Документальная часть делопроизводства – это совокупность действий по созданию, оформлению, регистрации, хранению и использованию документов в организации. Правильная организация этой части обеспечивает законность деятельности учреждения, защиту прав и интересов граждан, а также эффективное функционирование архивного фонда.
Нормативная база
Регламентация документальной части делопроизводства и архивной работы осуществляется на основе следующих нормативных документов:
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Делопроизводство и архивное дело. Организационно‑распорядительная документация. Требования к оформлению документации»;
- ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело»;
- ИСО 15489‑1‑2019 «Управление документами»;
- ГОСТ Р 51141‑98 «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документации»;
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по применению указанных стандартов.
Основные понятия
- Служба делопроизводства
- Структурное подразделение организации (или работники других подразделений), на которое возложены функции ведения делопроизводства.
- Архив
- Учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
- Документы внутреннего обращения
- Документы, созданные в рамках деятельности фондообразователя и относящиеся к его архивному фонду.
Этапы документальной части делопроизводства
Подготовка и оформление документа
На этом этапе необходимо:
- обеспечить соответствие документа требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (реквизиты, структура, порядок расположения);
- проставить обязательные реквизиты: наименование организации, дата, номер, грифы согласования и утверждения (п. 52 и п. 53 ГОСТ Р 7.0.8‑2013);
- использовать утвержденные бланки форм, соответствующие национальному стандарту.
Регистрация и учет
Документ регистрируется в журнале учета incoming/outgoing корреспонденции или в электронной системе документооборота с указанием:
- номера регистрации;
- даты поступления/отправления;
- корреспондента;
- краткого содержания (темы).
Формирование дел
Согласно п. 2.7 источника, после завершения делопроизводства:
- завершенные дела включаются в архивный фонд организации;
- незавершенные дела передаются правопреемнику и после их завершения также включаются в его архивный фонд;
Согласование и утверждение номенклатуры дел
Проект номенклатуры дел подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив). На основе описей дел, документов и описей электронных документов формируется окончательная номенклатура, утверждаемая руководителем организации.
Требования к оформлению документации (ГОСТ Р 7.0.97‑2016)
Стандарт устанавливает единые правила для:
- структуры документа (шапка, основная часть, реквизиты);
- шрифтов и межстрочного интервала;
- полей и отступов;
- нумерации страниц и листов;
- использования грифов согласования и утверждения;
- оформления приложений и листов.
Несмотря на изменения в составе реквизитов, общая логика оформления остается неизменной: документ должен быть читабельным, однозначно идентифицируемым и пригодным для долгосрочного хранения.
Комплектование и передача в архив
Передача документов в архив осуществляеться после:
- завершения делопроизводства по делу;
- оформления описи дела (с указанием количества листов, дат, тем);
- подписания акта приема‑передачи между службой делопроизводства и архивом;
- внесения записи в реестр архивного фонда.
Важно соблюдать условие: в одной папке должно находиться не более 250 листов при толщине не более 4 см (см. выдержку из источника).
Хранение и учет архивных документов
Архив обеспечивает:
- создание условий, соответствующих требованиям сохранности (температура, влажность, защита от света и пыли);
- ведение учета через описи, каталоги и электронные базы данных;
- периодическую ревизию фонда с целью выявления поврежденных или утраченных единиц;
- формирование резервных копий электронных документов в соответствии с ИСО 15489‑1‑2019.
Использование архивных документов
Согласно пунктам 150‑152 источника, архивные документы могут быть использованы для:
- культурных, научных, политических и экономических исследований;
- обеспечения законных прав и интересов граждан (например, подтверждения трудового стажа, прав на имущество);
- ознакомления посредством чтения, просмотра или прослушивания (пользование архивными документами).
Доступ к документам регулируется внутренними положениями организации и законодательством о доступе к информации.
Ответственность за нарушение требований
Нарушение правил делопроизводства и архивного хранения может повлечь:
- административные штрафы со стороны ФНС (за отсутствие бухгалтерских документов);
- штрафы ГИТ (за нарушения в кадровом делопроизводстве);
- дисциплинарные взыскания wobec ответственных сотрудников;
- ухудшение репутации организации и утрата доверия партнеров.
Эффективная постановка документальной части делопроизводства и грамотная работа архива учреждения являются залогом законности его деятельности, сохранения исторической памяти и обеспечения прозрачности управления. Соблюдение нормативных требований ГОСТ Р 7.0.97‑2016, ГОСТ Р 7.0.8‑2013 и международного стандарта ИСО 15489‑1‑2019, а также четкое следование этапам создания, регистрации, формирования дел, согласования номенклатуры и передачи в архив позволяют минимизировать риски и повысить эффективность работы с документами.
Рекомендуется регулярно проводить внутренние аудиты, обучать сотрудников службе делопроизводства и архиву, а также обновлять локальные нормативные акты в соответствии с изменениями в законодательстве и стандартах.