Должность начальника отдела ведения архива (часто встречается под наименованием «заведующий архивом», «начальник архивного отдела») является ключевой звеньем в системе документирования любой организации — будь то государственный архив, муниципальное учреждение, коммерческая компания или ведомственное структурное подразделение. Данная статья подробно разбирает правовой статус, квалификационные требования, структуру должностной инструкции и актуальные практики ведения архивного дела на 2025–2026 годы.

Правовой статус и место в штатном расписании

Согласно Единому квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС), раздел «Квалификации сотрудников архивов и работников архивного дела» имеет важную особенность:

«В раздел ЕКС не включены квалификационные характеристики должностей заместителей директора архива, директора (начальника, заведующего) лаборатории и начальников отделов (заведующих отделами) архива, лаборатории. Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются директором архива, директором (начальником, заведующим) лаборатории на основе квалификационных характеристик соответствующих должностей руководителей».

Нормативная база деятельности

Деятельность начальника отдела регулируется иерархией нормативных актов. Ключевые документы на 2026 год:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• Приказ Росархива от № 65 «Об утверждении типовых должностных инструкций для должностей начальников отделов и специалистов федеральных архивов». Несмотря на возраст, документ остается методологической базой для ведомственных и корпоративных инструкций.
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Требований к организации архивного дела в государственных органах, локальном самоуправлении и организациях» (актуальный стандарт организации работы).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения).
• Тарифно-квалификационный справочник (ТКС) по общеотраслевым должностям служащих (М., 1992) — используется как ориентир для определения разряда/категории при отсутствии специфической ЕКС-характеристики.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации: Положение об архиве, Должностная инструкция, Положение о структурном подразделении.

Квалификационные требования (Образец для 2025–2026 гг.)

Поскольку ЕКС не регламентирует эту должность жестко, ниже приведен рекомендуемый профиль кандидата, формируемый на основе типовых характеристик руководителей архивов и требований Приказа Росархива № 100:

Образование и стаж

• Высшее образование: Профиль «Архивоведение», «Документоведение», «История» (с специализацией по архивному делу), «Информационная безопасность» (с курсами по архивистике).
• Допускается: Высшее образование в иной сфере + профессиональная переподготовка по программе «Архивное дело» (не менее 250–500 часов).
• Стаж работы: Не менее 3–5 лет работы в архивных органах/подразделениях, из которых не менее 1–2 лет на руководящей позиции (старший архивариус, заместитель начальника отдела).

Необходимые знания (Must Have)

Основываясь на типовых инструкциях (в т.ч. образцах 2025–2026 гг. с HR-порталов и КонсультантПлюс), начальник отдела обязан знать:

1. Законодательство: Конституция РФ, Трудовой кодекс, ФЗ-125, ФЗ-149 (об информации), ФЗ-152 (персональные данные), ГК РФ (хранение документов), законы субъектов РФ об архивном деле.
2. Нормативная база архивного дела: Приказы Росархива (№ 100, № 65, приказы по формированию фондов, экспертизе ценности, срокам хранения), типовые номенклатуры дел, методические рекомендации.
3. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД): Правила регистрации, исполнения, учета, оформления дел, порядок приема и сдачи документов в архив;
4. Архивные процессы: Теория и практика формирования архивных фондов, экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения, научная описание фондов (инвентаризация, актирование), составление справочно-поисковой аппаратуры (СПА).
5. Хранение и охрана: Требования к помещениям (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность), системах охраны, антибиотической защите, правилам пользования документами (читальные залы, удаленный доступ).
6. Цифровая трансформация: Технологии электронного документооборота (ЭДО), создание электронных архивов (Цифровых архивов), стандарты электронных документов (ПАДЕЖ, PDF/A), цифровая подпись, доверенные третьи стороны, требования ФСБ/ФСТЭК к ИС хранения (если применимо).
7. Управление и кадры: Основы управления качеством (ISO 9001/ISO 30301), трудовое право (для работы с подчиненными), охрана труда, финансово-бюджетное планирование потребностей отдела.

Структура должностной инструкции (Образец 2025–2026)

Должностная инструкция (ДИ) — основной локальный документ, регламентирующий деятельность. Ее разработка обычно ведется совместно: юрист + кадровик + руководитель организации (или директор архива). Утверждается приказом директора (генерального директора).

Обязательные разделы (согласно ст. 57 ТК РФ и Приказу Росархива № 65):

Общие положения

• Категория работника (руководитель структурного подразделения).
• Подчиненность (директору архива / генеральному директору / начальнику управления делопроизводством).
• Порядок назначения/освобождения.
• Список документов, которыми руководствуется (законы, указы, приказы, устав, ЛНА).
• Требования к квалификации (образование, стаж, знания — см. раздел 3).

Должностные обязанности (Ядро инструкции)

Группируются по направлениям деятельности:

Права

Стандартный набор прав руководителя подразделения (с уточнением специфики архива):

• Запрашивать у руководителей структурных подразделений и специалистов документы и информацию, необходимые для выполнения обязанностей (лично или по поручению директора).
• Привлекать специалистов других отделов к решению задач отдела (с согласия их руководителей).
• Вносить предложения по улучшению работы архива, оснащению, внедрению ПО, кадровому составу.
• Требовать от подчиненных исполнения должностных обязанностей, поощрять/наказывать в рамках ТК РФ.
• Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности отдела.
• Повышать квалификацию за счет организации (не реже 1 раза в 3–5 лет).

Ответственность

Начальник отдела несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством РФ (ГК, УК, КоАП, ТК РФ), за:

• Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
• Нарушение правил приема, учета, хранения, описания и выдачи документов (в т.ч. приведшее к порче, утрате, несанкционированному доступу).
• Нарушение сроков сдачи документов в архив, нарушение номенклатуры дел.
• Неисполнение требований по охране труда, пожарной безопасности, режиму секретности/ГТД/перс.данных.
• Плохое качество СПА, приводящее к невозможности поиска документов.
• Нарушение трудовой дисциплины подчиненными (в рамках своих полномочий).

Взаимосвязи (Отношения)

В инструкции рекомендуется зафиксировать взаимодействие с:

• Руководство организации — отчетность, стратегия.
• Структурные подразделения (делопроизводители, секретари) — прием дел, консультации по оформлению.
• Юридический отдел / Служба безопасности / ИБ — правовые режимы доступа, защита информации, экспертиза ценности.
• IT-отдел / Администраторы СЭД — техническая поддержка электронного архива, бэкапы, миграция.
• Кадровая служба / Бухгалтерия — хранение кадровых/бухгалтерских фондов (специфические сроки — 50/75 лет).
• Высшие архивные органы (Росархив, госархивы-кураторы) — при проверках, методической помощи, сдаче фондов в госхранение.

Особенности в разных типах организаций (2026 год)

Государственные / Муниципальные архивы

• Строгое следование Приказу Росархива № 100 и типовым инструкциям Приказа № 65.
• Обязательная аттестация архивариусов (в т.ч. начальника отдела).
• Взаимодействие с госархивом-куратором по вопросам формирования фондов и сдачи документов в госхранение.
• Ведение учета по государственным формам (фундамент, описи строгого образца).

Коммерческие организации / Ведомственные архивы

• Большая гибкость в формировании структуры отдела и ДИ (базируются на ТКС 1992 и ФЗ-125).
• Фокус на электронном архиве и интеграции с 1С, SAP, Directum, DIADOC, СБИС.
• Критично: хранение первичных учетных документов (бухгалтерия) и кадровых документов (50/75 лет) — риски налоговых проверок и судебных споров.
• Часто объединяют функции: «Начальник отдела делопроизводства и архива».

Актуальные тренды и вызовы для 2025–2026 гг.

1. Полный переход на электронное делопроизводство: Начальник отдела должен быть компетентен в вопросах юридической значимости электронных документов (ЭП, ЭДО), долгосрочного хранения ЭД (формат PDF/A, XML, ПАДЕЖ), верификации и миграции данных.
2. Информационная безопасность: Классификация информации (ГТД, КТ, Перс. данные), разграничение доступа в СЭД/Электронном архиве, работа с СЗИ (средствами защиты информации), соответствие требованиям ФСТЭК/ФСБ (если есть ГИС/КИИ).
3. Автоматизация архивных процессов: Внедрение ИИ для автоклассификации документов, распознавания текста (OCR), автоматического формирования описей и номенклатур.
4. Удаленный доступ и облачные архивы: Организация безопасного удаленного доступа архивариусов и пользователей к электронным копиям документов.
5. Кадровый голод: Дефицит квалифицированных архивариусов. Начальник отдела должен уметь обучать «новичков» (юристов, администраторов) основам архивоведения внутри организации.

Чек-лист для HR и Руководителя при вводе в должность

Перед подписанием ДИ и приказом о назначении убедитесь, что:

• [ ] ДИ разработана в 3-х экземплярах (организация, отдел, работник) и согласована юристом/кадровиком.
• [ ] В ДИ отражены специфические риски данной организации (ГТД, перс. данные, специфика отрасли).
• [ ] Работник ознакомлен с ДИ под роспись ДО начала работы (ст. 68 ТК РФ).
• [ ] Проведен вводный инструктаж по охране труда и инструктаж по информационной безопасности (если доступ к защищенной инфо).
• [ ] Назначен ответственный за сохранность архивного фонда (акты приема-передачи при смене руководителя).
• [ ] Обеспечен доступ к нормативной базе (КонсультантПлюс/Гарант/Эталон/СПС) и актуальным приказам Росархива.
• [ ] Планируется повышение квалификации в течение года (если стаж/образование требуют подтяжки).

Должность начальника отдела ведения архива в 2026 году эволюционирует от «хранителя бумаг» к менеджеру информационных активов. Отсутствие жесткой ЕКС-характеристики дает организации свободу в формировании идеального профиля, но накладывает ответственность на руководителя четко прописать ожидания в Должностной инструкции. Ключевые компетенции сегодня — это сочетание глубоких знаний архивоведения (ФЗ-125, Приказ № 100, номенклатуры) с навыками управления электронными архивами, информационной безопасностью и бизнес-процессами организации. Грамотно составленная ДИ, это главный инструмент защиты интересов организации и основание для эффективной работы архивного отдела.

Данная статья подготовлена на основе актуальной на нормативной базы (ФЗ-125, Приказы Росархива № 65, № 100, ТК РФ, ЕКС) и типовых практик HR-документооборота. Перед применением рекомендуется сверяться с последними редакциями законов и локальными актами конкретной организации.