Деятельность отдела по делам архивов (далее, Отдел, Управление или Комитет в зависимости от уровня и субъекта РФ) представляет собой сложную систему организационных, методических, контрольных и исполнительских мероприятий, направленных на сохранение документированного наследия государства, регионов и муниципалитетов. В условиях цифровой трансформации и ужесточения требований к управлению информацией роль этих структур неуклонно растет.

Правовая и нормативная основа деятельности

Основой для работы любого архивного органа является иерархия нормативных правовых актов. Ключевыми документами, регламентирующими сферу, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы, задачи и полномочия.
• Указ Президента РФ от № 293 — закрепил за Федеральным архивным агентством (Росархив) функции по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию, контролю, оказанию госуслуг и управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела и делопроизводства.
• Постановления Правительства РФ, приказы Росархива, методические рекомендации (правила комплектования, экспертизы, хранения, учета).
• Региональные и муниципальные нормативные акты (уставы, положения об отделах/управлениях), адаптирующие федеральное законодательство под местные особенности (например, в Костромской, Ярославской, Тюменской, Челябинской областях, городе Чита, Нижнем Тагиле и др.).

Государство выступает гарантом прав в сфере архивного дела, обеспечивая его развитие на основе проведения соответствующей научно-технической, финансовой, налоговой и кредитной политики.

Организационная структура и подведомственность

Архивная служба в РФ имеет трехуровневую структуру:

1. Федеральный уровень: Росархив, федеральные архивы (ГАРФ, РГАЭ, РГВИА и др.).
2. Региональный уровень: Управления (Комитеты) по делам архивов субъектов РФ (республик, краев, областей). Они являются структурными подразделениями органов исполнительной власти субъектов.
3. Муниципальный уровень: Отделы (управления) по делам архивов городских округов, муниципальных районов (например, Отдел администрации города Чита, Управление города Нижний Тагил).

Типичная структура отдела включает:

• Начальника отдела (руководителя).
• Главных специалистов / ведущих специалистов по направлениям: комплектование и учет, хранение и консервация, использование и информатизация, делопроизводство и экспертиза.
• При необходимости — архивохранилища как отдельных структурных подразделений.

Ключевые функции и задачи

Деятельность отдела по делам архивов охватывает весь жизненный цикл документа: от момента его возникновения в делопроизводстве до передачи на государственное хранение и предоставления пользователю.

Организационно-методическое руководство и контроль

Это базовая функция, реализуемая в отношении ведомственных архивов учреждений-источников формирования документов:

• Контроль за организацией делопроизводства в органах власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях.
• Методическая помощь в формировании дел, составлении номенклатур, сроках хранения.
• Содействие организациям других форм собственности в реализации отдельных государственных полномочий по сохранению, комплектованию и использованию архивов.
• Планирование работы: разработка перспективных и текущих планов, сводных планов по отдельным направлениям архивной деятельности.

Экспертиза документов и управление сроками хранения

Одна из самых ответственных функций, проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов (экспертиза актами экспертизы). Она решает судьбу документа:

• Отбор документов на постоянное или длительное хранение.
• Выявление документов, подлежащих уничтожению по истечении сроков хранения.
• Обеспечение законности процедур уничтожения.

Прием, комплектование, учет и хранение архивных фондов

Отдел осуществляет функции муниципального (или ведомственного) архива:

• Прием документов на государственное хранение с контролем их состояния, распределение по архивохранилищам.
• Комплектование (формирование) архивного фонда в соответствии с Положением об архиве и номенклатурами.
• Учет: ведение топографических указателей, учетных документов (фондовые описи, инвентаризационные книги, карточки учета).
• Обеспечение сохранности: контроль микроклимата, противопожарной безопасности, санитарного состояния хранилищ, организация работы по учету и розыску необнаруженных дел.
• Создание научно-справочного аппарата (описания фондов, путеводители, тематические указатели).

Исполнительные, контрольные и разрешительные функции

На региональном и муниципальном уровнях отделы обладают полномочиями по:

• Выдаче разрешений на уничтожение документов.
• Проведению проверок (плановых и внеплановых) состояния архивного дела в организациях.
• Применению мер административного воздействия за нарушения законодательства об архивном деле (штрафы, предписания).
• Лицензированию отдельных видов деятельности в сфере архивного дела (при наличии полномочий).

Обеспечение доступа и использование архивных документов

Цель хранения — использование. Отдел обеспечивает:

• Осуществление прав граждан и организаций на доступ к архивным документам (в т.ч. содержащим сведения, составляющие тайну, персональные данные).
• Выдачу архивных справок, выписок, заверенных копий.
• Организацию работы читальных залов, удаленного доступа через информационные системы и порталы (ЕАИС, региональные порталы).
• Издательскую и выставочную деятельность, просвещение.

Аналитическое и стратегическое направление

Современный отдел по делам архивов не ограничивается текущей рутиной. Важным элементом работы является:

• Анализ состояния архивного дела по профильным направлениям, выявление системных проблем.
• Разработку предложений по совершенствованию нормативной базы и организации работы.
• Определение концепции и стратегии развития архивного дела с учетом региональных/муниципальных особенностей.
• Внедрение информационных систем, банков данных, реестров, электронного документооборота (ЭДО) и систем электронного архивирования.

Кадровое и материально-техническое обеспечение

Эффективность работы напрямую зависит от квалификации кадров. В штатах отделов, как правило, представлены специалисты разного уровня (главные, ведущие специалисты), обладающие компетенциями в области архивоведения, делопроизводства, права, информационных технологий. Материальная база включает специализированные архивохранилища, оборудование для реставрации, оцифровки, серверное оборудование для электронных архивов.

Современные вызовы и векторы развития (на 2026 год)

На текущий момент (ноябрь 2026 г.) ключевыми трендами, определяющими деятельность отделов, являются:

• Цифровая трансформация: переход на электронное делопроизводство, формирование «рожденных цифровых» архивов, внедрение технологий долгосрочного хранения электронных документов (ДХЭД).
• Интеграция в ЕАИС (Единую архивную информационную систему): обеспечение межведомственного электронного взаимодействия, предоставление госуслуг в электронном виде.
• Защита персональных данных и информационной безопасности: баланс между открытостью архивов и требованиями 152-ФЗ, защита критически важной информационной инфраструктуры (КИИ).
• Нормирование сроков хранения: актуализация типовых номенклатур и генеральных схем сроков хранения в связи с изменением законодательства (налоговое, трудовое, земельное).
• Образовательная деятельность: повышение квалификации архивистов и делопроизводителей организаций-источников через семинары, вебинары, платформы для бизнес-коммуникаций (как опыт Челябинской области с платформой МТС).

Деятельность отдела по делам архивов, это не просто «хранение бумаг». Это комплексная управленческая функция, обеспечивающая правовую защищенность государства, общества и личности через сохранение достоверной документированной информации. От качества работы отдела зависит способность органов власти принимать обоснованные решения, защищать права граждан на пенсии, жилье, образование, а также сохранять историческую память регионов. В эпоху цифровизации отдел трансформируется в центр компетенций по управлению информационными активами на протяжении всего их жизненного цикла.