В условиях цифровизации государственных услуг обращение в архивные учреждения Республики Беларусь стало значительно удобнее. Настоящая статья подробно описывает порядок направления запросов в архивы (в т.ч. в Национальный архив Республики Беларусь) дистанционным способом — через электронную почту и единый портал обращений, основываясь на актуальной информации на .

Основные способы дистанционного обращения

На текущий момент гражданам и организациям доступно три основных канала для подачи запроса без личного визита:

1. Электронная почта архива — прямое обращение на официальный адрес конкретного архивного учреждения.
2. Единый портал электронных обращений — система учета и обработки обращений в сети Интернет по адресу: обращения.бел.
3. Почтовые отправления — традиционная письменная форма (письма с уведомлением о вручении).

Подача запроса через электронную почту (Email)

Требования к оформлению письма

Для того чтобы запрос был принят к производству и не возвращен за несоответствием форме, необходимо строго соблюдать следующие правила:

• Сканированное заявление: Обязательно приложите к письму отсканированную копию заявления, подписанного вами лично от руки (собственноручная подпись). Без подписи запрос не будет рассмотрен.
• Формат файлов: Рекомендуется использовать PDF или JPEG высокого качества, чтобы текст был читаем.
• Адресат: Уточните точный адрес электронной почты конкретного архива на его официальном сайте (например, для Национального архива РБ адрес указывается в разделе «Контакты» или «Запросы и услуги»). В справочной информации встречается маскированный адрес email160;protected, однако всегда проверяйте актуальный контакт на сайте niab.gov.by или сайте Минюста.
• Тема письма: Четко укажите суть: «Запрос на выдачу архивной справки», «Биографический запрос», «Тематический запрос» и т.д.

Структура заявления (что должно быть в тексте)

В тексте заявления (которое вы сканируете) обязательно должны содержаться:

1. ФИО заявителя (полностью).
2. Адрес проживания (для отправки ответа почтой, если требуется).
3. Контактный телефон и адрес электронной почты для связи.
4. Суть запроса (какую информацию ищете, по какому лицу, за какой период).
5. Цель запроса (например: оформление пенсии, восстановление прав, родословная, судебный спор).
6. Дата составления и личная подпись.

Подача через портал «Обращения.бел»

Это наиболее предпочтительный и надежный способ, так как он гарантирует регистрацию обращения, контроль сроков и получение официального ответа в личном кабинете.

Преимущества портала:

• Единая точка входа для Департамента по архивам и делопроизводству Минюста и всех государственных архивных учреждений.
• Автоматическое присвоение регистрационного номера.
• Возможность отслеживать статус рассмотрения в реальном времени.
• Получение ответа в электронном виде (подписанного ЭЦП) или уведомления о направлении бумажного ответа.

Адрес портала: https://обращения.бел

Виды запросов и выдаваемые документы

Государственные архивы Беларуси исполняют следующие категории запросов:

Примечание: Для биографических запросов на сайтах архивов часто доступны образцы заявлений (скачать можно в разделе «Запросы и услуги» -> «Биографический запрос»). Рекомендуется использовать именно их.

Сроки исполнения и стоимость

Сроки рассмотрения

• Общий срок исполнения письменного (электронного) обращения — до 15 дней с момента регистрации (согласно законодательству об обращениях граждан).
• Сложные архивные поиски (тематические, биографические по сложным делам) могут продлеваться до 1 месяца с уведомлением заявителя.
• Запросы рассматриваются по мере поступления, в порядке очереди.

Платность услуг

Большинство архивных услуг для граждан (биографические, социально-правовые) бесплатны в рамках гарантированных государством прав.

Платными могут быть:

• Изготовление копий документов в большом объеме (ксерокопия, сканирование).
• Тематические запросы юридических лиц и ИП для коммерческих целей.
• Срочное исполнение (если предусмотрено тарифами архива).

Точную информацию о тарифах уточняйте в разделе «Платные услуги» на сайте конкретного архива или по телефону справочной.

Особенности работы с Национальным архивом Республики Беларусь (НИА РБ)

Национальный архив (г. Минск, ул. К. Маркса, 10) является крупнейшим хранилищем документов страны. Ключевые моменты:

• База данных «Сгоревшие деревни»: На сайте НИА доступна уникальная база, содержащая сведения о белорусских деревнях, уничтоженных полностью или частично, с населением и без жителей (без срока давности). Это важный ресурс для исторических и генеалогических запросов.
• Читальный зал: При необходимости работы с оригиналами документов, не оцифрованными, можно записаться в читальный зал для работы с архивными документами, их цифровыми копиями и справочниками.
• Выставки и мероприятия: Архив ведет активную просветительскую работу (например, экспозиция «Вера. Служение. Подвиг» в БГКЦДВ).

Пошаговая инструкция: Как отправить запрос прямо сейчас

1. Определите архив: Узнайте, в каком архиве хранятся нужные документы (Национальный, Областной, ЗАГС-архив, Специализированный). Если не знаете — начните с Национального или портала «Обращения.бел».
2. Подготовьте заявление: Скачайте образец на сайте архива (раздел «Запросы и услуги») или составьте в свободной форме по структуре из п. 2.2.
3. Подпишите и отсканируйте: Распечатайте, поставьте личную подпись, отсканируйте (фото высокого качества допустимо, но скан лучше).
4. Соберите вложения: Копия паспорта (страницы с фото и пропиской), документы, подтверждающие родство (если запрашиваете данные о родственнике), доверенность (если действуете от чужого имени).
5. Отправьте:
   • Вариант А: На официальный email архива (с темой «Запрос: ФИО, вид запроса»).
   • Вариант Б: Через портал обращения.бел (зарегистрируйтесь/войдите -> Новое обращение -> Выберите адресата: «Департамент по архивам…» или конкретный архив -> Заполните форму -> Прикрепите файлы -> Отправить).
6. Сохраните номер регистрации: После отправки вам придет уведомление с номером (например, 123-456/2026). Сохраните его для отслеживания.
7. Получите ответ: Ответ придет на вашу почту (электронный документ с ЭЦП) или почтой России/Белпочты (бумажная справка) — в зависимости от выбранного способа получения.

Частые ошибки и советы

Контакты и полезные ссылки (на )

• Портал электронных обращений: обращения.бел
• Сайт Национального архива РБ: niab.gov.by (разделы: «Запросы и услуги», «Контакты», «Фонды»)
• Сайт Минюста РБ (Департамент по архивам): minjust.gov.by
• База «Сгоревшие деревни»: Доступна на сайте НИА РБ.

Подача запроса в архив Республики Беларусь по электронной почте или через портал «Обращения.бел» — это полностью легальный, бесплатный (в базовом варианте) и удобный способ получить архивные справки, копии документов и информацию для пенсии, суда или родословной. Главное правило — всегда подписывайте заявление собственноручно перед сканированием и максимально точно указывайте поисковые критерии (ФИО, даты, места). Использование единого портала обращения.бел дает дополнительные гарантии контроля сроков и сохранности вашего обращения.

Информация актуальна на . Перед отправкой рекомендуется проверить актуальные контакты и образцы заявлений на официальных сайтах архивов или Минюста РБ;