Должность заведующего архивом (иногда называют начальником архивного отдела) является одной из ключевых управленческих позиций в системе
архивного дела муниципального образования. От её профессионализма зависят сохранность, доступность и законность обращения с документами,
которые являются историческим и правовым наследием муниципалитета.
Правовое основание и место в структуре управления
- Согласно Приказу № 338н от 11 апреля 2012 г. «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и иных служащих» (далее – ЕКС), должность заведующего архивом относится к категории руководителей.
- Подчиняется непосредственно руководителю муниципального образования (мэру, главе администрации) либо назначенному им заместителю.
- В случае отсутствия заведующего (командировка, отпуск, болезнь) его полномочия переходят к заместителю. При отсутствии заместителя – к лицу, назначенному приказом руководителя.
Квалификационные характеристики (по ЕКС 2018‑2024)
| Требование | Содержание |
|---|---|
| Образование | Высшее профессиональное (бакалавр/магистр) в области архивоведения, истории, библиотековедения, информационных технологий или смежных дисциплин. |
| Стаж работы | Не менее 3‑х лет в сфере архивного дела, из которых минимум 1 год – на руководящей должности. |
| Профессиональные навыки |
|
| Личные качества | Ответственность, аналитический склад ума, коммуникабельность, внимательность к деталям. |
Основные должностные обязанности
- Организация и руководство работой архивного отдела муниципального образования:
- Разработка и утверждение программ архивного обеспечения.
- Контроль за выполнением планов по приёму, учёту, хранению и использованию архивных документов.
- Обеспечение соблюдения требований по сохранности и защите архивных фондов.
- Контроль за документами, хранящимися в структурных подразделениях администрации:
- Проверка правильности оформления и регистрации входящих и исходящих документов.
- Проведение периодических проверок соблюдения регламентов документооборота.
- Взаимодействие с другими подразделениями:
- Согласование вопросов передачи, выдачи и уничтожения документов.
- Консультирование сотрудников по вопросам архивного законодательства.
- Разработка предложений по совершенствованию работы архива:
- Внесение предложений руководству о внедрении новых технологий (ЭДО, сканирование, электронные архивы).
- Участие в подготовке нормативных актов, регламентирующих архивную деятельность.
- Управление персоналом архивного отдела:
- Подбор, обучение и аттестация архивных работников.
- Постановка задач, оценка выполнения, мотивация.
- Отчетность:
- Подготовка периодических (ежемесячных, квартальных, годовых) отчетов о состоянии архивных фондов.
- Составление аналитических справок о выполнении программ архивного обеспечения.
Права, предоставляемые должностной инструкцией
- Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимые документы и сведения, связанные с архивным делом.
- Вносить предложения руководству муниципального образования по улучшению процессов документооборота и архивного хранения.
- Принимать решения о распределении задач между сотрудниками архива, а также о привлечении внешних экспертов при необходимости.
- Контролировать соблюдение сроков и условий доступа к архивным материалам.
Взаимодействие с другими должностными лицами
Заведующий архивом тесно сотрудничает с:
- Руководителем муниципального образования (мэром, главой администрации) – по стратегическим вопросам архивного обеспечения.
- Главой юридического отдела – по вопросам правовой экспертизы документов.
- Отделом информационных технологий – при внедрении электронных систем хранения.
- Сектором финансов – по вопросам финансирования проектов архивного развития.
- Заместителями заведующего (если таковые имеются) – в случае отсутствия главного.
Примерный образец должностной инструкции (июль 2026)
Общие положения Заведующий архивом относится к категории руководителей. Подчиняется непосредственно руководителю муниципального образования. На время отсутствия его обязанности переходят к заместителю. Должностные обязанности Осуществлять руководство работниками архива. Разрабатывать программы архивного обеспечения. Контролировать правильность оформления и хранения документов. Вносить предложения по совершенствованию работы архива. Подготавливать отчеты о состоянии архивных фондов. Права Запрашивать необходимые документы у структурных подразделений. Вносить предложения руководству. Принимать решения о распределении задач внутри отдела. Ответственность За нарушение сроков и правил хранения документов. За несоблюдение требований законодательства об архивных фондах.
Перспективы карьерного роста
Успешно работая заведующим архивом, специалист может продвигаться по карьерной лестнице:
- Заместитель директора по архивному делу в региональном управлении культуры.
- Директор муниципального архива (если архив оформлен как отдельное учреждение).
- Эксперт‑консультант по архивному законодательству в государственных органах.
Заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования – это профессионал, объединяющий в себе управленческие, аналитические и технические навыки.
Его работа обеспечивает законность, сохранность и доступность документального наследия, а также способствует эффективному функционированию всей муниципальной администрации.
Для успешного исполнения обязанностей необходимо постоянное повышение квалификации, знание современных ИТ‑решений и умение работать в команде.
Дата актуализации: 04:47:17