Нижегородский архив (Государственная архивная служба Нижегородской области, Центральный архив Нижегородской области, МКУ‑архив города Нижнего Новгорода) хранит более 4 600 фондов, в которых собраны более 2,07 млн дел, охватывающих период от XV века до начала XXI века. Среди этих фондов особое место занимают документы, относящиеся к личному составу (персональные, кадровые, бухгалтерские и другие материалы, фиксирующие трудовую деятельность, стаж, заработную плату и социальные гарантии граждан).

Что входит в понятие «документы по личному составу»?

Документы по личному составу – это совокупность бумажных и электронных материалов, отражающих:

• приём, перевод, увольнение и отставку работников;
• служебные листы, личные карточки, табели учета рабочего времени;
• документы о заработной плате, надбавках, премиях и удержаниях;
• социальные документы (пособия, пенсии, медицинские листы);
• служебные удостоверения, приказы, справки, аттестационные листы;
• корреспонденцию, связанную с кадровыми вопросами (письма, запросы, акты проверок).

Основные фонды и описи, содержащие документы по личному составу

Ниже перечислены ключевые фонды, в которых находятся постоянные (не подлежащие уничтожению) документы по личному составу. Для каждого фонда указаны условные обозначения, типы документов и примерные даты охвата.

2.1 Фонд Р‑999 «Нижегородский (Горьковский) Совет Осоавиахим»

• Описи: оп. 1‑5
• Содержание: служебные листы, личные карточки работников химического комбината, приказы о повышении квалификации, расчётные листы.
• Период: 1950‑1991 гг.

2.2 Фонд Р‑2289 «Ленинский РК КП РСФСР, г. Нижний Новгород»

• Описи: оп. 1
• Содержание: кадровые дела партийных работников, аттестационные листы, списки членов, сведения о выплатах по партийным пособиям.
• Период: 1920‑1991 гг.

2.3 Фонд Р‑5861 «Коллекция фондов личного происхождения»

• Содержит индивидуальные личные архивы (дневники, личные письма, биографические справки) граждан, участвовавших в общественно‑политической жизни региона.
• Важен при поиске сведений о конкретных лицах, чьи фамилии не указаны в названии фонда.

2.4 Фонд Р‑70 «Кессель А; В. (1925 г.)»

• Документы личного характера: служебные листы, аттестационные листы, справки о стаже.
• Период: 1940‑1975 гг.

2.5 Фонды до 1918 года

Включают материалы судовладельцев, пароходных обществ, волостных правлений и другие документы, где фиксировалась личная информация о работниках, их должностях и заработных платах.

Как оформить запрос и получить доступ к документам

Для получения копий или ознакомления с документами по личному составу необходимо выполнить несколько простых шагов.

1. Определить нужный фонд и опись. На сайте архива (opentextnn.ru) доступны электронные описи, где указаны номер фонда, название описи и крайние даты документов.
2. Подать заявку в читальный зал. Заявка подаётся в электронном виде через форму «Запрос в архив» или лично в читальном зале архива. В заявке указываются:
   • Фонд и номер описи;
   • Конкретные дела (номер листа, фамилия, период);
   • Цель исследования (например, подтверждение стажа для пенсионного обеспечения).
3. Оплатить услуги (если требуется). За копирование, сканирование или выдачу оригиналов может взиматься плата согласно тарифам архива.
4. Получить материалы. После согласования заявки архив выдаёт доступ к оригиналам в читальном зале или предоставляет сканы/копии в электронном виде.

Электронные ресурсы и базы данных

Для ускорения поиска и предварительного ознакомления с материалами рекомендуется пользоваться следующими электронными ресурсами:

• Портал «Архивы России» – www.rusarchives.ru. Здесь размещены электронные описи федеральных и региональных архивов, в т.ч. Нижегородской области.
• База «Рассекреченных дел и документов» – содержит сведения о делах, подлежащих рассекречиванию, в т.ч. кадровые материалы.
• База «По местам хранения документов по личному составу» – специализированный справочник, позволяющий быстро определить, в каком фонде находится интересующий документ.
• Сайт МКУ‑архива города Нижнего Новгорода – реестр фондов, описей дел и справочник по фондам (www.nnovarch.ru).

Примеры типовых документов по личному составу

Практические рекомендации исследователям

• Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны фонд, опись и номер листа, тем быстрее архив сможет подготовить материалы.
• Используйте индексы фамилий. В некоторых фондах (например, Р‑5861) фамилии авторов не указаны в названии фонда, поэтому полезно воспользоваться именным указателем, доступным в электронных описах.
• Обращайте внимание на сроки доступа. Некоторые документы могут быть ограничены в открытии (например, персональные данные, охраняемые законом о персональных данных).
• Сохраняйте копии запросов и подтверждений. Это поможет в случае необходимости повторного обращения.

Документы по личному составу в Нижегородском архиве представляют собой ценный источник информации для:

• историков и социологов, исследующих трудовую историю региона;
• граждан, нуждающихся в подтверждении стажа, расчёте пенсии или иных социальных прав;
• юристов, занимающихся вопросами трудового права и наследования.

Благодаря развитию электронных описей и онлайн‑баз данных процесс поиска нужных материалов стал более удобным и быстрым. Тем не менее, для получения оригинальных документов или их копий всё ещё требуется личное обращение в читальный зал архива и соблюдение установленных процедур.

Если у вас возникли вопросы по конкретному фонду или вы хотите оформить запрос, рекомендуем посетить официальный сайт Государственной архивной службы Нижегородской области или связаться с отделом обслуживания посетителей по телефону, указанному на сайте.