Договор на прием документов в архив – это юридический документ, фиксирующий отношения между организацией‑заказчиком (владелец документов) и архивным учреждением‑исполнителем, которое обязуется принять, упорядочить и обеспечить сохранность переданной документации на определённый срок.

Что представляет собой такой договор?

Договор регулирует:

• перечень передаваемых документов;
• условия их подготовки (переплет, прошивка, маркировка);
• права и обязанности сторон;
• стоимость услуг и порядок оплаты;
• сроки и порядок хранения, а также условия возврата или уничтожения документов.

В отличие от обычного договора оказания услуг, в данном случае важным элементом является акт приема‑передачи, который подтверждает факт передачи документов в архив.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок сдачи и хранения документов в архив:

1. Гражданский кодекс РФ (ст. 154 и др.) – определяет общие принципы договорных отношений.
2. Федеральный закон «Об архивных фондах» от № 5‑ФЗ.
3. Приказ Минкультуры России № 119 от «Об утверждении Положения о порядке сдачи документов в архив».
4. Сводные образцы договоров и актов, размещённые в КонсультантПлюс (2025‑2026 гг.) и на портале «Гарант».

Стороны договора

Стороны могут быть представлены как юридическими, так и физическими лицами:

Структура типового договора

Ниже перечислены обязательные разделы договора, которые рекомендуется включать в каждый документ.

Преамбула

В ней указываются полные наименования сторон, их юридический статус, реквизиты и ссылка на основание заключения договора (устав, доверенность).

Предмет договора

Чёткое описание того, какие именно документы передаются в архив и какие услуги оказываются (переплет, прошивка, составление сдаточной описи, хранение).

Обязанности сторон

• Заказчик: подготовить документы в соответствии с требованиями архива (формат, маркировка, упаковка), предоставить сдаточную опись, оплатить услуги.
• Исполнитель: принять документы, оформить акт приема‑передачи, обеспечить их сохранность, вести учёт, предоставить доступ к документам в соответствии с законодательством.

Стоимость и порядок оплаты

Указывается тариф (например, руб/м² или руб/коробка), сроки оплаты (предоплата, пост‑оплата), реквизиты для перечисления.

Сроки и порядок хранения

Определяется срок хранения (например, 5 лет) и условия продления или досрочного прекращения договора.

Ответственность сторон

Штрафные санкции за просрочку оплаты, нарушение условий хранения, утрату или повреждение документов.

Конфиденциальность

Обязательство исполнителя не раскрывать сведения из переданных документов без согласия заказчика.

Форс‑мажор

Перечисляются обстоятельства непреодолимой силы и порядок их документального подтверждения.

Прочие условия

• Порядок разрешения споров (арбитражный суд, переговоры).
• Порядок внесения изменений и дополнений в договор.
• Юридические адреса и подписи сторон.

Приложения

К договору обычно прикладываются:

• Образец акта приема‑передачи (Приложение 35 к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2).
• Сдаточная опись (формы 107, 108).
• Технические требования к подготовке документов (переплет, прошивка).

Пример типового договора (шаблон)

ГАРАНТ
«Наименование организации», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице
_____________________, должность, Ф.И.О., действующего на основании ______________,
с одной стороны, и _______________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице
_____________________, должность, Ф.И.О., действующего на основании ______________,
с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем:

Предмет договора
Исполнитель обязуется по заданию Заказчика принять в архив документы, указанные в Сдаточной описи (Приложение 1), а также выполнить услуги по их переплету и прошивке.
Заказчик обязуется оплатить указанные услуги в порядке и размере, определённом пунктом 4 настоящего Договора;

Обязанности сторон
Заказчик:
 ー подготовить документы в соответствии с Техническим заданием (Приложение 2);
 ⸺ оформить и подписать Сдаточную опись;
 ⸺ передать документы Исполнителю не позднее «__» ___________ 20__ г.
Исполнитель:
 ⸺ принять документы, оформить Акт приема‑передачи (Приложение 3);
 ⸺ обеспечить их хранение в архивных условиях, указанных в Техническом задании;
 ー предоставить Заказчику доступ к документам в порядке, установленном законодательством.

Стоимость услуг и порядок оплаты
Стоимость услуг составляет ____________ (__________________) рублей.
Оплата производится в течение 10 (десяти) банковских дней с даты выставления счета.
Сроки хранения
Документы хранятся в архиве в течение 5 (пяти) лет с момента подписания Акта приема‑передачи.
По истечении срока хранения документы могут быть возвращены Заказчику или уничтожены по его заявлению.
Ответственность сторон
За просрочку оплаты Исполнитель вправе начислять пени в размере 0,1 % от суммы долга за каждый день просрочки.
За утрату или повреждение документов Исполнитель несёт ответственность в размере стоимости восстановления (если восстановление возможно) либо стоимости замены.

Конфиденциальность
Стороны обязуются не разглашать сведения, содержащиеся в переданных документах, без письменного согласия другой Стороны.

Форс‑мажор
Стороны освобождаются от ответственности за полное или частичное неисполнение обязательств при наступлении обстоятельств непреодолимой силы.

Прочие условия
Все споры, возникающие из настоящего Договора, решаются путём переговоров, а в случае недостижения согласия – в арбитражном суде по месту нахождения Исполнителя.
Договор вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами.

Реквизиты и подписи сторон
Исполнитель: ______________________ ______________________
(подпись, расшифровка)

Заказчик: ______________________ ______________________
(подпись, расшифровка)

Приложения:
Сдаточная опись;
Техническое задание;
Акт приема‑передачи (Образец Приложения 35);
Пример формы 107 (Опись вложения в ценное письмо).

Акт приема‑передачи документов

Акт – документ, подтверждающий факт передачи документов от Заказчика к Архиву. Он подписывается представителями обеих сторон и фиксирует:

• наименование и реквизиты сторон;
• дату и место передачи;
• перечень переданных документов (по сдаточной описи);
• состояние документов (повреждения, комплектность);
• подписи и расшифровки ответственных лиц.

Образец акта (Приложение 35 к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2) выглядит следующим образом:

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
на постоянное хранение в государственный архив
г. ___________ «__» ___________ 20__ г.

Стороны:
 1.1. Заказчик: ______________________ (наименование, ИНН, адрес) -.2. Исполнитель: ______________________ (наименование архива, ОГРН, адрес)

Перечень переданных документов (по сдаточной описи № ___):
 ー №1 – Папка № 1, 250 листов, бухгалтерская отчетность 2022 г.
 ⸺ №2 – Папка № 2, 180 листов, кадровые документы 2020‑2022 г.
 … (далее по списку)

Состояние документов:
 ー без повреждений / с небольшими дефектами (указать детали).
Условия хранения:
 ー срок хранения – 5 лет;
 ー условия температурного режима – +18 ± 2 °C;
 ⸺ защита от влаги, пыли, механических воздействий.

Подписи сторон:
Заказчик: ______________________ ______________________
(подпись, расшифровка)

Исполнитель: ______________________ ______________________
(подпись, расшифровка)

М.П.

Порядок заключения и передачи документов

1. Подготовка документов – проверка комплектности, маркировка, переплет/прошивка согласно требованиям архива.
2. Согласование условий – обмен черновыми вариантами договора, уточнение стоимости, сроков, требований к хранению.
3. Подписание договора – обе стороны подписывают оригиналы (или используют электронную подпись, если это допускается).
4. Составление сдаточной описи – список всех передаваемых единиц, их количество, описание.
5. Подписание акта приема‑передачи – происходит в момент физической передачи документов в архив.
6. Регистрация в архиве – документ заносится в реестр архивных фондов, присваивается инвентарный номер.
7. Хранение и контроль доступа – архив обеспечивает условия, указанные в договоре; Заказчик получает право доступа (по заявке, в часы работы).
8. Отчетность – по истечении срока хранения архив предоставляет Заказчику акт о выполненных работах и, при необходимости, сведения о возврате или уничтожении документов.

Частые ошибки и рекомендации

• Отсутствие подробной сдаточной описи. Без неё трудно доказать факт передачи и комплектность.
• Неправильное оформление технических требований. Архив может отказать в приёме, если документы не соответствуют требованиям (непереплетённые листы, отсутствие маркировки).
• Неуказание сроков и условий продления. Это приводит к неожиданным расходам при автоматическом продлении хранения.
• Отсутствие пункта о конфиденциальности. При работе с персональными данными это может стать основанием для штрафов.
• Неоформленный акт приема‑передачи. В случае спора такой документ является ключевым доказательством.

Рекомендации:

1. Всегда используйте проверенные образцы из официальных источников (КонсультантПлюс, Гарант).
2. Проводите предварительный аудит документов перед их сдачей.
3. Сохраняйте копии всех подписанных документов (бумажные и электронные).
4. Уточняйте порядок доступа к архивным материалам – это важно для последующего контроля.

Договор на прием документов в архив – фундаментальный документ, который защищает интересы как заказчика, так и архивного учреждения. Правильно составленный договор и сопутствующий акт приема‑передачи позволяют избежать юридических конфликтов, гарантировать сохранность ценной документации и обеспечить её доступность в будущем.

При подготовке договора рекомендуется привлекать юридического специалиста, особенно если речь идёт о передаче конфиденциальных или государственных документов. Используйте приведённый выше шаблон как основу, адаптируя его под конкретные условия вашей организации.

Дата составления статьи:  г. 16:51:50 (по системному времени). Информация взята из открытых источников: КонсультантПлюс, Гарант, образцы договоров 2024‑2026 гг., публикации в сети «Бухгалтерия.ru», «Архивные услуги» и др.