Документальный фонд – это совокупность всех документов, образовавшихся в результате деятельности юридического или физического лица (фондообразователя). Он включает как текущие управленческие бумаги, так и документы, отобранные для постоянного или временного хранения в архиве.
Основные понятия - Документальный фонд – вся совокупность документов, созданных фондообразователем за весь период его существования.
- Архивный фонд – классификационная единица архивного дела, представляющая собой часть документального фонда, отобранную и переданную в государственный, муниципальный или ведомственный архив.
- Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуются документы.
Отличие документального фонда от архивного фонда
Документальный фонд охватывает все документы организации, включая те, которые могут быть уничтожены в рамках документооборота. Архивный фонд – это лишь часть документального фонда, отобранная по критериям ценности, подлежащая сохранению и использованию в архиве.
Ключевые различия - Объём: документальный фонд – полный набор; архивный фонд – отобранный набор.
- Назначение: документальный фонд обслуживает текущие управленческие нужды; архивный фонд – историческое, правовое и исследовательское использование.
- Регулирование: документальный фонд формируется внутренними нормативными актами организации; архивный фонд – в соответствии с федеральными нормативными документами (например, «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»).
Правовые основы формирования архивного фонда
В России процесс формирования и учёта архивных фондов регулируется рядом нормативных актов, среди которых:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
- Приказы Минкультуры России о порядке формирования объединённых архивных фондов.
Эти документы определяют порядок:
- Определения ценности документов;
- Отбора и комплектования архивных фондов;
- Учёта и хранения в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках и академических учреждениях.
Схемы систематизации документов в архивном фонде
В современной архивной практике применяются две основные схемы:
- Структурно‑хронологическая схема – порядок «отдел – годы» (например, отдел кадров, 1990‑2000 гг.).
- Хронологическо‑структурная схема – порядок «год – отделы» (например, 2022 г., отдел финансов, отдел маркетинга).
Выбор схемы зависит от характера деятельности фондообразователя и целей последующего использования архивных материалов.
Этапы формирования архивного фонда Определение ценности документов
На этом этапе специалисты архивоведения проводят оценку:
- Исторической и культурной ценности;
- Правовой значимости (документы, необходимые для доказательства прав и обязанностей);
- Административной (управленческой) ценности.
Комплектование
Комплектование – процесс передачи отобранных документов из документального фонда в архивный фонд. Включает:
- Составление списков и описи;
- Оформление актов передачи;
- Маркировку и упаковку документов.
Учёт и регистрация
После передачи документы вносятся в:
- Единый реестр архивных фондов;
- Картотеку (электронную и/или бумажную) с указанием места хранения, сроков доступа и условий консервации.
Хранение
Для обеспечения сохранности используются:
- Контролируемый микроклимат (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %);
- Защита от света, пыли и механических повреждений;
- Системы пожарной и охранной безопасности;
Объединённые архивные фонды
Объединённый архивный фонд формируется из документов нескольких организаций‑фондообразователей, имеющих исторически или логически обусловленные связи (однородность деятельности, преемственность, подчинённость, единый объект и период деятельности). Примеры:
- Фонды предприятий, объединённых в одну корпорацию;
- Документы государственных учреждений, переехавших в новый регион.
Для их формирования применяются те же правила, что и для обычных архивных фондов, но с дополнительным учётом согласования между различными фондообразователями.
Функции архивного отдела
Основные задачи архивного отдела организации (в т.ч. в государственных и муниципальных архивах) включают:
- Обеспечение сохранности и учёта архивных документов;
- Контроль за выполнением сроков хранения и уничтожения документов, не подлежащих архивированию;
- Оказание услуг по выдаче архивных справок, копий, выписок и информационных писем;
- Подготовка и проведение инвентаризаций архивных фондов.
Практический пример: формирование архивного фонда в муниципальном архиве
Рассмотрим процесс создания архивного фонда в Городском архиве Коломны (Московская область):
- Сбор информации – архивный отдел получает от всех структурных подразделений организации списки документов, подлежащих передаче.
- Экспертная оценка – специалисты оценивают ценность каждого документа в соответствии с нормативными актами.
- Составление акта передачи – в акте указываются наименования документов, их количество, сроки хранения.
- Маркировка и упаковка – документы помещаются в архивные коробки, маркируются согласно классификационной системе.
- Регистрация в реестре – в электронный реестр вносятся сведения о новом архивном фонде, указывается место хранения.
- Консервация – коробки помещаются в архивные помещения с контролируемым микроклиматом.
- Обслуживание – архивный отдел обеспечивает доступ исследователям, выдаёт копии и справки.
Документальный фонд – фундаментальная единица любой организации, отражающая всю её деловую и историческую деятельность. Перевод части этого фонда в архивный фонд обеспечивает сохранение ценных материалов для будущих поколений, а также выполнение правовых требований по хранению и использованию документов.
Соблюдение нормативных актов, правильный выбор схемы систематизации и строгий контроль за процессом комплектования позволяют создать надёжный, удобный в эксплуатации архивный фонд, который будет служить источником информации для исследователей, юристов, историков и всех заинтересованных сторон.
Дата публикации: