Документы личного происхождения (далее – ДЛП) – это документы, образующиеся в процессе профессиональной, учебной, семейной и иной деятельности граждан, отражающие их личные, семейные, трудовые и социальные отношения․ Правильное комплектование, описание, учёт и использование ДЛП в государственных и муниципальных архивах обеспечивает сохранность исторической памяти, соблюдение прав граждан и эффективность работы архивных учреждений․

Правовая основа

К комплектованию архивов ДЛП применяются следующие нормативные акты:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (часть 1, статья 20) – определяет, какие документы подлежат включению в архивный фонд․
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены Приказом Росархива № 77 от ) – регламентируют порядок работы с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в т․ч․ ДЛП․
• Методические рекомендации Всероссийского научно‑исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) – дают практические указания по комплектованию, описанию, учёту и использованию ДЛП․
• Проект рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах – актуализирует работу с цифровыми ДЛП․

Понятие «документы личного происхождения»

В соответствии с методическими рекомендациями, ДЛП включают:

1. Личные дела (служебные, учебные, семейные);
2. Трудовые книжки, контракты, договоры, аттестационные листы;
3. Документы по образованию (аттестаты, дипломы, сертификаты);
4. Медицинские карты, справки о состоянии здоровья;
5. Семейные документы (свидетельства о рождении, браке, смерти);
6. Личные письма, дневники, автобиографии, фотографии;
7. Электронные версии вышеуказанных документов (e‑документы, сканы, базы данных)․

Этапы комплектования архивов ДЛП

Подготовительный этап

• Определение объёма ДЛП, подлежащих передаче в архив (на основании актов приёма‑передачи, решений органов управления)․
• Проведение инвентаризации: проверка наличия, целостности и правового статуса документов․
• Согласование перечня ДЛП с уполномоченными органами (например, с отделом кадров, образованием, социальной защиты)․

Формирование архивного фонда

• Создание архивного фонда личного происхождения – отдельного подразделения в архиве, где хранятся ДЛП конкретного лица или группы лиц․
• Возможность формирования объединённых архивных фондов и коллекций (например, фонд «Военнослужащие 1941‑1945 гг․») для рационального использования пространства и упрощения доступа․

Описание (сделка) документов

Для каждого ДЛП составляется описательная карточка (сделка) в соответствии с Методическими рекомендациями:

• Наименование документа;
• Дата и место создания;
• Автор (физическое лицо, организация);
• Физический или электронный формат;
• Содержание (краткое резюме);
• Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный);
• Сроки хранения (постоянный, временный)․

Учёт и регистрация

Учёт ДЛП ведётся в журнальном регистре и в электронной базе данных архива․ Основные реквизиты учёта:

• Номер дела (фонд‑дело‑корпус‑дело);
• Дата приёма на хранение (акт приёма‑передачи);
• Ответственное лицо за хранение и использование;
• Сведения о перемещении (переписка, выдача, возврат)․

Хранение

Для физических ДЛП применяются требования к условиям хранения (температура + 18 °C, относительная влажность + 45‑55 %)․ Электронные ДЛП хранятся в системах электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием и контролем целостности․

Использование и доступ

• Определение уровня доступа в соответствии с законодательством о персональных данных и правами субъектов ДЛП․
• Оформление запросов на предоставление документов (письменный запрос, электронный запрос через портал «Архивы России»)․
• Регистрация выдачи и возврата документов в журнале учёта․

Особенности комплектования электронных ДЛП

С переходом на цифровизацию возникает необходимость учитывать дополнительные аспекты:

• Метаданные – обязательные поля (дата создания, автор, формат, контрольная сумма)․
• Электронная подпись – подтверждает подлинность и юридическую силу электронных документов․
• Системы управления архивными документами (СУАД) – позволяют автоматизировать процесс комплектования, описания и учёта․
• Резервное копирование – хранение копий в географически удалённых дата‑центрах․
• Контроль доступа – ролевая модель, ограничивающая просмотр конфиденциальных ДЛП․

Проблемы и пути их решения

Недостаточная информированность сотрудников

Решение: проведение регулярных обучающих семинаров и вебинаров по методическим рекомендациям, разработка инструкций «Как правильно оформить ДЛП для архива»․

Сложности при работе с устаревшими форматами

Решение: создание центра конвертации, где физические документы оцифровываются, а устаревшие электронные форматы переводятся в современные (PDF/A, XML)․

Защита персональных данных

Решение: внедрение системы управления доступом, регулярный аудит прав доступа, соблюдение требований ФЗ 152 «О персональных данных»․

Ограниченные ресурсы хранения

Решение: формирование объединённых фондов, использование облачных решений с гарантией сохранности и соответствием требованиям ФЗ 44 «Об архивном деле»․

Практические рекомендации

1. Сформировать план комплектования на год, учитывающий прогнозируемый объём ДЛП․
2. Разработать шаблоны актов приёма‑передачи и описательных карточек, адаптированные под конкретный тип документа․
3. Внедрить систему электронного учёта (например, «Электронный архивный регистр»), интегрированную с корпоративными информационными системами․
4. Обеспечить регулярный контроль качества (проверка целостности, соответствия описания фактическому содержимому)․
5. Организовать механизм обратной связи с пользователями архива (участники Круглого стола, запросы граждан) для корректировки процессов․

Комплектование государственных и муниципальных архивов документами личного происхождения – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения правовых норм, методических рекомендаций и современных технологий․ Правильная организация комплектования, описания, учёта и использования ДЛП позволяет:

• Сохранить историческую и культурную ценность документов;
• Обеспечить доступ граждан к их личным архивным материалам;
• Снизить риски утраты и искажения информации;
• Повысить эффективность работы архивных учреждений․

Следуя изложенным рекомендациям и постоянно совершенствуя практики, архивы смогут выполнять свою миссию – хранить память народа и поддерживать открытость государственных информационных ресурсов․

Дата публикации: ․ Информация взята из официальных методических рекомендаций Федерального архивного агентства, ВНИИДАД и актуальных нормативных актов․