Назначение документа – фиксировать перечень юридических лиц‚ предприятий‚ учреждений и граждан‚ которые являются источниками передачи архивных документов в муниципальный архив. Список служит основанием для планирования‚ организации и контроля процесса комплектования‚ а также для обеспечения законности и прозрачности работы архивных учреждений.

Правовое основание

Составление и ведение списка регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» (раздел 5 – организация деятельности муниципального архива);
• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ (п. 35.4 Правил);
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов»;
• Региональные акты (например‚ постановление администрации г. Орла № 317 от г.);
• КонсультантПлюс: пункт 35.7 – согласованные списки утверждаются руководителем архива и органом местного самоуправления.

Ключевые понятия

1. Организация‑источник комплектования – юридическое лицо (организация‚ предприятие‚ учреждение) или гражданин‚ передающий в архив документы‚ образованные в процессе своей деятельности.
2. Фондосдатчик – гражданин‚ регулярно (неоднократно) передающий свои личные документы в архив.
3. Комплектование – процесс передачи‚ приёма‚ регистрации и включения архивных документов в архивный фонд.
4. Список 1 – перечень организаций‑источников‚ документы которых подлежат обязательному комплектованию.
5. Список 2 – перечень организаций‚ не являющихся источниками комплектования (например‚ организации‚ чьи документы находятся в иных хранилищах).

Структура документа «Список организаций‑источников комплектования»

Обычно список оформляется в виде таблицы‚ но в тексте документа могут использоваться следующие разделы:

Шапка документа

• Наименование архива (например‚ «Муниципальный архив муниципального района Мишкинский‚ Республика Башкортостан»);
• Дата утверждения и номер приказа/решения;
• Ответственное лицо (начальник архивного отдела).

Основная часть – таблица источников

Таблица обычно содержит такие столбцы:

№	Наименование организации	Организационно‑правовая форма	ИНН / ОГРН	Адрес	Контактное лицо	Телефон‚ e‑mail	Тип передаваемых документов	Периодичность передачи	Статус (источник / не источник)
1	ООО «Мишкинский завод»	Общество с ограниченной ответственностью	1234567890	г. Мишкино‚ ул. Лесная‚ д. 12	Иванов И.И.	+7 (999) -23‑45‑67‚ ivanov@example.com	Документы бухгалтерского учета‚ кадровые дела	Раз в квартал	Источник

Приложения

• Копии решений органов местного самоуправления о включении организации в список;
• Образцы актов приёма‑передачи документов;
• Схемы маршрутов передачи (бумажный/электронный).

Порядок формирования и утверждения списка

1. Идентификация потенциальных источников – всестороннее изучение всех организаций‚ расположенных в муниципальном районе‚ а также граждан‑фондосдатчиков.
2. Сбор справочной информации – получение у организаций реквизитов (ИНН‚ ОГРН‚ контактные данные) и описание архивных материалов‚ которые они могут передавать.
3. Экспертная оценка – отдел архивного фонда оценивает‚ соответствуют ли документы требованиям к архивным материалам (право собственности‚ юридическая ценность‚ срок хранения).
4. Подготовка проекта списка – формируется таблица в соответствии с шаблоном‚ включаются только организации‚ планирующие регулярную передачу.
5. Согласование – проект направляется в органы местного самоуправления‚ а также в Департамент по делопроизводству (при необходимости). При наличии научных организаций согласование проходит через ЦЭПК/ЭПК.
6. Утверждение – руководитель муниципального архива подписывает приказ об утверждении списка; в случае муниципального архива‚ являющегося структурным подразделением‚ решение принимается органом местного самоуправления.
7. Публикация и доведение до сведения организаций – список размещается на официальном сайте архива‚ а также рассылается в адрес всех организаций‑источников.

Обновление и ведение списка

Список является динамичным документом и подлежит ежегодному актуализированию:

• Добавление новых организаций‚ созданных в течение года;
• Исключение ликвидированных‚ переименованных или переподчинённых организаций;
• Корректировка контактных данных и периодичности передачи;
• Перевод организаций из «Списка 2» в «Список 1» при изменении их статуса.

Все изменения фиксируются в отдельном протоколе и вносятся в основной документ посредством дополнения (приложения № X к приказу).

Практические рекомендации по работе со списком

1. Хранение в двух формах – оригинал на бумажном носителе (для архивных целей) и электронная версия в базе данных архивного отдела.
2. Автоматизация – использовать специализированные программы (например‚ «ЭРА»‚ «Архив‑Управление») для контроля сроков передачи и формирования напоминаний.
3. Контроль выполнения обязательств – вести журнал приёма‑передачи‚ фиксировать дату‚ объём и тип переданных документов.
4. Обучение персонала – проводить ежегодные семинары для сотрудников архивов и представителей организаций‑источников о правилах комплектования.
5. Обратная связь – предусмотреть механизм подачи предложений от организаций по улучшению процесса (например‚ электронный портал «Документы в архив»).

Пример оформления приказа об утверждении списка

 Приказ № 12‑О/2026
 от г.

 О утверждении «Списка организаций‑источников комплектования
 муниципального архива муниципального района Мишкинский‚
 Республика Башкортостан».

 На основании п. 35.4 Правил организации хранения‚ комплектования‚
 учёта и использования архивных документов Архивного фонда РФ‚
 а также методических рекомендаций Федерального архивного агентства‚
 приказываю:

 1. Утвердить «Список организаций‑источников комплектования
 муниципального архива муниципального района Мишкинский‚
 Республика Башкортостан»‚ размещённый в Приложении № 1 к
 настоящему приказу.

 2. Довести приказ до сведения всех организаций‚ указанных в списке‚
 в срок до г.

 3. Ответственность за исполнение приказа возложить на начальника
 архивного отдела – Петрова А.В.

 Начальник архивного отдела ___________________ Петров А.В.
 

Документ «Список организаций‑источников комплектования муниципального архива» – ключевой инструмент обеспечения системного и законного формирования архивных фондов. Его правильное составление‚ своевременное обновление и чёткое регламентирование позволяют:

• Гарантировать полноту и достоверность архивных материалов;
• Оптимизировать ресурсы архивных подразделений;
• Снизить риски потери или недоступности важной информации;
• Повысить уровень доверия граждан и организаций к работе муниципального архива.

Следуя изложенным в статье рекомендациям и опираясь на действующее законодательство‚ органы местного самоуправления и архивные службы смогут эффективно управлять процессом комплектования и поддерживать высокие стандарты архивного дела.

Автор статьи: помощник ChatGPT‚ 2026 г.