Данный документ регламентирует порядок выполнения функций, права и ответственность работника, занимающего должность архивариус муниципального архива. Инструкция составлена в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об архивном деле делопроизводства и архив деле в Российской Федерации», профессиональным стандартом «Архивариус» и внутренними нормативными актами муниципального образования.

Общие положения

• Наименование должности: архивариус муниципального архива.
• Подчиняется непосредственно: руководителю муниципального архива (директору, заведующему).
• В подчинении: может иметь под собой младших архивариусов, стажёров, технических работников архива.
• Форма трудового договора: срочный или бессрочный трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
• Режим работы: полный рабочий день, пятидневная рабочая неделя, возможны гибкие графики в зависимости от объёма работ.
• Место работы: помещения муниципального архива (читальный зал, фондовое хранилище, кабинет обработки документов).

Должностные обязанности

Архивариус муниципального архива обязан:

1. Обеспечивать приём, регистрацию и первичную обработку поступающих документов (бумажных, электронных, фото‑ и видеоматериалов).
2. Проводить классификацию, систематизацию и описание архивных фондов в соответствии с действующими нормативными актами и внутренними инструкциями.
3. Осуществлять реставрационные и консервационные мероприятия по сохранности документов (контроль микроклимата, проведение профилактической обработки, участие в реставрации при наличии квалификации).
4. Обеспечивать доступ пользователей к архивным материалам: консультировать по вопросам поиска информации, выдавать документы в читальный зал, оформлять копии и выписки.
5. Вести учёт и контроль за движением документов внутри архива (внутренний документооборот, передача во временное пользование, возврат).
6. Участвовать в формировании и ведении электронного каталога архивных фондов, обеспечивать актуальность метаданных в информационной системе архива.
7. Готовить справки, выписки, bibliographic описания и другие информационные продукты по запросам государственных органов, организаций и граждан.
8. Соблюдать требования конфиденциальности и режима доступа к документам с ограниченным доступом (личные данные, государственная тайна, коммерческая тайна).
9. Участвовать в подготовке и проведении экспозиций, выставок, научных конференций и других публичных мероприятий, посвящённых истории муниципального образования.
10. Своевременно информировать руководство архива о выявленных недостатках в состоянии документов, предлагать меры по их устранению.
11. Соблюдать внутренние нормативные акты архива, трудовую дисциплину и правила охраны труда.
12. Повышать профессиональный уровень: проходить аттестацию, участвовать в семинарах, курсах повышения квалификации, изучать новые технологии работы с документами.

Права работника

Архивариус муниципального архива имеет право:

• Требовать от руководства предоставления необходимых условий для выполнения должностных обязанностей (рабочее место, оборудование, доступ к информационным ресурсам).
• Получать информацию, необходимую для выполнения работы, включая нормативные акты, методические рекомендации и архивные справочники.
• Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с организацией работы архива, предлагать улучшения в технологиях обработки и хранения документов.
• Обращаться с заявлениями и жалобами в случае нарушения трудовых прав, а также в вышестоящие органы (профсоюз, трудовая инспекция).
• Получать оплату труда в соответствии с тарифной сеткой, надбавками и премиями, установленными локальными нормативными актами.
• Использовать отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, больничные листы и другие виды социального обеспечения в соответствии с ТК РФ.
• Проходить профессиональное обучение и переподготовку за счёт работодателя (при наличии соответствующего решения).

Ответственность

Архивариус муниципального архива несё ответственность за:

1. Нарушение требований настоящей инструкции, трудового договора и внутренних нормативных актов архива.
2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей, приведшее к утрате, повреждению или незаконному разглашению архивных документов.
3. Нарушение правил охраны труда и пожарной безопасности, создающее угрозу жизни и здоровью сотрудников или посетителей.
4. Несвоевременное предоставление запрашиваемой информации или выдачу документов с нарушением установленного порядка.
5. Нарушение конфиденциальности данных, содержащихся в документах с ограниченным доступом.
6. Нарушение трудовой дисциплины (опоздания, прогулы, непринятие мер по обеспечению безопасности документов).

Мера ответственности определяется в соответствии с Трудовым кодексом РФ, локальными нормативными актами и может включать замечание, выговор, лишение премии, дисциплинарное взыскание до увольнения, а также материальную ответственность причинённого ущерба.

Квалификационные требования

Для занятия должности архивариуса муниципального архива необходимо:

• Высшее профессиональное образование в области архивного дела, истории, библиотечно‑информационной деятельности или смежных специальностей.
• Знание законодательства РФ в сфере архивного дела (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ «О персональных данных», ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и др.).
• Умение работать с нормативными и справочными материалами, классификаторами (ОКУД, ОКПД2, ОКВЭД и т.д.).
• Навыки обработки и описания документов (создание описей, аннотаций, библиографических записей).
• Знание основ реставрации и консервации бумажных носителей, основ работы с электронными документами и цифровыми архивами.
• Умение пользоваться офисными приложениями, специализированными архивными информационными системами (АИС «Архив», «Электронный архив» и др.);
• Навыки работы с поисковыми системами и базами данных, умение проводить информационный поиск и анализ.
• Коммуникабельность, умение работать в коллективе, клиентоориентированность.
• Ответственность, внимательность, аккуратность при работе с документами.
• Желательно наличие опыта работы в архивных учреждениях не менее 1 года.

Условия труда

Рабочее место архивариуса расположено в помещении муниципального архива, wyposażенном:

• Столами и стульями, соответствующими эргономическим требованиям.
• Стеллажами и шкафами для хранения документов (с соблюдением требований по температуре и влажности).
• Компьютерной техникой (ПК, сканер, принтер, МФУ).
• Доступом к локальной сети и интернету.
• Средствами индивидуальной защиты (перчатки, маски) при работе с пыльными или повреждёнными документами.

Возможны командировки в другие архивные учреждения для обмена опытом, участия в конференциях и проведении совместных проектов.

Взаимодействие с другими подразделениями

Архивариус муниципального архива взаимодействует с:

• Руководством архива – получение заданий, отчётность о выполненной работе.
• Отделом комплектования и учёта – передача поступивших документов, получение указаний по хранению.
• Отделом обслуживания пользователей – консультирование посетителей, выдача документов.
• Отделом реставрации и консервации – согласование мер по сохранности документов.
• IT‑службой – обеспечение работы электронного каталога и архивной информационной системы.
• Юридическим отделом – вопросы конфиденциальности, доступа к документам с ограниченным доступом.
• Образовательными и культурными учреждениями – организация выставок, лекций, совместных исследовательских проектов.

Должностная инструкция архивариуса муниципального архива является основным нормативным документом, определяющим порядок выполнения профессиональных обязанностей, права и ответственность работника. Соблюдение положений настоящей инструкции способствует эффективному функционированию архива, сохранности документального наследия муниципального образования и обеспечению доступа граждан к информации.

Дата актуализации: .