Документы по личному составу (далее – ДЛС) – это архивные документы, отражающие трудовые, социальные и административные отношения между гражданином и органами государственной или муниципальной власти, а также между работником и работодателем. Они имеют социально‑правовое значение, обеспечивая защиту прав граждан и возможность исторического исследования.

Нормативно‑правовая база

Основу регулирования работы с ДЛС составляют следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3, п; 3) – определяет понятие «документы личного происхождения» и устанавливает правила их хранения.
2. Постановление Правительства Свердловской области от 11 февраля 2003 г. № 66‑ПП «О создании филиалов областного государственного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области».
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства:
   • «Комплектование государственных и муниципальных архивов документами личного происхождения»;
   • «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу»;
   • «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ в органах местного самоуправления».
4. Основные правила (п. 4.1. Правил) – сроки хранения ДЛС государственных и муниципальных служащих: 10 лет со дня увольнения.

Что относится к документам по личному составу?

К ДЛС относятся:

• Приказы и распоряжения по личному составу;
• Списки личного состава (ежемесячные, ежегодные);
• Карточки учёта личного состава (при отсутствии отдельной описи дел);
• Трудовые книжки, приказы о приёме, переводе, увольнении, награждении;
• Документы о пенсионных и социальных выплатах;
• Книги учёта выдачи дипломов, аттестатов, удостоверений;
• Личные фонды работников органов местного самоуправления, переданные в архив.

Классификация и систематизация ДЛС

В архивных описях ДЛС систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

1. Приказы (распоряжения) по личному составу;
2. Списки личного состава;
3. Карточки учёта личного состава;
4. Прочие документы (например, справки, акты, листы‑заверители).

Для упрощения поиска в архиве применяется годовой раздел сводной описи дел, где каждая запись имеет уникальный номер и указание на место хранения (коробка, полка, ящик).

Сроки хранения

Порядок передачи документов в муниципальный архив

Процедура передачи ДЛС в архив включает несколько этапов:

1. Подготовка документов к передаче – проверка комплектности, составление перечня и формирование описи.
2. Экспертиза ценности – определение, какие документы подлежат постоянному хранению, а какие могут быть уничтожены.
3. Оформление актов приема‑передачи – подписывается лист‑заверитель и титульный лист дела.
4. Физическое перемещение – размещение в архивных коробках, соответствующих размерам (по рекомендациям ФА).
5. Регистрация в системе учёта – внесение в электронный реестр, присвоение уникального кода.

Для муниципальных образований в качестве примера можно привести порядок, описанный в «Порядке передачи документов по личному составу при ликвидации» (подпункт 3.7.23 Основных правил).

Описание и учёт ДЛС в архиве

Для описания дел по личному составу используются стандартные формы, доступные на сайтах государственных архивов:

• Форма описи дел по личному составу;
• Форма описи дел постоянного срока хранения;
• Внутренняя опись документов дела;
• Образец листа‑заверителя и титульного листа дела.

Все формы заполняются в соответствии с методическими рекомендациями ФА, где указывается:

• Наименование документа;
• Номер и серия (если есть);
• Содержание (краткое описание);
• Срок хранения и основание для его определения.

Использование ДЛС

Документы по личному составу могут быть востребованы:

• Для подтверждения трудового стажа и пенсионных прав;
• В судебных разбирательствах (трудовые споры, наследственные дела);
• Для исторических и социологических исследований;
• При подготовке аналитических отчетов органов местного самоуправления.

Запросы к архиву оформляются в письменной форме, указывая:

1. Цель исследования;
2. Перечень необходимых документов (с указанием периода и номеров дел);
3. Контактные данные заявителя.

Пример оформления описи (фрагмент)

Опись дел по личному составу
№ 12/2026 от 
Приказ № 45/2020 «О приёме на работу Иванова И.И.» – 
Приказ № 78/2022 «О переводе Петрова П.П. в отдел № 3» – 
Список личного состава организации за 2025 г. – 
Карточка учёта личного состава № 1024 – – 
Трудовая книжка Иванова И.И. – – 

Практические рекомендации для муниципальных органов

• Вести электронный реестр ДЛС с привязкой к физическим архивным коробкам.
• Проводить периодический аудит комплектности дел (раз в 3–5 лет).
• Обучать сотрудников архивных подразделений методическим рекомендациям ФА.
• Своевременно передавать убывшие документы в архив, соблюдая сроки хранения.
• Разрабатывать внутренние положения об организации работы с ДЛС, учитывающие региональные особенности.

Документы по личному составу – ключевой элемент архивного фонда муниципального архива. Их правильное комплектование, описание, учёт и хранение обеспечивают:

• Защиту прав граждан;
• Сохранение исторической памяти региона;
• Эффективную работу органов местного самоуправления.

Соблюдение нормативных требований и применение методических рекомендаций позволяют поддерживать высокий уровень качества архивных процессов и гарантировать доступность информации для будущих поколений.

Дата актуализации: