Документальный фонд – это совокупность всех документов, образованных в процессе деятельности отдельного лица, организации, учреждения или государства, а также документов, отложившихся в результате их использования. Когда часть этого фонда передаётся в архив для постоянного хранения, она становится архивным фондом. В статье рассмотрим, как формируются документальные и архивные фонды, их классификацию, правовые основы и роль в современном обществе.
Что такое документальный фонд?
Документальный фонд объединяет в себе всю документацию организации, включая:
- Документы текущего управления (приказные, служебные, финансовые и др.);
- Документы, отобранные для долгосрочного хранения (исторические, научные, культурные);
- Электронные и бумажные носители, а также материалы, находящиеся в автоматизированных хранилищах.
По определению, документальный фонд – это часть организационной деятельности, представляющая собой совокупность всех документов, образованных в процессе её функционирования.
Что такое архивный фонд?
Архивный фонд – это часть документального фонда, переданная в архив для постоянного хранения и использования. Он состоит из документов, имеющих:
- историческое значение;
- научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное значение.
В России архивный фонд формируется в соответствии с Федеральным законом «Об архивных делах в Российской Федерации» и нормативными актами Федерального архивного агентства.
Связь между документальным и архивным фондом
Документальный фонд – это «сырой» материал, из которого отбираются документы, подлежащие постоянному хранению. После отбора и оформления они становятся архивным фондом. Таким образом, архивный фонд – это «выделенный» и «оформленный» элемент документального фонда, который проходит процесс фондирования, описания и размещения в архивных хранилищах.
Классификация и виды фондов
4.1 По уровню значимости
- Первичные комплексы документов – оригиналы, созданные в процессе деятельности.
- Сложные комплексы документов – наборы, включающие оригиналы и копии, а также вспомогательные материалы (планы, чертежи, аудио‑ и видеозаписи).
4.2 По тематике
- Политические фонды;
- Экономические и финансовые фонды;
- Научно‑технические фонды (например, фонды Российского государственного архива научно‑технической документации);
- Культурные и художественные фонды;
- Социальные и правовые фонды.
4.3 По форме носителя
- Бумажные фонды;
- Электронные фонды (ЭДО, электронные архивы);
- Гибридные фонды (комбинация бумажных и электронных материалов).
Правовые основы и нормативные акты
Основные документы, регулирующие формирование и хранение документального и архивного фондов в России:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации»;
- Приказ ФГАУ «Архивного фонда России» от № 8 «Об утверждении Положения о порядке формирования, описания и использования архивных фондов»;
- Методические рекомендации по организации документального фонда (Инфоурок, лекция 2 «Организация документов Архивного фонда РФ»);
- Стандарты ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документационное обеспечение архивных дел».
Процедуры формирования и пополнения фондов
Процесс создания архивного фонда включает несколько этапов:
- Идентификация – определение документов, имеющих ценность для будущих поколений.
- Отбор – выбор документов согласно установленным критериям (историческая, научная, культурная значимость).
- Оформление – присвоение уникального инвентарного номера, составление описательной карточки.
- Фондирование – передача выбранных документов в архив, их размещение в соответствующих хранилищах.
- Контроль и обслуживание – регулярный мониторинг состояния документов, проведение консервационных мероприятий.
Хранение и использование архивного фонда
Для обеспечения вечного хранения архивные фонды размещаются в специализированных хранилищах, где соблюдаются условия:
- Оптимальная температура (от +16 °C до +20 °C) и относительная влажность (45‑55 %);
- Защита от света, пыли, загрязнений и механических повреждений;
- Контроль доступа – только уполномоченные лица могут работать с материалами.
Использование архивных фондов регулируется:
- Порядком доступа (публичный, ограниченный, закрытый);
- Согласованием запросов исследователей, журналистов, государственных органов;
- Оцифровкой – создание электронных копий для облегчения доступа и снижения нагрузки на оригиналы.
Примеры из практики России
Некоторые крупные архивные фонды, сформированные из документальных фондов:
- Архивный фонд Российской Федерации – охватывает документы всех уровней государственной власти, способствуя укреплению федерализма и развитию гражданского общества.
- Фонд Российского государственного архива научно‑технической документации – хранит материалы бывшего РНИЦКД и Московского филиала РГНТА, включая научно‑исследовательскую, конструкторскую и проектную документацию.
- Фонд делопроизводственных документов Российской национальной библиотеки – один из крупнейших ведомственных архивов, содержащий документы, отражающие развитие библиотечного дела в России.
Перспективы и цифровизация
Современные архивы активно внедряют цифровые технологии:
- Создание электронных архивов (ЭДО) – позволяет ускорить поиск и обеспечить удалённый доступ.
- Использование систем управления автоматизированными хранилищами (например, GardeSoft) для интеграции бумажных и электронных фондов.
- Применение искусственного интеллекта для автоматической классификации и метаданных.
Цифровизация повышает эффективность работы с документальными фондами, но требует строгого соблюдения требований к сохранности оригиналов и кибербезопасности.
Документальный фонд – это фундаментальная часть любой организации, отражающая её деятельность и историю. Перевод части этого фонда в архивный фонд обеспечивает долгосрочное сохранение ценных материалов и их доступность для будущих поколений. Правильное формирование, описание, хранение и использование архивных фондов способствуют развитию гражданского общества, укреплению правового государства и сохранению культурного наследия.
Таким образом, документальный фонд в архиве представляет собой системный процесс, объединяющий архивную практику, правовые нормы и современные технологии, направленный на сохранение памяти народа.
Дата публикации: 11 июля 2026 г.