Сегодня: 23:08:09 ()

Организация является источником комплектования государственного архива на основании…

Передача документов в муниципальный архив является важным этапом обеспечения сохранности исторической и административной информации. Договор регулирует отношения между организацией‑источником документов и муниципальным архивом, устанавливая порядок, сроки и условия передачи, а также ответственность сторон.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ № 526 «О порядке формирования и ведения государственных архивов»;
• Муниципальные нормативные акты, регулирующие деятельность муниципльного архива;
• Гражданский кодекс РФ (главы о договорах).

Стороны договора

1. Организация‑источник документов (далее – «Источник»), представляющая юридическое лицо, обладающее полномочиями на передачу документов;
2. Муниципальный архив (далее – «Архив»), муниципальное учреждение, ответственное за прием, хранение и использование документов.

Предмет договора

Предметом настоящего договора является передача Источником в Архив следующих категорий документов:

• административные и управленческие дела;
• финансово‑экономические документы;
• кадровые дела и личные карточки сотрудников;
• историко‑культурные материалы (фотографии, планы, чертежи и др.).

Порядок передачи документов

Подготовка к передаче

• Источник осуществляет инвентаризацию и описание передаваемых документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• формируется опись документов, подписываемая уполномоченными представителями сторон;
• документы упаковываются в соответствии с требованиями архивного хранения (кислото‑free коробки, метки).

Фактическая передача

• Передача осуществляется путем личной сдачи‑приемки документов в помещении Архива либо через уполномоченного курьера с актом приема‑передачи;
• В акте указываются количество единиц хранения, их состояние, дата и время передачи;
• После подписания акта Архив выдает Источнику подтверждение о принятии документов на хранение.

Права и обязанности сторон

Обязанности Источника

• обеспечить полноту и достоверность передаваемых документов;
• предоставить Архиву необходимые справочные материалы (описания, индексы);
• соблюдать требования по упаковке и маркировке документов;
• возместить Архиву расходы, связанные с восстановлением поврежденных документов, если повреждение произошло по вине Источника.

Обязанности Архива

• принять документы на хранение и обеспечить их сохранность в соответствии с архивными нормативами;
• включить принятые документы в государственный фонд муниципального архива;
• предоставить Источнику доступ к документам в рамках установленного законодательством порядка;
• вести учет принятых документов и выдавать справки об их наличии по запросу.

Ответственность сторон

• За нарушение сроков передачи документов Источник выплачивает Архиву штраф в размере 0,1% от оценочной стоимости непереданных документов за каждый день просрочки;
• За утрату или повреждение документов по вине Архива последняя обязана возместить Источнику реальный ущерб, включая стоимость восстановления или воспроизведения утраченных материалов;
• Стороны освобождаются от ответственности за невозможность исполнения обязательств в случае форс‑мажорных обстоятельств, подтвержденных документально.

Конфиденциальность

Стороны обязуются не раскрывать третьим лицам сведения, составляющие государственную или коммерческую тайну, полученные в ходе исполнения договора, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Срок действия и расторжение договора

• Договор вступает в силу с момента его подписания уполномоченными представителями сторон и действует до полного выполнения обязательств по передаче и принятию документов;
• Договор может быть расторгнут по согласию сторон либо в одностороннем порядке при существенном нарушении условий договора другой стороной, после направления письменного уведомления за 30 календарных дней;
• При расторжении договора стороны осуществляют взаимозачет полученных и переданных документов, а также расчеты по начисленным штрафам и компенсациям.

Заключительные положения

• Все изменения и дополнения к договору оформляются письменным соглашением, подписанным сторонами;
• Споры, возникающие из договора, решаются путем переговоров; в случае недостижения согласия – в суде по месту нахождения Архива;
• Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, обладающих одинаковой юридической силой.

Примерный образец ключевых пунктов договора

1. Предмет договора: передача документов, указанных в Приложении № 1.
2. Сроки передачи: документы передаются партиями не позднее 10 рабочих дней с даты уведомления Архива о готовности к приему.
3. Акт приема‑передачи: составляется в двух экземплярах после каждой партии передачи.
4. Ответственность за утрату: Архив возмещает Источнику рыночную стоимость утраченных документов.
5. Конфиденциальность: информация, отнесенная к государственной тайне, не подлежит раскрытию без согласия уполномоченных органов.

Настоящий шаблон может быть адаптирован под конкретные нужды организации и муниципального архива с учетом действующего законодательства и внутренних нормативных актов.