Директор областного архива – ключевая фигура в системе государственных архивных учреждений. Он отвечает за организацию хранения, учёта и использования документального наследия региона, обеспечивает взаимодействие с органами исполнительной власти, научными и образовательными организациями, а также контролирует соблюдение нормативных требований в сфере архивного дела.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет полномочия РФ в области архивного дела, принципы государственной политики и порядок создания архивов.
• Постановления и приказы Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь – регулируют деятельность архивов на территории областей и города Минска.
• Приказ Росархива от № 65 – уточняет, что должностные инструкции руководителей федеральных государственных архивов не разрабатываются отдельно; их функции определяются положением об архиве и распределением обязанностей между директором и его заместителями.
• Административные регламенты предоставления государственных услуг в сфере архивного дела (например, регламенты Ленинградской области) – описывают порядок оказания услуг гражданам и организациям.

Квалификационные требования к директору архива

Согласно Единому квалификационному справочнику должностей (раздел «Квалификация сотрудников архивов и работников архивного дела») директор архива, центра хранения документации должен:

1. Организовывать в установленном порядке аттестацию работников, производить назначение и расстановку кадров.
2. Руководить работой по совершенствованию структуры архива, внедрять современные методы хранения и обработки документов.
3. Разрабатывать регламенты, методические рекомендации по вопросам архивного дела и обеспечивать их соблюдение структурными подразделениями.
4. Нести контрольную функцию за надлежащим выполнением архивных процессов, включая сохранность фондов, их описание и предоставление пользователям.
5. Обеспечивать взаимодействие с органами государственной власти, научными учреждениями и общественностью в целях популяризации архивного наследия.

Основные должностные обязанности директора областного архива

Директор архива выполняет широкий спектр функций, которые можно сгруппировать в следующие блоки:

Управление персоналом

• Планирование численности и квалификационного состава сотрудников.
• Проведение аттестации, назначение на должности, расстановка кадров.
• Организация повышения квалификации и профессионального обучения работников.

Организация хранения и использования документов

• Обеспечение соблюдения условий хранения (температурно‑влажностный режим, защита от света, пожаров и т.д.).
• Ведение учёта архивных фондов, создание описей, каталогов и электронных баз данных.
• Организация доступа пользователей к документам (читальные залы, электронные сервисы, выдача копий).
• Разработка и внедрение систем электронного архивирования и цифровизации фондов.

Методическая и нормативная работа

• Разработка внутренних регламентов, инструкций и методических рекомендаций по архивному делу.
• Контроль за соблюдением законодательных и нормативных актов в области архивного дела.
• Участие в подготовке и реализации региональных программ по сохранению документального наследия.

Внешние связи и представительство

• Взаимодействие с Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции, главными управлениями юстиции областных исполнительных комитетов.
• Представление интересов архива на межведомственных совещаниях, конференциях и выставках.
• Работа с общественными организациями, научными институтами, образовательными учреждениями в целях популяризации архивных материалов.

Процедура назначения директора архива

Назначение директора осуществляется в соответствии с внутренним распоряжением организации. Типовой порядок включает следующие этапы:

1. Подготовка проекта приказа – определяется кандидатура, формулируются основания назначения (например, конкурс, перевод, назначение по результатам аттестации).
2. Согласование с вышестоящими органами – проект приказа направляется на согласование в департамент по архивам и делопроизводству или в соответствующее управление юстиции.
3. Утверждение и подписание – документ подписывается руководителем организации (директором, генеральным директором) и лицом, на которое возлагается ответственность за архив (часто сам директор или его заместитель).
4. Ознакомление сотрудника – newly appointed director получает копию приказа, подписывает её, подтверждая ознакомление и согласие с возложенными функциями.
5. Регистрация приказа – приказ вносится в личные дела сотрудника и в учетную документацию организации.

Образец приказа о назначении ответственного за архив (директора) включает следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Номер и дата приказа;
• Основание назначения (например, «в соответствии с решением аттестационной комиссии от …»);
• ФИО назначаемого сотрудника;
• Должность, на которую назначается (директор архива);
• Описание возложенных обязанностей (см. пункт «Основные должностные обязанности»);
• Подписи руководителя и назначаемого сотрудника.

Примеры типовых документов

Ниже приведены фрагменты типовых документов, часто используемых в практике областных архивов:

Должностная инструкция директора архива (фрагмент)

Организует в установленном порядке аттестацию работников, производит назначение, расстановку кадров.
Руководит работой по совершенствованию структуры архива, внедрению современных методов хранения и обработки документов.
Разрабатывает регламенты, методические рекомендации по вопросам архивного дела и обеспечивает их соблюдение структурными подразделениями.
Несет контрольную функцию за надлежащим выполнением архивных процессов, включая сохранность фондов, их описание и предоставление пользователям.

Приказ о назначении ответственного за архив (образец)

ПРИКАЗ
№ 45 от 
г. Минск

О назначении ответственного за архив

В соответствии с Положением об архиве областного управления юстиции и решением аттестационной комиссии от ,
НАЗНАЧАЮ:
Иванова Петра Сергеевича – директор областного архива.

Возложить на Иванова П.С. следующие обязанности:
- организация аттестации и расстановка кадров архива;
- руководство работой по совершенствованию структуры архива;
- разработка и внедрение регламентов и методических рекомендаций по архивному делу;
- контроль за сохранностью фондов и обеспечением доступа пользователей;
- взаимодействие с Департаментом по архивам и делопроизводству Минюста РБ и другими заинтересованными сторонами.

Настоящий приказ вступает в силу с дня подписания.

Руководитель организации: __________________ /И.И. Иванов/
Ответственный за архив: __________________ /П.С. Иванов/

Директор областного архива выступает не только как управленец, но и как методист, обеспечивающий сохранность и доступность документального наследия региона. Его деятельность регламентируется комплексом нормативных актов, квалификационными справочниками и внутренними положениями организации. Эффективное выполнение возложенных функций напрямую влияет на качество архивного обслуживания граждан, научных исследований и правопорядка в сфере документооборота.

Соблюдение установленных процедур назначения, четкое выполнение должностных инструкций и постоянное повышение квалификации сотрудников позволяют архиву эффективно выполнять свою миссию – быть надежным хранилищем памяти общества и источником информации для настоящего и будущего.