Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Должность начальника архива (в некоторых организациях называется заведующий архивом) относится к категории руководителей и отвечает за организацию‚ ведение и развитие архивного дела в предприятии‚ учреждении или организации. Ниже представлена подробная характеристика должности‚ основанная на нормативных документах и типовых должностных инструкциях.

Общие положения

Начальник архива относится к категории руководителей.
Назначение на должность и освобождение от неё производится приказом руководителя организации (директора‚ генерального директора).
Подчиняется непосредственно генеральному директору (или другому высшему руководителю‚ указанному в структуре предприятия).
В период отсутствия (отпуск‚ командировка‚ болезнь) его обязанности исполняет заместитель либо лицо‚ назначенное приказом руководителя.

Требования к квалификации

Для занятие:

Образование – высшее профессиональное образование (по делу‚ библиотековедокументов.
.

Требования к образованию и опыту работы

Среднее профессиональное образование или высшее профессиональное образование в области архивного дела‚ библиотечно‑информационной деятельности‚ истории‚ юриспруденции или смежных специальностей.
Стаж работы по делопроизводству и/или архивному делу не менее 2 лет.
Знание:
- Постановлений‚ распоряжений‚ приказов и иных нормативных документов вышестоящих органов‚ касающихся работы архивов;
- Единой государственной системы делопроизводства;
- Порядка оформления документов‚ поступающих в архив‚ и действующей системы их классификации;
- Организационной структуры предприятия‚ основ организации производства‚ труда и управления;
- Трудового законодательства‚ правил внутреннего трудового распорядка и норм охраны труда;
- Основ работы с документами‚ содержащими персональные данные;
- Основ электронного документооборота и систем электронного архива (при наличии таковых в организации).

Должностные обязанности

Начальник архива осуществляет комплексную работу по организации и ведению архивного дела. Основные обязанности включают:

Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии‚ в учреждении или организации.
Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием‚ регистрацию‚ систематизацию‚ хранение и использование документов.
Руководит работой по составлению справочного аппарата‚ облегчающего учет и использование архивных документов.
Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования‚ подготовки и сдачи дел в архив.
Контролирует своевременность поступления в архив документов‚ законченных делопроизводством.
Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов‚ формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы‚ а также составлению актов об уничтожении документов‚ сроки хранения которых истекли.
Осуществляет контроль за состоянием документов‚ своевременностью их восстановления‚ соблюдением в помещениях архива условий‚ необходимых для обеспечения сохранности документов.
Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел‚ выдаче архивных справок на основе данных‚ имеющихся в документах архива.
Составляет установленную отчетность о деятельности архива.
Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Создает и поддерживает в актуальном виде научно‑справочный аппарат (каталоги‚ указатели‚ базы данных).
Управляет процессом подбора и выдачи документов из архива организации.
Осуществляет подготовку и представление по запросу руководства информационно‑аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела.
Участвует в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.
Осуществляет планирование‚ формирование и контроль исполнения бюджета архива и структурных подразделений‚ входящих в его состав.
Оказывает структурным подразделениям помощь в формировании технических заданий‚ проведении переговоров и оценке поступивших предложений от внешних поставщиков услуг‚ связанных с организацией архивного дела и делопроизводства.
Способствует повышению уровня грамотности работников организации в области делопроизводства и архивного дела (проводит инструктажи‚ семинары‚ консультации).
Разрабатывает и поддерживает в актуальном виде номенклатуры дел организации.
Разрабатывает регламенты‚ методические рекомендации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
Осуществляет контрольную функцию за соблюдением структурными подразделениями установленных требований к ведению‚ хранению и использованию документов.
Обеспечивает создание‚ наполнение и поддержание в актуальном виде системы электронного архива (при наличии).
Несет контроль за состоянием документов‚ своевременностью их восстановления‚ соблюдением в помещениях архива условий‚ необходимых для обеспечения сохранности документов.
Подготавливает и предоставляет по требованию руководителя установленную отчетность.
Осуществляет меры по защите информации‚ составляющей персональную‚ коммерческую и служебную тайну.
Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря‚ канцелярских товаров‚ инструктивно‑методической литературы по кругу обязанностей.
Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений‚ оборудования‚ наличие и исправность противопожарных средств.

Права начальника архива

Вносить на рассмотрение руководителя организации и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
Запрашивать лично или по поручению руководителя организации необходимые документы и информацию от руководителей структурных подразделений и специалистов.
Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Вносить предложения на рассмотрение руководителя организации о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных работников‚ нарушающих должностные обязанности‚ а также о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей.
Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей и прав.
Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам организации архивного дела и делопроизводства;

Ответственность

Начальник архива несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей‚ предусмотренных настоящей должностной инструкцией‚ в пределах‚ определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения‚ совершенные в процессе осуществления своей деятельности‚ в пределах‚ определенных действующим административным‚ уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба‚ в пределах‚ определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
За нарушение требований по защите конфиденциальной информации (персональных данных‚ коммерческой и служебной тайны).

Должность начальника архива играет ключевую роль в обеспечении сохранности‚ доступности и эффективного использования документального наследия организации. Компетентный специалист в этой области не только поддерживает порядок в архивном фонде‚ но и способствует повышению эффективности управленческой деятельности‚ обеспечивая руководство актуальной и достоверной информацией для принятия решений.

Соблюдение требований к образованию‚ опыту и знаниям‚ а также четкое выполнение перечисленных обязанностей и прав‚ позволяет начальнику архива успешно выполнять свою миссию и вносить значительный вклад в развитие организации.