Дата подготовки: 19:50:28

Содержание

1. Что такое документы отдела архива
2. Классификация архивных документов
3. Нормативно‑правовая база
4. Подготовка дел к передаче в архив
5. Обязательные формы и листы
6. Этапы архивной обработки
7. Организация хранения
8. Доступ к архивным документам

Что такое документы отдела архива

Документы отдела архива – это совокупность бумажных и (всё чаще) электронных материалов‚ которые подлежат систематическому учёту‚ хранению и использованию в соответствии с установленными правилами. Основная цель их оформления – обеспечить:

• долговременную сохранность информации;
• быстрый и удобный доступ к нужным материалам;
• соответствие требованиям законодательства и отраслевых нормативов.

Ключевые понятия

• Дело архивное – совокупность документов‚ объединённых по теме‚ субъекту или периоду.
• Подшивка – физическое соединение листов в папку или файл.
• Переплет – более надёжный способ закрепления документов (картонный‚ тканевый‚ пластиковый).
• Внутренняя опись – подробный перечень всех документов‚ входящих в дело.

Классификация архивных документов

2.1 По сроку хранения

1. Постоянное хранение – документы‚ сохраняемые без ограничения срока (например‚ учредительные документы‚ акты‚ важные договоры).
2. Временное хранение – документы‚ сохраняемые до 10 лет (корреспонденция‚ служебные записки).
3. Свыше 10 лет – документы‚ которые после 10‑го года могут быть либо переведены в постоянное хранение‚ либо утилизированы в соответствии с нормативами.

2.2 По содержанию

• Документы по личному составу (служебные книжки‚ личные дела сотрудников).
• Документы по объектам (проектная документация‚ технические паспорта).
• Документы по процессам (отчёты‚ протоколы совещаний‚ планы).

Нормативно‑правовая база

Оформление и хранение архивных документов регулируются следующими актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
• Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил организации архивного хранения».
• Отраслевые нормативные документы (например‚ ГОСТы по оформлению дел‚ методические указания Минэкономразвития).

Все формы‚ шаблоны и требования к оформлению указаны в Памятке по упорядочению архивных документов‚ составленной в соответствии с вышеуказанными правилами.

Подготовка дел к передаче в архив

Перед тем как поместить дело в архив‚ необходимо выполнить ряд подготовительных действий.

4.1 Шаг 1 – Определение категории хранения

1. Установите‚ относится ли документ к постоянному‚ временному или «свыше 10 лет» хранению.
2. Проверьте наличие отраслевых требований к сроку хранения конкретного вида документа.

4.2 Шаг 2 – Сбор и сортировка документов

• Разделите материалы по темам и хронологии.
• Исключите дубли и документы‚ подлежащие утилизации (при наличии соответствующего решения).

4.3 Шаг 3 – Оформление листа‑заверителя

Лист‑заверитель – основной документ‚ подтверждающий состав и порядок дел. В него включаются:

• Наименование дела;
• Краткое содержание;
• Срок хранения;
• Ответственное лицо за подготовку;
• Подписи и печати.

4.4 Шаг 4 – Нумерация листов

Каждый лист документа нумеруется последовательно (1‚ 2‚ 3 …). При этом указывается:

• Номер листа;
• Общий номер документа (если в деле несколько документов).

4.5 Шаг 5 – Переплет или подшивка

Выбор способа зависит от объёма и характера документов:

• Подшивка – подходит для небольших дел (до 100 листов).
• Переплет – рекомендуется для крупных и часто используемых дел.

4.6 Шаг 6 – Составление внутренней описи

Внутренняя опись содержит сведения о каждом документе:

Обязательные формы и листы

Для полного оформления дел необходимо использовать следующие типовые документы (все формы утверждены уполномоченным федеральным органом):

• Лист‑заверитель – основной документ‚ описанный выше.
• Внутренняя опись – таблица с перечнем всех материалов.
• Акт приёма‑передачи – фиксирует факт передачи дел в архив.
• Книга учёта входящих и исходящих дел – регистрирует движение документов.
• Форма учёта сроков хранения – позволяет контролировать сроки и планировать утилизацию.

Все формы могут быть оформлены в электронном виде‚ однако при передаче в архив оригиналы (при необходимости) должны быть подписаны печатями организации.

Этапы архивной обработки

6.1 Приёмка

Документы поступают в архивный отдел‚ где проверяется комплектность и соответствие требованиям (наличие листа‑заверителя‚ описи‚ подписи).

6.2 Регистрация

Каждое дело получает уникальный регистрационный номер‚ который фиксируеться в журнале учёта.

6.3 Оформление

На этом этапе осуществляется:

• Переплет или подшивка;
• Нумерация листов (если не была выполнена заранее);
• Маркировка (наклейка с номером дела‚ сроком хранения).

6.4 Хранение

Документы размещаются в специально отведённых архивных шкафах‚ соблюдая правила температурного и влажностного режима (температура +18…+22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %).

6.5 Выдача и использование

Для доступа к документам оформляется запрос‚ который регистрируется в журнале выдачи. После использования дело возвращается в архив и фиксируется в журнале возврата.

Организация хранения

7.1 Физическое хранение

• Шкафы с регулируемыми полками‚ позволяющие разместить как небольшие папки‚ так и крупные переплетные тома.
• Система маркировки: Код подразделения – Год – Номер дела (например‚ HR‑2023‑015).
• Контроль доступа: только уполномоченные сотрудники имеют право открывать шкафы;

7.2 Электронный учёт

Современные архивы используют специализированные программы (например‚ «Электронный архив»‚ «Документооборот 2.0»)‚ которые позволяют:

1. Вести базу данных всех дел;
2. Автоматически рассчитывать сроки утилизации;
3. Генерировать отчёты о состоянии архива.

Доступ к архивным документам

Доступ регулируется внутренними нормативными актами организации и законодательством о защите информации.

8.1 Публичный доступ

Открыт только для документов‚ подпадающих под действие закона «Об информации‚ доступной публично». Требуется оформление запроса в письменной форме.

8.2 Внутренний доступ

• Сотрудники‚ имеющие служебную необходимость‚ могут запросить документы через форму «Запрос на выдачу архива».
• Ответственный архивист проверяет полномочия и регистрирует выдачу.

8.3 Ограниченный доступ

Для конфиденциальных материалов (персональные дела‚ коммерческая тайна) вводятся дополнительные уровни защиты: шифрование‚ отдельные сейф‑шкафы‚ журнал контроля доступа.

Оформление документов отдела архива – это комплексный процесс‚ который включает определение срока хранения‚ систематизацию‚ нумерацию‚ создание листа‑заверителя и внутренней описи‚ а также физическое и электронное оформление дел. Соблюдение всех пунктов‚ описанных в настоящей статье‚ гарантирует:

• Сохранность важной информации на протяжении требуемого срока;
• Соответствие нормативным требованиям;
• Удобный и быстрый доступ к архивным материалам для уполномоченных лиц.

Следуя пошаговому руководству‚ вы сможете подготовить архивные документы без ошибок‚ минимизировать риск утери информации и обеспечить надёжную работу архивного отдела вашей организации.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами и практическими рекомендациями специалистов по архивному делу.