Деятельность государственных архивов в Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством и подзаконными актами. Главным нормативно-методическим документом‚ определяющим порядок организации работы с архивными документами‚ являются Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организациях (утверждены Приказом Росархива от № 24). Данная статья подробно разбирает ключевые аспекты этих Правил‚ их правовую основу и основные требования к архивным процессам.

Правовая основа и нормативная база

Работа государственных архивов строится на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ устанавливающий принципы‚ полномочия и ответственность.
• Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от № 24 — утвердивший действующие Единые Правила (далее — Правила 2020 г.);
• Государственные стандарты (ГОСТ Р) в области архивного дела (например‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018‚ ГОСТ Р 7.0.99-2018 и др.).
• Типовые инструкции по делопроизводству и перечни типовых архивных документов с указанием сроков хранения.

Важно: Правила 2020 года пришли на смену более старым документам (в частности‚ «Основным правилам работы государственных архивов РСФСР/РФ» прошлых лет)‚ сохранив при этом традиции и преемственность отечественной архивной школы‚ но интегрировав современные подходы к применению информационных технологий.

Ключевые принципы архивной работы

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам‚ деятельность архивов основана на следующих принципах:

1. Законность, строгое соблюдение Конституции РФ‚ федеральных законов и иных нормативных правовых актов.
2. Единство Архивного фонда РФ, все документы Архивного фонда составляют единую систему независимо от ведомственной подчиненности архива.
3. Обеспечение сохранности — приоритетность задач сохранения документов для нужд государства и общества.
4. Доступность, предоставление доступа к документам в порядке‚ установленном законом (с учетом ограничений доступа к сведениям‚ составляющим государственную тайну и иную охраняемую законом тайну).
5. Научность и системность — применение научных методов фондирования‚ описания и учета.

Организация хранения: требования к помещениям и условиям

Правила уделяют особое внимание материально-технической базе. Состав‚ расположение и оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать:

• Сохранность документов на всех этапах работы с ними (приемка‚ обработка‚ хранение‚ выдача).
• Соблюдение технологий архивных работ — логистика перемещения дел исключает их повреждение и потерю.
• Оптимальное взаимодействие подразделений — функциональное зонирование (приемо-сдаточные‚ фондовые‚ читальные‚ реставрационные‚ оцифровки).
• Микроклиматические параметры (температура‚ влажность‚ освещение‚ защита от загрязнений‚ биологических поражающих и ЧС) в соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003.

Комплектование архивов и формирование фондов

Приемка документов

Комплектование Архивного фонда РФ осуществляется за счет документов‚ переданных в установленном законом порядке из государственных органов‚ организаций‚ а также от физических лиц. Архив осуществляет методическое руководство делопроизводством образующих организаций:

• Проверка инструкций по делопроизводству и номенклатур дел на соответствие ГОСТам и типовым инструкциям.
• Контроль за формированием дел в организациях-образователях.

Формирование дел (основные требования п. 3.5.3 Правил)

При формировании дел в организации-образователе (под руководством архива) необходимо соблюдать:

• Разделение по срокам хранения: документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела. Смешивание в одном деле документов с разными сроками хранения недопустимо.
• Хронологический или систематический порядок расположения документов внутри дела.
• Оформление дела в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (обложка‚ переплет‚ нумерация листов).

Фондирование

Фондирование — процесс включения документов в состав архивного фонда. Правила 2020 г. устанавливают‚ что выполнение новых требований не влечет за собой необходимости переделки сделанного ранее государственными архивами и проведения повторных работ в области:

• фондирования;
• учета;
• экспертизы ценности;
• описания архивных документов и фондов.

Это обеспечивает преемственность и защиту уже выполненной архивной работы.

Учет архивных документов и фондов

Учет является обязательным элементом архивной работы и ведется на нескольких уровнях:

Современные Правила ориентируют на ведение учета в автоматизированных информационных системах (АИС)‚ обеспечивающих формирование электронных описей и интеграцию с ФГИС Архивный фонд РФ.

Экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения

Ключевой этап, экспертиза ценности документов‚ проводимая экспертными комиссиями архивов и образующих организаций. Цель — определение:

• Исторической‚ научной‚ культурной‚ правовой ценности документа.
• Срока хранения: постоянный (передача в государственный архив) или временный (10‚ 30‚ 50‚ 75 лет и др. — хранение в архиве организации или передача в госархив на временное хранение).

Основой для определения сроков служат перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения‚ утверждаемые Росархивом по согласованию с заинтересованными ведомствами.

Описание архивных документов и создание поисковых приборов

Описание, процесс установления и фиксации сведений о составе и содержании архивных фондов и дел для обеспечения поиска информации. Правила регламентируют создание:

1. Описей фондов (обобщенные сведения о фонде).
2. Описей дел (перечни дел с реквизитами: шифр дела‚ заглавие‚ даты начала и конца‚ количество листов‚ примечания).
3. Внутренних описей (перечней документов внутри дела) — для дел высокой ценности или сложной структуры.
4. Тематических указателей‚ каталогов‚ реестров — вспомогательных поисковых приборов.

Требования к описанию унифицированы ГОСТ Р 7.0.100-2018. Описание ведется на русском языке (допускается дублирование на языках народов РФ);

Использование документов: доступ и предоставление

Использование — конечная цель архивной работы. Правила детально регламентируют порядок предоставления документов:

Режимы доступа

• Открытый доступ: документы‚ срок ограничения доступа к которым истек (обычно 30 лет для общих документов‚ 75 лет — для документов о частной жизни граждан‚ иные сроки по ФЗ-125 ст. 16).
• Ограниченный доступ: документы‚ содержащие гостайну‚ личные данные‚ коммерческую тайну и иную охраняемую законом тайну. Выдача только по мотивированным запросам уполномоченных лиц или по решению суда/прокурора.

Формы предоставления

1. В читальном зале архива (оригиналы или копии).
2. Удаленно (электронно) — через сайт архива‚ ФГИС Архивный фонд РФ‚ портал «Госуслуги» (ЕАИСУ). Активно развивается в рамках цифровизации.
3. Направление копий по почте/ЭДО по запросам граждан и организаций.

Обеспечение сохранности при использовании

• Выдача документов в плохом состоянии сохранности ограничена; пользователю предоставляются копии (цифровые‚ ксерокопии).
• Запрещается выдача единственных экземпляров документов‚ подлежащих реставрации.
• В читальных залах обеспечивается видеонаблюдение‚ контроль со стороны дежурного архивариуса.

Применение информационных технологий и цифровизация

Правила 2020 г. отражают современный вектор развития: цифровая трансформация архивного дела.

• Создание электронных копий документов (оцифровка) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.99-2018 для обеспечения доступа и сохранения оригиналов.
• Ведение электронных описей и поисковых приборов.
• Интеграция с ФГИС Архивный фонд РФ для обеспечения единого информационного пространства.
• Использование электронного документооборота (ЭДО) при взаимодействии с пользователями и образующими организациями.

Реставрация и консервация

Отдельный раздел Правил посвящен реставрационным работам. Архив должен иметь (или привлекать на аутсорсинге) реставрационные мастерские/лаборатории. Основные направления:

• Профилактика (консервация): сушка‚ дезинфекция‚ удаление загрязнений‚ укрепление бумаги.
• Лечебная реставрация: восстановление утраченных фрагментов‚ раздвоение склеившихся листов‚ переплет.
• Создание дубликатов (микрофильм‚ цифровые копии) для документов в критическом состоянии.

Контроль за соблюдением Правил и ответственность

За соблюдением Правил осуществляют контроль:

• Руководители архивов (внутренний контроль).
• Федеральный архивный агентство (Росархив) — ведомственный контроль (проверки‚ анализ отчетности).
• Прокуратура РФ, надзор за исполнением законов.

Нарушение требований Правил‚ приведшее к порче‚ утере или несанкционированному разглашению информации‚ влечет за собой дисциплинарную‚ административную (КоАП РФ ст. 13.20 и др.) или уголовную ответственность (УК РФ ст. 283 — незаконное получение сведений‚ составляющих тайну; ст. 226 — похищение документов).

Особенности перехода на новые Правила (транзитные положения)

Как отмечалось выше‚ Приказ № 24 содержит важную гарантию преемственности: требование не переделывать выполненную ранее работу. Это означает:

• Описи‚ составленные по старым правилам (например‚ по «Основным правилам работы госархивов РСФСР 1989 г.» или Приказу Росархива от 2015 г.)‚ остаются действительными.
• Новые дела оформляются уже по актуальным ГОСТам и Правилам 2020 г.
• При необходимости корректировки старых поисковых приборов (для публикации в ФГИС) допускается их конвертация/обновление без полного переописания фонда.

Основные правила работы государственных архивов РФ (в текущей редакции Приказа Росархива № 24) представляют собой комплексный регламент‚ охватывающий весь жизненный цикл архивного документа: от момента его образования в организации-образователе до вечного хранения и предоставления пользователям; Они синтезируют многолетний опыт отечественного архивного дела и современные IT-стандарты.

Ключевыми ориентирами остаются: сохранность Архивного фонда как национального достояния‚ правомерность доступа к информации и переход на цифровые платформы для максимального удовлетворения запросов общества и государства. Знание этих Правил обязательно для архивариусов‚ делопроизводителей образующих организаций‚ юристов и всех‚ кто взаимодействует с архивной системой России.

Статья подготовлена на основании Федерального закона от № 125-ФЗ‚ Приказа Росархива от № 24‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018‚ ГОСТ Р 7.0.99-2018 и иных нормативных материалов. Актуально на .