Документный фонд – это совокупность архивных документов, которые образуют исторически или логически связанный комплекс. Фонды являются фундаментом архивного дела, обеспечивая сохранность, систематизацию и доступ к документальной информации для государства, науки, бизнеса и общества.

Понятие документного (архивного) фонда

Документный фонд (иногда называют архивным фондом) – упорядоченная совокупность архивных документов, сформированных в результате деятельности определённого субъекта (государственного органа, муниципального учреждения, организации, семьи, отдельного лица). Фонд может включать документы разных форматов, носителей и периодов создания.

• Исторически связанные документы – например, все материалы, относящиеся к работе одного министерства за определённый период.
• Логически связанные документы – документы, объединённые по теме, процессу или проекту, независимо от их хронологии.

Ключевые характеристики фонда

• Единство происхождения – все документы образованы в рамках одной организации или проекта.
• Целостность – фонд сохраняет полную картину событий, процессов или административных действий.
• Учетность – каждый документ имеет уникальный архивный шифр, отражающий его место в структуре фонда.

Правовое регулирование

Организация хранения, комплектования, учёта и использования документных фондов в России регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

1. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (утверждены приказом Минкультуры РФ от г., с изменениями от г.).
2. Закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 7 июля 1993 г. № 5341‑I).
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) к вышеуказанным правилам.
4. Региональные нормативные акты субъектов РФ, муниципальных образований и специализированных учреждений (музеи, библиотеки, научные организации).

Важные положения:

• При включении фонда в список фондов (приложение 6) к его номеру добавляется индекс Д (договор), который фиксируется во всех учетных документах и шифрах.
• В графе «Примечания» указывается собственник или владелец документов, дата подписания договора и срок его действия.
• Экспертиза ценности документов проводится экспертно‑проверочными комиссиями, уполномоченными органами РФ и субъектов РФ.

Классификация и структура документных фондов

Основные уровни классификации

Согласно правилам ФАА, фонды делятся на три уровня:

1. Архивные фонды – базовый уровень, объединяющий документы, образованные в одной организации.
2. Объединённые архивные фонды – группы фондов, связанных общей темой, периодом или географией.
3. Архивные коллекции – тематические наборы, сформированные из разных фондов (например, «Коллекция документов по Великой Отечественной войне»).

Схема систематизации

Систематизация осуществляется по исторически и (или) логически сложившимся комплексам:

• По структурным подразделениям (отделы, управления, департаменты).
• По темам и процессам (финансы, кадровый учет, международные отношения).
• По временным рамкам (декады, годы).

Эта схема фиксируется в описях дел фонда – официальных реестрах, где указаны наименования, шифры, сроки хранения и другие характеристики.

Формирование и пополнение фондов

Этапы формирования

1. Идентификация документов – определение, какие документы относятся к данному фонду.
2. Экспертиза ценности – проверка исторической, правовой и информационной значимости.
3. Оформление – присвоение архивных шифров, составление описи, подготовка описательных справочников.
4. Передача в архив – физическая или электронная передача документов в архивное учреждение.

Учет и шифрование

Каждая единица хранения (дело, файл, электронный документ) получает уникальный архивный шифр, который отражает:

• Код фонда (например, А‑001).
• Код подразделения (например, 05 – отдел кадров).
• Номер дела (например, 2023‑0012).
• Индекс Д, если фонд оформлен по договору.

Хранение и обеспечение сохранности

Физическое хранение

Для бумажных документов предусмотрены:

• Климатически контролируемые помещения (температура + 18‑20 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Системы противопожарной защиты (автоматические спринклеры, газовые системы).
• Упаковка в архивные коробки, папки, конверты из нейтральных материалов.

Электронное хранение

Электронные фонды (ЭФ) формируются в соответствии с ГОСТ 7.80‑2002 «Электронные документы». Основные требования:

• Дублирование данных на независимых носителях.
• Регулярные контрольные проверки целостности (контрольные суммы, хеш‑функции).
• Соблюдение форматов открытого доступа (PDF/A, XML).
• Хранение метаданных в соответствии с международным стандартом ISAD(G).

Использование и доступ к документным фондам

Пользователи

К фондам имеют доступ:

• Государственные органы (для подготовки законов, нормативных актов).
• Учёные и исследователи (исторические, социологические, экономические исследования).
• Граждане (право на ознакомление в рамках закона «Об архивном деле»).
• Бизнес (для проверки юридической чистоты документов, судебных дел).

Порядок доступа

1. Подача запроса (письменный или электронный) с указанием конкретных документов или описи.
2. Проверка правомочности (конфиденциальность, ограничения по сроку хранения).
3. Предоставление копий или оригиналов в читальном зале, либо в электронном виде через портал архивов.

Договорные отношения и индекс Д

При передаче документов в архив в рамках договоров (например, между государственным учреждением и муниципальным архивом) к номеру фонда добавляется индекс Д. Этот индекс фиксируется в:

• Учетных карточках и реестрах.
• Шифрах единиц хранения.
• Графе «Примечания» списка фондов (указываются собственник, дата подписания и срок действия договора).

Индекс Д упрощает контроль за выполнением договорных обязательств, а также позволяет быстро определить правового владельца документов.

Современные тенденции и вызовы

Диджитализация

В последние годы ускоряется процесс оцифровки бумажных фондов. Основные задачи:

• Создание цифровых копий с высоким разрешением.
• Разработка метаданных для обеспечения поиска и взаимосвязей.
• Интеграция с национальными информационными системами (ЕГРЭ, «Архив России»).

Защита от киберугроз

Электронные архивы подвержены рискам:

• Вирусные атаки и ransomware.
• Неавторизованный доступ и утечка конфиденциальных данных.
• Потеря целостности из‑за аппаратных сбоев.

Решения:

• Многоуровневая аутентификация и шифрование данных.
• Регулярные резервные копии и тестирование восстановления.
• Сертификация по международным стандартам ISO/IEC 27001.

Проблемы классификации

Слишком строгая привязка к одному признаку (например, только к дате) может привести к дроблению исторически сложившихся фондов. Поэтому рекомендуется использовать комплексный подход, учитывающий:

• Историческую связь.
• Логическую (тематическую) связь.
• Структурную принадлежность.

Практические рекомендации для архивных учреждений

1. Разработать внутреннюю схему классификации, согласованную с национальными нормативами.
2. Обеспечить полноту и точность описи при формировании новых фондов.
3. Внедрить автоматизированную систему учёта (Электронный архивный учет – ЭАУ) для контроля шифров, сроков хранения и доступа.
4. Регулярно проводить экспертизу ценности новых поступающих документов;
5. Создавать планы диджитализации с приоритетом на уникальные и уязвимые материалы.
6. Обеспечить обучение персонала по работе с электронными архивами и кибербезопасности.
7. Вести мониторинг договорных отношений и своевременно обновлять индекс Д в учетных документах.

Документные фонды являются краеугольным камнем архивного дела в России. Их правильная организация, учет и использование обеспечивают сохранность национального исторического наследия, поддерживают правовую и научную деятельность, а также способствуют прозрачности государственных процессов. Соблюдение нормативных требований, внедрение современных технологий и постоянное повышение квалификации сотрудников позволяют архивам эффективно выполнять свою миссию в условиях быстро меняющегося информационного пространства.

Дата публикации: 9 июля 2026 г.