Документы по личному составу — это важнейшая категория архивных документов‚ которые отражают трудовые правоотношения между компанией и ее сотрудниками. Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ‚ к ним относятся документы‚ фиксирующие прием на работу‚ назначение на должность‚ выплату зарплаты‚ предоставление отпуска‚ перевод‚ увольнение и другие аспекты трудовой деятельности.

В Москве существует развитая инфраструктура архивов‚ обеспечивающая сохранность‚ систематизацию и выдачу справок по документам личного состава. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как устроена архивная система в столице‚ куда сдавать документы при ликвидации организации и как искать информацию о своих родственниках.

Что такое документы по личному составу и каковы сроки их хранения?

Документы по кадровому составу (или по персоналу) формируются в ходе ежедневной работы любой организации. Они являются социальным и юридическим гарантом прав сотрудников. К таким документам относятся:

• Приказы по личному составу (о приеме‚ переводе‚ увольнении);
• Личные карточки сотрудников (форма Т-2);
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• Лицевые счета и ведомости на выплату заработной платы;
• Табели учета рабочего времени;
• Дела по оценке персонала‚ аттестации и повышения квалификации.

Сроки хранения таких документов строго регламентированы законодательством. Большинство документов хранится 50 лет‚ а если они созданы после 2003 года — 75 лет. Важно отметить‚ что сроки хранения исчисляются с 1 января года‚ следующего за годом окончания дела.

Куда сдавать документы при ликвидации организации в Москве?

При ликвидации юридического лица его документы не подлежат уничтожению (за исключением тех‚ чей срок хранения истек и которые прошли экспертизу ценности). Порядок передачи документов зависит от наличия правопреемников:

1. При наличии правопреемника или вышестоящей организации: все документы‚ включая кадровые‚ передаются им.
2. При отсутствии правопреемника: документы по личному составу передаются в специализированные архивы документов по личному составу или государственные архивы.

В Москве созданы специализированные архивы административных округлов‚ действующие на основании Постановления Правительства Москвы от № 81. Эти архивы принимают кадровые документы ликвидируемых предприятий для обеспечения сохранности и защиты социальных прав граждан.

Основные государственные архивы Москвы для сдачи кадровых документов

При ликвидации организации в Москве документы по личному составу чаще всего передаются в следующие учреждения:

• ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» (ЦГА г. Москвы), один из главных архивов столицы‚ принимающий документы от ликвидируемых организаций; Адрес: 115035‚ г. Москва‚ Софийская наб.‚ д. 34 (Справочно-информационный центр).
• Архивы административных округов — созданы для приема документов по личному составу от организаций соответствующих округов.
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) — принимает документы федерального уровня. Расположен в двух зданиях: 119435‚ Москва‚ ул. Большая Пироговская‚ 17 и др.

Как найти информацию о родственниках в архивах Москвы

Поиск информации о трудовой деятельности‚ наградах или службе родственников — частая причина обращения в архивы. Для успешного поиска необходимо знать ФИО родственника‚ его год и место рождения‚ а также место и период работы или службы.

Поиск в гражданских архивах

Для поиска документов родственников‚ работавших в гражданских учреждениях Москвы‚ можно использовать:

• Портал «Архивы России», на сайте доступна база данных по местам хранения документов по личному составу‚ а также база данных рассекреченных дел и документов федеральных архивов.
• Справочно-информационный центр Росархива — помогает определить‚ в каком именно архиве могут находиться нужные вам документы.

Поиск в военных архивах

Если ваш родственник служил в армии или участвовал в боевых действиях‚ поиск следует начинать в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ). Архив был основан в Москве в 1936 году. В 1941 году‚ после начала Великой Отечественной войны‚ архив был эвакуирован в город Бузулук Оренбургской области. С 1992 года учреждение официально называется Центральным архивом Министерства обороны РФ.

В ЦА МО РФ ведется прием и оформление пользователей по семейному архиву по понедельникам и средам каждой недели с 9.00 до 12.00. В эти дни пользователи подают заявку на выявление личных документов своих родственников‚ а именно:

• Записи о службе и наградах;
• Персональный учет безвозвратных потерь офицерского состава за период Великой Отечественной войны;
• Другие документы‚ подтверждающие факт службы.

Запрос в Архив Федеральной службы охраны (ФСО) России

Если родственник служил в подразделениях государственной охраны‚ запрос следует направлять в Архив ФСО России. Это можно сделать двумя способами:

1. По почте: 109012‚ г. Москва‚ Архив ФСО России.
2. Лично: через приёмную ФСО России (г. Москва‚ Ипатьевский переулок‚ д. 9).

Архивы по личному составу в Москве играют ключевую роль в сохранении трудовой истории граждан и защите их социальных прав. Будь то ликвидация компании и необходимость сдачи кадровых дел или поиск информации о предках, знание структуры архивной системы столицы значительно упростит задачу. Используйте официальные порталы‚ такие как «Архивы России»‚ и обращайтесь напрямую в профильные ведомства для получения максимально точной и актуальной информации.