Дата актуализации:

Исторический обзор

Архивные учреждения, хранящие сведения о личном составе (трудовых, служебных, кадровых документах) Москвы, имеют более чем столетнюю историю.
Первоначально в 1917 г. в Москве был создан Московский историко‑революционный архив, который в 1940 г. переименован в
Центральный государственный исторический архив в Москве (ЦГИАМ) согласно постановлению НКВД СССР от 14 мая 1940 г.

В состав ЦГИАМ входили отделы, отвечающие за:

• научно‑справочный и научно‑публикаторский контроль;
• внутреннюю политику;
• личные фонды;
• секретные фонды.

После распада СССР архивные функции были реорганизованы, и в 1990‑х годах образовался Государственный архив города Москвы (ГА г. Москва), который в дальнейшем объединил в себе несколько специализированных подразделений:

• Центральный государственный архив города Москвы;
• Центральный исторический архив Москвы;
• Центральный архив общественно‑политической истории Москвы;
• Главное архивное управление города Москвы.

Структура и подразделения, отвечающие за документы по личному составу

В рамках ГА г. Москва функционируют следующие подразделения, где хранятся кадровые материалы:

1. Отдел кадровых архивов – хранит личные дела работников муниципальных учреждений, полицейских, судов и др.
2. Отдел личных фондов – архивные материалы, принадлежащие известным личностям, а также семейные архивы.
3. Отдел секретных фондов – документы, подпадающие под ограничения доступа (служебные тайны, сведения о спецслужбах).
4. Отдел электронных и мультимедийных документов – сканированные копии, электронные базы данных, фото‑ и видеоматериалы.

Какие документы по личному составу хранятся в архиве?

В архивном фонде Москвы находятся более 75 летних материалов, среди которых:

• Личные дела государственных служащих (служебные книжки, приказы о приёме, переводе, увольнении).
• Трудовые книжки и карточки работников предприятий, заводов, учреждений культуры и образования.
• Военно‑служебные документы (приказы, списки, наградные листы) за период 1917‑1991 гг.
• Документы по мобилизации и призыву в армию (включая годы Великой Отечественной войны).
• Пенсионные дела, справки о стаже, начислениях и выплатах.
• Личные архивы известных москвичей (учёных, художников, деятелей культуры).
• Электронные версии кадровых документов, оцифрованные в рамках проекта «Электронный архив Москвы».

Правовая база, регулирующая доступ к документам

Доступ к архивным материалам регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок формирования, хранения и использования архивных фондов.
• Положение о Государственном архиве Российской Федерации (утверждённое Правительством РФ от ) – устанавливает правила доступа к документам, в т.ч. к персональным данным.
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – ограничивает раскрытие сведений, относящихся к частной жизни граждан.
• Приказ Минкультуры России № 150 от «Об организации работы с документами, содержащими персональные данные».

Согласно этим актам, запросы на просмотр личных дел могут быть удовлетворены только при наличии законных оснований (историческое исследование, генеалогический интерес, судебные или административные нужды).

Как сделать запрос на получение документов?

Процедура получения доступа к документам по личному составу включает несколько этапов:

1. Определение нужного фонда – воспользоваться порталом «Архивы России» или официальным сайтом ГА г. Москва для поиска по ключевым словам (ФИО, название организации, годы).
2. Подготовка письменного запроса – в запросе указываются:
   • ФИО заявителя;
   • Контактные данные (почта, телефон);
   • Точное наименование документа (или диапазон дат, номер дела);
   • Цель исследования;
   • Документы, подтверждающие право доступа (например, справка о родстве, судебное решение).
3. Подача запроса – можно отправить:
   • по электронной почте (info@mosarchive.ru);
   • через форму «Электронный запрос» на сайте архива;
   • лично в приемный пункт (ул. Большая Пироговская, д. 17).
4. Ожидание ответа – в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, архив обязан выдать ответ в течение 30 календарных дней.
5. Получение справки или копий – архив может выдать:
   • архивную справку (подтверждение наличия документа);
   • копию оригинала (в бумажном или электронном виде);
   • доступ к просмотру оригинала в читальном зале.

Электронные ресурсы и базы данных

Для удобства исследователей в последние годы архив активно оцифровывает материалы:

• Электронный каталог «Архивы России» – объединённый поиск по всем федеральным и региональным фондам, включая документы по личному составу.
• Портал «Госархив РФ» (GARF) – предоставляет доступ к отсканированным кадровым документам 1917‑1991 гг.
• Система «Электронный архив Москвы» – позволяет просматривать оцифрованные личные дела муниципальных служащих (только для сотрудников органов власти).
• Генеалогический сервис «Родословная» – использует архивные данные для построения семейных деревьев (доступен по подписке).

Для работы с этими ресурсами требуется регистрация и согласие с условиями использования персональных данных.

Практические советы исследователям

• Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны ФИО, даты, номер дела – тем быстрее архив сможет найти нужный материал.
• Учитывайте сроки хранения. По закону документы, относящиеся к личному составу, хранятся в среднем 75 лет, после чего могут быть уничтожены или переданы в открытый фонд.
• Подготовьте подтверждающие документы. Если вы ищете сведения о предке, приложите свидетельство о рождении, браке или судовое решение о наследстве.
• Обращайтесь в читальный зал. При невозможности получить копию, вы всегда можете ознакомиться с оригиналом в специально оборудованном помещении.
• Следите за обновлениями. Оцифровка архивов – длительный процесс; новые партии документов появляются регулярно (обычно раз в полугодие).

Контактная информация

Государственный архив документов по личному составу Москвы – это уникальный источник, позволяющий исследовать трудовую, военную и социальную историю столицы.
Благодаря сочетанию традиционных бумажных фондов и современных электронных систем, архив предоставляет широкие возможности как профессиональным историкам, так и любителям генеалогии.
Соблюдая правовые нормы и правильно оформляя запросы, каждый желающий может получить доступ к ценным сведениям о прошлом Москвы и её жителей.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на  г.