Назначение документа: данная инструкция регламентирует полномочия, функции, права и ответственность архивариуса муниципального архива, обеспечивает соответствие его деятельности требованиям Трудового кодекса РФ, Федерального закона «Об архивном деле» и локальных нормативных актов организации.

Общие положения

1. Наименование организации: Муниципальный архив (указать название муниципального образования).
2. Документ: Должностная инструкция архивариуса (далее – Инструкция).
3. Основание для разработки: Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 119-ФЗ «Об архивном деле», Положение о муниципальном архиве, профессиональный стандарт «Специалист по архивному делу».
4. Утверждена: Ф.И.О. руководителя, должность, дата.
5. Срок действия: с момента подписания до внесения изменений и дополнений.

Цели и задачи архивариуса

• Обеспечение надёжного и систематизированного хранения архивных документов.
• Гарантирование доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством.
• Участие в формировании, пополнении и поддержании архивного фонда.
• Соблюдение требований по охране и консервации документов.

Должностные обязанности

Обязанности архивариуса делятся на три группы: оперативные, организационные и контрольные.

Оперативные обязанности

1. Приём и регистрация поступающих в архив документов (печатные, электронные, аудио‑видео).
2. Проверка комплектности и соответствия документов установленным требованиям (подлинность, отсутствие повреждений).
3. Составление и ведение журнала приёма‑выдачи архивных материалов.
4. Формирование описей (описательных карточек) и их внесение в электронный каталог.
5. Размещение документов в архивных ящиках/коробках согласно классификационной схеме.
6. Осуществление выдачи документов заявителям, оформление актов выдачи.
7. Участие в проведении инвентаризации архивного фонда (периодичность – не реже одного раза в 5 лет).

Организационные обязанности

1. Разработка и поддержание в актуальном состоянии локальных нормативных актов (положения о порядке работы с документами, регламенты доступа).
2. Подготовка и проведение инструктажей новых сотрудников и стажёров.
3. Взаимодействие с другими подразделениями муниципальной администрации (отделы кадров, финансовый отдел, юридический отдел) по вопросам передачи и получения документов.
4. Участие в подготовке отчетов о состоянии архивного фонда (годовой отчёт, статистика поступления‑выдачи).
5. Соблюдение требований по охране труда и пожарной безопасности в архивных помещениях.

Контрольные обязанности

1. Контроль за соблюдением сроков хранения документов в соответствии с нормативными сроками.
2. Проверка состояния консервации документов, своевременное привлечение специалистов по реставрации.
3. Обеспечение сохранности архивных материалов от утраты, порчи, кражи.
4. Ведение учётных регистров (реестр документов, реестр уничтоженных материалов).

Права архивариуса

• Запрашивать у руководства и сотрудников необходимые для выполнения обязанностей документы и сведения.
• Вносить предложения по совершенствованию архивных процессов и нормативных актов.
• Участвовать в профессиональных конференциях, семинарах, повышать квалификацию за счёт организации.
• Получать доступ к внутренним информационным системам архива (ЭДО, электронный каталог).
• Требовать от руководства обеспечения надлежащих условий труда и охраны труда.

Ответственность архивариуса

Ответственность определяется Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами.

1. Административная ответственность: за нарушение порядка приёма‑выдачи документов, несоблюдение сроков хранения, нарушение правил охраны труда.
2. Дисциплинарная ответственность: за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение конфиденциальной информации.
3. Уголовная ответственность: в случае умышленного уничтожения, хищения или подделки архивных документов.

Взаимодействие с другими подразделениями

Порядок оформления и хранения документов

Приём документов

1. Проверка сопроводительных писем и актов передачи.
2. Регистрация в журнале приёма‑выдачи (номер, дата, наименование, количество).
3. Присвоение уникального архивного номера в соответствии с классификационной схемой.
4. Создание электронного описания (метаданные) и внесение в базу данных.

Хранение

• Размещение в специально оборудованных архивных помещениях (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Использование архивных ящиков, коробок, папок, соответствующих ГОСТ 7.0‑2003.
• Обеспечение доступа только уполномоченным лицам (использование системы контроля доступа).

Выдача и возврат

1. Получение письменного запроса от заявителя.
2. Проверка прав доступа и наличия документа в архиве.
3. Оформление акта выдачи (подписи заявителя и архивариуса).
4. Внесение записи о выдаче в журнал и в электронный журнал.
5. При возврате – проверка целостности, оформление акта возврата, обновление статуса в системе.

Охрана и консервация архивных материалов

Для сохранения долговечности документов архивариус обязан:

• Проводить регулярный осмотр состояния документов (не реже одного раза в 6 месяцев).
• Обеспечивать своевременную консервацию (проветривание, удаление плесени, защита от световых лучей).
• Вести реестр консервационных работ и привлекать специализированные организации при необходимости.

Порядок проведения инвентаризации

1. Подготовка перечня архивных единиц, подлежащих проверке.
2. Сопоставление фактического наличия с данными электронного каталога.
3. Фиксация отклонений (утрата, повреждение) в акте инвентаризации.
4. Разработка плана мероприятий по устранению выявленных недостатков.
5. Сдача актов инвентаризации руководителю архива.

Профессиональное развитие

Архивариус обязан поддерживать и повышать свою квалификацию:

• Участвовать в ежегодных курсах повышения квалификации по архивному делу.
• Сдавать профессиональные экзамены, подтверждающие соответствие профессиональному стандарту.
• Вести личный план развития, согласованный с руководителем.

Приложения

• Приложение 1 – Журнал приёма‑выдачи документов (образец).
• Приложение 2 – Шаблон акта выдачи/возврата.
• Приложение 3 – Классификационная схема архивного фонда муниципального архива.
• Приложение 4 – План консервационных мероприятий.