Дата подготовки материала: .

С ростом объёма электронного документооборота вопрос обеспечения долгосрочного хранения электронных документов становится одной из ключевых задач архивного дела. Сохранность подразумевает не только физическую сохранность носителей, но и поддержание достоверности, юридической значимости, целостности и пригодности для использования документов на протяжении установленных сроков (часто 10 лет и более).

Нормативная база

• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 – регламентирует порядок хранения электронных документов, требования к форматам, сохранности, учету и контролю доступа в архивах.
• Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. № 19 – вводит стандарты ответственности за соблюдение требований архивного законодательства, включая штрафы за нарушения правил хранения и обращения с документами.
• Приказ Минтруда от № 578н – определяет структуру хранения электронных кадровых документов и рекомендации по их упаковке в zip‑контейнеры для долговременного архива.
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) – Федеральное архивное агентство.

Сроки хранения электронных документов

Сроки определяются:

1. Внутренними нормативными актами организации (положениями о делопроизводстве, архивном деле).
2. Отрасписоками (например, для бухгалтерской документации – 5 лет, для налоговой – 4 года, для кадровой – 75 лет и т.д.).
3. Особенностями вида документа (оригинал, копия, скан).

Если срок не установлен внутренними регламентами, применяются общие положения законодательства о минимальном сроке хранения (обычно не менее 5 лет для большинства видов документов).

Требования к системам хранения электронных документов (СХЭД)

СХЭД должна обеспечивать:

• Конвертирование и/или миграцию электронных архивных документов вместе с их метаданными.
• Контроль целостности (контрольные суммы, хеш‑функции).
• Поддержание достоверности и юридической значимости (электронная подпись, метки времени).
• Учёт и контроль доступа (журналирование, аутентификация, ролевая модель).
• Возможность использования документов в течение всего установленного срока хранения.

Форматы и метаданные

Для долговременного сохранения рекомендуется использовать:

• Открытые, независимые от производителя форматы (PDF/A, TIFF, JPEG 2000, XML‑based форматы).
• Архивные форматы электронной подписи: CAdES‑A и XAdES‑A (усиленная электронная подпись с меткой времени и данными о подписанте).
• Метаданные, содержащие:
  • Информацию о создателе и дате создания;
  • Результаты проверок целостности;
  • Атрибуты, подтверждающие юридическую значимость;
  • Сведения о версиях и истории изменений.

Технические меры обеспечения сохранности

Миграция и конвертация

Периодическая проверка актуальности форматов и при необходимости миграция данных в новые форматы без потери содержания и метаданных;

Проверка целостности

Регулярное вычисление контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и сравнение с эталонными значениями, записанными в метаданные при ingest‑процессе.

Резервное копирование и географическое распределение

Создание как минимум двух независимых копий (локальная и удалённая) с использованием разных технологических площадок (облачные хранилища, ленточные библиотеки).

Контроль доступа и аудит

Журналирование всех операций чтения, изменения и удаления документов; ролевая модель доступа; двухфакторная аутентификация для администраторов.

Организационные аспекты

• Ответственность: Назначение ответственного лица (архивариуса, руководителя ИТ‑отдела) за соблюдение требований приказов Росархива.
• Учёт: Ведение реестра электронных архивных документов с указанием идентификатора, срока хранения, места расположения копий и статуса проверки целостности.
• Обучение: Периодическое обучение персонала правилам работы с СХЭД, работе с электронными подписями и процедурам восстановления данных.

Практические рекомендации по организации долговременного хранения

1. Формирование пакета для архива:
   • Сканирование бумажных оригиналов (если требуется) и сохранение в формате PDF/A.
   • Для электронных оригиналов – сохранение в исходном формате с одновременным созданием архивной копии в PDF/A.
   • Добавление квалифицированной электронной подписи (УЭП) в формате CAdES‑A или XAdES‑A.
   • Создание zip‑контейнера, соответствующего требованиям Росархива (структура каталогов, файл‑манифест с метаданными).
2. Передача в долговременный архив:
   • Передача zip‑контейнера на носитель СХЭД вместе с описью сдачи.
   • Регистрация в архивной информационной системе (АИС) с указанием срока хранения и ответственного.
3. Мониторинг и аудит:
   • Ежеквартальная проверка целостности файлов (сравнение хешей).
   • Ежегодный тест восстановления из резервной копии.
   • Обзор актуальности форматов каждые 5 лет с планированием миграции при необходимости.

Обеспечение сохранности электронных документов в архивах – комплексная задача, требующая согласованного применения нормативных положений, технических решений и организационных мер. Соблюдение требований приказов Росархива, использование открытых форматов и архивных электронных подписей, а также регулярная проверка целостности и миграция данных позволяют гарантировать, что электронные документы останутся достоверными, юридически значимыми и пригодными для использования на протяжении всего установленного срока хранения.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на .