. Приём оформляется актом приёма‑передачи, в котором фиксируются:
- наименование фондообразователя;
- количество и наименование дел;
- хронологические границы (дата создания и ликвидации организации);
- состояние документов (упорядоченное, требует обработки).
Комплектование и упорядочивание
На этом этапе документы сортируются по:
- фондообразователю;
- тематическому принципу (например, по отраслям управления);
- хронологическому принципу (годы, месяцы).
Результатом является формирование фондов и дел с присвоением индексов хранения.
Учёт и описание
Ведутся следующие учётные документы:
- Опись фонда – перечень всех дел фонда с краткими аннотациями;
- Опись дела – подробное содержание каждого дела (дата, номер, тема, количество листов);
- Карточки учёта – используются для автоматизированного поиска в электронных базах данных.
Все описания выполняются в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ Р 7.0.12‑2011, ГОСТ Р 7.0.5‑2008 и др.).
Хранение и обеспечение сохранности
Для постоянного хранения создаются специализированные хранилища с параметрами:
- температура 18 ± 2 °C;
- относительная влажность 45 ± 5 %;
- освещённость не более 50 люкс (для светочувствительных материалов – полное затемнение);
- система пожаротушения и охранно‑пожарная сигнализация.
Проводится регулярный мониторинг микроклимата, а также профилактическая консервация (очистка, дезинфекция, ремонт переплётов).
Использование и предоставление доступа
Пользователи могут получить доступ к документам через:
- читальный зал (рабочее место с микросхемой, сканером, компьютером);
- выдачу справок и выписок (по запросу, с соблюдением режима конфиденциальности);
- электронные копии и цифровые ресурсы (порталы архивов, электронные библиотеки);
- организацию выставок, публикаций и научных конференций.
Доступ регулируется Федеральным законом «О доступе к информации, находящейся в распоряжении государственных органов» и внутренними положениями о конфиденциальности.
Рассекречивание и деклассификация
Документы, имеющие гриф «Секретно» или «Совершенно секретно», проходят процедуру рассекречивания:
- экспертиза содержания на предмет наличия сведений, подлежащих защите;
- принятие решения о снятии грифа или частичном открытии;
- оформление акта о рассекречивании и внесение изменений в учётные документы.
Методическая и научная работа
Архивы осуществляют:
- разработку методических рекомендаций по работе с конкретными видами документов (аудиовизуальные, научно‑технические, картографические);
- подготовку учебных пособий и проведение семинаров для сотрудников архивов и пользователей;
- участие в исследовательских проектах, публикацию статей и монографий.
Особенности работы с различными типами документации
Аудиовизуальные документы (кино‑, фото‑, фоно‑ и видеоматериалы)
Требуют специальных условий хранения (низкая температура, контролируемая влажность, защита от магнитных полей). Описание включает технические параметры (формат, длительность, цветовоспроизведение). Доступ обеспечивается через просмотровые кабинеты с соответствующим оборудованием.
Научно‑техническая документация
Чертежи, схемы, технические отчёты хранятся в вертикальных стойках или в специальных контейнерах. При учёте указываются номер проекта, дата утверждения, исполнитель. Для обеспечения долгосрочной доступности часто выполняетсяцифровое сканирование и создание метаданных.
Картографические материалы
Карты, планы, атласы размещаются в плоских ящиках с системой разделения листов. Описание включает масштаб, систему координат, дату съёмки. При работе с картами применяются геоинформационные системы (ГИС) для создания электронных копий.
Документы по личному составу ликвидированных организаций
Передаются в архив в упорядоченном состоянии (согласно приказу Минкультуры РФ). Обязательно наличие описи с указанием ФИО, должностей, периодов работы. Доступ к таким документам может быть ограничен в целях защиты персональных данных.
Ответственность и контроль за соблюдением норм
Соблюдение нормативных требований обеспечивается:
- внутренним аудитом и инспекциями Федерального архивного агентства;
- периодической аттестацией сотрудников архивов;
- ведением журнала учёта выполнения предписаний и рекомендаций;
- публикацией годовых отчётов о деятельности архива.
Нарушение норм может повлечь административную ответственность (штрафы, приостановление деятельности) согласно Кодексу об административных правонарушениях РФ.
Нормы работ, выполняемые государственными архивами Российской Федерации, представляют собой комплексный нормативно‑правовой механизм, направленный на обеспечение надёжного хранения, учёта и использования документального наследия страны. Соблюдение этих норм гарантирует сохранность исторической памяти, доступность информации для научных исследований, административной практики и общества в целом. Постоянное обновление нормативной базы, внедрение современных технологий цифровизации и развитие методической поддержки позволяют государственным архивам эффективно отвечать вызовам времени.