Документы по личному составу (далее – ДЛС) – это архивные материалы, отражающие трудовые, социальные, пенсионные, медицинские и иные отношения граждан с государственными и муниципальными органами, а также с работодателями. Они являются важным источником информации для восстановления истории личности, подтверждения прав граждан и обеспечения социальных гарантий.

Правовое регулирование

Основу правового регулирования ДЛС составляют:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3, п; 3) – определяет понятие «документы по личному составу», их статус в Архивном фонде РФ и порядок их хранения.
• Приказ ФГАУ «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах» (2018 г.) – описывает методику комплектования, описания, учёта и использования ДЛС.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках (пункт 8) – регламентируют порядок передачи ДЛС при ликвидации государственных органов.

Классификация документов по личному составу

В соответствии с методическими рекомендациями, ДЛС делятся на несколько групп:

1. Трудовые документы – трудовые книжки, договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении, аттестации, сведения о заработной плате.
2. Социальные документы – справки о семейном положении, детях, инвалидности, пенсионные карточки, выписки из пенсионных фондов.
3. Медицинские документы – медкарты, справки о прохождении медосмотров, листы нетрудоспособности.
4. Образовательные и квалификационные документы – аттестаты, дипломы, сертификаты, сведения о повышении квалификации.
5. Документы, связанные с предоставлением государственных и муниципальных услуг – заявления, обращения, акты выполненных работ.

Формирование и комплектование ДЛС

Документы образуются в процессе трудовой и социальной деятельности граждан. При формировании архива ДЛС учитываются следующие принципы:

• Полнота – в архив должны поступать все документы, относящиеся к одному лицу, независимо от их формы (бумажные, электронные).
• Упорядоченность – документы группируются по лицам, а внутри группы – хронологически.
• Оригинальность – в архив вносятся оригиналы или заверенные копии, если оригиналы находятся у работодателя.
• Соблюдение сроков хранения – ДЛС хранятся в течение установленного законом срока (обычно 75 лет), после чего могут быть уничтожены или переданы в публичный доступ.

Хранение и учёт

Для обеспечения сохранности ДЛС применяются следующие меры:

Физическое хранение

• Условия микроклимата (температура + 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Защита от света, пыли, механических повреждений.
• Использование архивных коробок, папок, файлов с маркировкой.

Электронное хранение

• Оцифровка документов в формате PDF/A‑2 или TIFF.
• Хранение в системах электронного архива (ЭА) с резервным копированием.
• Метаданные: ФИО, дата рождения, номер документа, дата создания, срок хранения.

Учёт

Ведение учетных карточек (бумажных и электронных) согласно Методическим рекомендациям ФГАУ. В учетных карточках фиксируются:

• Идентификационный номер архива.
• Персональные данные лица (ФИО, дата рождения, ИНН).
• Перечень и количество документов.
• Дата поступления в архив и срок хранения.

Доступ к документам по личному составу

Доступ к ДЛС регулируется законом о персональных данных и архивном деле. Основные правила:

• Гражданин имеет право на ознакомление со своими документами в любое время.
• Третьи лица (исследователи, родственники) могут получить доступ только с письменного согласия владельца или в порядке, установленном судом.
• Для государственных и муниципальных услуг органы обязаны предоставить копии ДЛС в течение 30 дней с момента обращения.

Передача и ликвидация документов

При реорганизации, ликвидации государственных органов или муниципальных учреждений ДЛС, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в упорядоченном виде в соответствующий государственный или муниципальный архив. Процедура включает:

1. Инвентаризацию и составление акта приёма‑передачи.
2. Проверку полноты комплектования (по списку персонала).
3. Маркировку и транспортировку в архивные помещения.
4. Регистрацию в учетных карточках архива‑получателя.

Использование ДЛС в практике

Документы по личному составу применяются в следующих сферах:

• Подтверждение права на пенсию, социальные выплаты, льготы.
• Судебные разбирательства (трудовые споры, наследственные дела).
• Исследовательская работа (социологические, исторические исследования).
• Оказание государственных и муниципальных услуг (выдача справок, подтверждение стажа).

Оцифровка и открытые данные

В последние годы активно развиваются проекты по оцифровке ДЛС:

• Создание национального реестра «Гарант», где указаны места хранения и статус документов.
• Публикация в открытом доступе документов, срок хранения которых истёк, на портале «Архивы России».
• Внедрение систем электронного документооборота, позволяющих гражданам получать копии ДЛС онлайн.

Проблемы и перспективы

Проблемы

• Недостаточная унификация форматов оцифровки.
• Сложности в идентификации лиц при отсутствии единой персональной базы данных.
• Ограниченный доступ к документам из‑за строгих требований по защите персональных данных.
• Недостаток финансовых ресурсов у некоторых муниципальных архивов.

Перспективы

• Развитие единой национальной информационной системы архивов (ЕИСА).
• Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности электронных копий.
• Расширение публичных онлайн‑каталогов с возможностью запросов через портал Госуслуг.
• Повышение квалификации архивных работников через специализированные курсы и вебинары.

Документы по личному составу играют ключевую роль в системе государственных архивов России. Они обеспечивают:

• Гарантию прав граждан на социальные гарантии и государственные услуги.
• Историческую память о трудовой и социальной истории населения.
• Поддержку правосудия и научных исследований.

Соблюдение нормативных требований, правильное комплектование, надёжное хранение и открытый, но контролируемый доступ к ДЛС позволяют эффективно использовать их потенциал, одновременно защищая персональные данные граждан.

---

Дата публикации: 11 июля 2026 г.