Цель статьи – дать полное представление о том, как разрабатывается и внедряется документированная процедура управления архивом в организации, какие этапы она включает и какие документы‑образцы могут использоваться в практике․

Общие понятия

Управление архивом – это совокупность действий, направленных на создание, регистрацию, классификацию, хранение, сохранность, обеспечение доступа и утилизацию архивных документов в соответствии с законодательными и внутренними требованиями организации․

• Архивный документ – любой документ, который в течение определённого периода сохраняется в архиве в качестве доказательства фактов, событий или действий․
• Документированная процедура – официально утверждённый набор инструкций, регламентов и форм, фиксирующий порядок выполнения конкретных процессов․

Нормативно‑правовая база

В России управление архивами регулируется следующими актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (2002 г․)․
2. Приказ Минкультуры РФ от № 437 «Об утверждении Положения об организации и ведении архивного дела в государственных и муниципальных учреждениях»․
3. ГОСТ Р 7;0․97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․ Общие требования»․
4. Внутренние нормативные акты организации (политика информационной безопасности, регламент работы с документами и т․п․)․

Структура документированной процедуры

Обычно процедура оформляется в виде положения (или инструкции) и включает следующие разделы:

Этапы управления архивом

Формирование и приём документов

На этом этапе происходит:

• Определение критериев отбора (правовая, деловая, историческая ценность)․
• Регистрация входящих документов в реестре поступления (форма «Реестр входящих архивных документов»)․
• Создание акта приёма‑передачи (форма «Акт приёма‑передачи архивных документов»)․

Классификация и систематизация

Документы распределяются по системе классификации (например, по ОКУД, тематическим блокам, подразделениям)․ Для этого используется:

1. Классификатор (справочник кодов)․
2. Картотека (электронная или бумажная) – запись о месте хранения․

Хранение и сохранность

В зависимости от типа носителя (бумажный, электронный, микрофильм) выбираются условия хранения:

• Температурный режим 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 % для бумажных документов․
• Защита от УФ‑излучения, пыли, механических повреждений․
• Для электронных архивов – резервное копирование, контроль целостности (контрольные суммы)․

Обеспечение доступа

Для каждого документа фиксируются:

• Уровень доступа (публичный, ограниченный, конфиденциальный)․
• Лог доступа (журнал запросов, форма «Журнал доступа к архивным документам»)․

Сохранение и консервация

Периодический технический осмотр (раз в 6‑12 месяцев) включает:

1. Оценку состояния носителя․
2. Применение консервационных мероприятий (дезинфекция, пересмотр упаковки)․
3. Обновление электронных форматов (миграция в актуальные стандарты)․

Утилизация (выбытие) архивных документов

Уничтожение производится только после получения разрешения уполномоченного органа (например, руководителя архивного отдела) и в соответствии с установленными сроками хранения․

• Для бумажных документов – шрединг, сжигание․
• Для электронных – безвозвратное удаление с подтверждением (лог‑файл)․

Формы и образцы документов

Реестр поступления архивных документов

+----+----------------------+----------------+----------------+-----------+-------------------+
| № | Наименование | Дата поступления| Номер дела | Хран․ срок| Место хранения |
+----+----------------------+----------------+----------------+-----------+-------------------+
| 1 | Договор поставки №12| 2024‑03‑15 | Д-2024/12 | 5 лет | Секция 1, полка 5 |
| 2 | Протокол совещания | 2025‑01‑08 | П-2025/08 | 3 года | Секция 2, ящик 3 |
+----+----------------------+----------------+----------------+-----------+-------------------+

Акт приёма‑передачи

В документе указываются стороны, перечень передаваемых материалов, подписи ответственных лиц и дата․

Журнал доступа к архивным документам

Дата | ФИО пользователя | Наименование документа | Цель доступа | Подпись
-----|------------------|------------------------|-------------|-------
2026‑06‑01 | Иванов И․И․ | Договор №12 | Подготовка отчёта | __________________

Ответственность участников процесса

• Руководитель архивного отдела – утверждает процедуру, отвечает за её соответствие законодательству․
• Архивариус – осуществляет приём, классификацию, хранение и контроль доступа․
• Руководители подразделений – передают документы в архив, определяют сроки хранения․
• Пользователи – соблюдают правила доступа, оформляют запросы․

Контроль и аудит

Для обеспечения эффективности процедуры необходимо проводить:

1. Внутренний периодический аудит (раз в полгода) – проверка соответствия фактического состояния архивных фондов документам реестра․
2. Внешний аудит (по требованию контролирующих органов) – проверка соблюдения нормативных актов․
3. Анализ журналов доступа – выявление несанкционированных запросов․

Инструменты и программное обеспечение

Для автоматизации управления архивом рекомендуется использовать:

• Системы электронного документооборота (ЭДО) – 1С:Документооборот, КОРУС, DocsVision․
• Архивные системы (АРМ) – OpenKM, Alfresco, SharePoint с модулями архивирования․
• Специализированные программы консервации – Archivematica, Preservica (для цифровых архивов)․

Периодический пересмотр процедуры

Документ должен пересматриваться не реже чем раз в три года или при изменении:

• Законодательных требований․
• Технологий хранения (переход на новые форматы)․
• Структуры организации (создание/ликвидация подразделений)․

Документированная процедура управления архивом – фундаментальный элемент системы контроля над информационными ресурсами любой организации․ Ее правильное построение обеспечивает:

• Соблюдение правовых требований․
• Сохранность исторически и делово‑значимых документов․
• Эффективный доступ к информации для уполномоченных лиц․
• Снижение рисков утраты или несанкционированного использования данных․

Внедрение процедуры требует участия всех уровней управления, а также постоянного мониторинга и адаптации к меняющимся условиям․ При соблюдении указанных рекомендаций архивный фонд будет надёжно защищён и доступен в нужный момент․

Дата публикации: