Документы по личному составу представляют собой важнейший источник для изучения истории отдельных людей, семей, профессиональных и общественных групп. Они содержат сведения о приёме на работу, службе, аттестации, наградах, наказаниях и других аспектах жизнедеятельности граждан. Ниже рассмотрены особенности их хранения в государственных и муниципальных архивах России, способы поиска и рекомендации для исследователей.
Что такое документы по личному составу
Под документами по личному составу понимаются:
- Книги учёта личного состава (списочные ведомости, табели);
- Журналы приёма и увольнения;
- Личные дела и личные карточки сотрудников;
- Документы по аттестации, повышению квалификации, награждению;
- Приказы о назначении, переводе, отпуске, дисциплинарных взысканиях;
- Фотографии, автобиографии, переписка (в отдельных фондах).
Государственные архивы
Федеральные архивы
На федеральном уровне документы по личному составу концентрируются в следующих учреждениях:
- Российский государственный архив истории актов (РГИА) – содержит дела государственных служащих, военных и гражданских чиновников до 1917 г.;
- Центральный государственный архив историко‑политических документов Санкт‑Петербурга (ЦГАИПД СПб) – хранит документы партийных органов (КПСС) и связанные с ними личные дела;
- Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО) – специализированный фонд, где сосредоточены дела сотрудников предприятий, учреждений и организаций Свердловской области;
- Архивные фонды Федерального архивного агентства (Росархива) – предоставляют общероссийские перечни и статистику по местонахождению таких документов.
Региональные государственные архивы
В регионах функционируют специализированные отделы и фонды, посвящённые личному составу. Примеры:
- Архивное управление Ленинградской области – в муниципальных архивах отсутствуют документы районных партийных органов за весь период их деятельности (они находятся в ЦГАИПД СПб). Документы по личному составу охватывают период, в основном, после 1944 года (отдельные документы – с конца 1920‑х гг.);
- Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО) – ведётся база данных «Архивный фонд» и «Перечень ликвидированных предприятий, учреждений Свердловской области», где концентрируется информация о документах по личному составу, хранящихся в архивных органах и учреждениях области;
- Областной архив по личному составу (Вологда, ул. Маяковского, д. 30) – содержит приказы и документы по учёту личного состава (книги, списки, журналы, личные дела, личные карточки), материалы по аттестации и т.д.;
- Архивные учреждения других субъектов РФ – аналогичные фонды имеются в архивах Москвы, Санкт‑Петербурга, Краснодарского края и т.д.
Муниципальные архивы
Особенности хранения
Муниципальные архивы обычно хранят документы, связанные с местным самоуправлением и коммунальным хозяйством. Ключевые моменты:
- Отсутствуют документы районных партийных органов (КПСС) – они передаются в центральные историко‑политические архивы;
- Основной массив документов по личному составу относится к послевоенному периоду (с 1944 года), хотя встречаются отдельные дела конца 1920‑х годов;
- В фондах муниципальных архивов часто встречаются фонды личного происхождения (личные документы отдельных лиц, семей, родов). Например, в архивном отделе администрации МО Оренбургский район Оренбургской области хранится 175 фондов постоянного хранения, из которых 23 – фонды личного происхождения.
Примеры муниципальных архивов
- Архив Администрации Екатеринбурга – представлен каталог архивных документов, реализован поиск по электронной базе;
- Муниципальные архивы Ленинградской области – описаны выше;
- Архивные отделы администраций районов и городов – часто ведут перечни личных дел сотрудников муниципальных учреждений (школ, больниц, ЖКХ).
Как искать документы по личному составу
Онлайн‑ресурсы и базы данных
Для эффективного поиска рекомендуется использовать следующие инструменты:
- База данных по местам хранения документов по личному составу (доступна на сайте Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов);
- Электронные каталоги федеральных и региональных архивов (порталы Росархива, РГИА, ЦГАИПД СПб и т.д.);
- Поисковые системы архивов, где можно задавать параметры: фонд, опись, дело, дата;
- Реестры ликвидированных предприятий и учреждений (например, БД ГАДЛССО).
Пошаговая инструкция поиска
- Определить территориальную и хронологическую принадлежность интересующего лица (город, район, годы службы/работы).
- Выбрать соответствующий архив (федеральный, региональный или муниципальный) на основе известной информации о месте работы или службы.
- В электронном каталоге найти фонд, связанный с организацией (например, фонд предприятия, управления, отдела кадров).
- Определить опись и номер дела, содержащего личные документы (личное дело, личная карточка, журнал учёта).
- При необходимости оформить запрос в читальный зал или заказать копию через личный кабинет архива (как, например, в РГИА).
- Получить документы, проверить их содержание и, при нужде, выполнить дальнейшую обработку (транскрипция, анализ).
Практические рекомендации для исследователей
- Начинать поиск с общих справочников и перечней фондов (например, «Перечень фондов государственных архивов РФ»).
- Уточнять nomenclature: в разных архивах могут использоваться разные термины («личное дело», «личная карточка», «карточка учёта»).
- Обращать внимание на ограничения доступа: некоторые документы могут быть закрыты на сроки, установленные законодательством (например, личные данные сотрудников).
- Использовать межархивные запросы: если нужный документ находится в другом регионе, можно оформить запрос через систему межархивного взаимодействия.
- Фиксировать все ссылки на фонды, описи и номера дел – это упростит дальнейшую работу и позволит другим исследователям воспроизвести ваш путь.
- При работе с личными данными соблюдать этические нормы и требования закона о персональных данных.
Документы по личному составу являются незаменимым источником для реконструкции биографий отдельных людей, изучения кадровой политики предприятий и учреждений, а также для genealogical и социологических исследований. Их хранение распределено между федеральными, региональными и муниципальными архивами, каждый из которых имеет свои особенности и доступные инструменты поиска. Знание структуры фондов, умение пользоваться электронными каталогами и базами данных значительно упрощает процесс получения нужной информации. При соблюдении рекомендаций по этике и законодательству исследователь сможет эффективно использовать эти материалы в своих работах.
Информация актуальна на 18:36:38 ().