В современных организациях архив – это не просто хранилище бумаг, а важный элемент системы документооборота, обеспечивающий сохранность, доступность и юридическую силу информации. Начальник архива (заведующий отделом архива) играет ключевую роль в организации архивного дела, контролирует работу сотрудников, разрабатывает нормативные документы и отвечает за соблюдение требований законодательства.

Правовое основание должности

Деятельность начальника архива регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 120-ФЗ);
• Внутренними нормативными документами организации (должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, регламенты работы с документами).

В соответствии с этими актами начальник архива несёт ответственность за:

• соблюдение требований к хранению и учёту документов;
• обеспечение доступа к архивным материалам в рамках установленного порядка;
• соблюдение правил охраны труда, пожарной безопасности и режима охраны архива.

Основные функции и обязанности

Организационно-управленческие функции

1. Руководит производственной и административно‑хозяйственной деятельностью отдела архива.
2. Разрабатывает программы развития архива, планы работы и бюджеты.
3. Устанавливает служебные обязанности для подчинённых работников, распределяет задачи.
4. Контролирует соблюдение работниками отдела правил работы с документами, трудовой дисциплины и требований по охране труда.

Документооборот и архивирование

5. Организует и ведёт архивное дело в организации: регистрацию, учёт, систематизацию, хранение и использование документов.
6. Разрабатывает и внедряет нормативные документы (приказы, регламенты), регламентирующие деятельность архива.
7. Контролирует процесс приёма, классификации и описания архивных материалов.
8. Обеспечивает сохранность документов и материальных ценностей, отвечает за их физическую и электронную защиту;

Взаимодействие с другими подразделениями

9. Запрашивает у руководителей и специалистов предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей (по личному запросу или по поручению генерального директора).
10. Привлекает к решению задач специалистов других отделов (юристов, IT‑специалистов, бухгалтеров).
11. Представляет интересы организации в государственных и внешних структурах по вопросам архивного дела.

Контроль и отчётность

• Проводит внутренний аудит архивных процессов, готовит отчёты о состоянии архива для руководства.
• Подписывает документы в пределах своей компетенции.
• Участвует в подготовке и проведении проверок со стороны надзорных органов.

Права начальника архива

В соответствии с должностной инструкцией, начальник архива имеет право:

• Устанавливать служебные обязанности и графики работы подчинённых.
• Запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые документы и информацию.
• Вносить предложения по улучшению деятельности архива и участвовать в их реализации.
• Представлять интересы организации в установленном порядке (в т.ч. в судах, государственных органах).
• Подписывать документы в пределах своей компетенции.

Требования к квалификации

Образование

• Высшее образование в области архивоведения, библиотековедения, истории, права или информационных технологий.
• Дополнительные профессиональные курсы: «Управление архивным делом», «Электронный документооборот», «Охрана культурного наследия».

Профессиональные навыки

• Знание нормативно‑правовой базы в сфере архивного дела.
• Опыт работы с системами электронного документооборота (EDMS) и базами данных.
• Навыки управления персоналом, планирования и контроля.
• Умение работать с конфиденциальной информацией и соблюдать требования информационной безопасности.
• Знание принципов охраны труда и пожарной безопасности.

Личностные качества

• Внимательность к деталям и высокая степень ответственности.
• Организаторские способности и умение работать в условиях многозадачности.
• Коммуникабельность и умение вести переговоры.
• Стремление к постоянному профессиональному развитию.

Тарифно‑квалификационные характеристики

Согласно Единому квалификационному справочнику должностей (ЕКС) -024, должность «Начальник отдела (заведующий отделом) архива» относится к категории руководителей среднего звена. Тарифная ставка и разряд определяются:

• Уровнем квалификации (знание нормативных актов, опыт работы).
• Объёмом ответственности (численность подчинённого персонала, объём архивных фондов).
• Сложностью выполняемых задач (внедрение автоматизированных систем, участие в проектах по цифровой трансформации).

Замещение и временное исполнение обязанностей

В случае отсутствия начальника архива (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности исполняет:

• Назначенный директором организации заместитель или лицо, определённое в установленном порядке.
• Такой сотрудник приобретает все права и обязанности, а также несёт ответственность за их исполнение.

Карьерный путь и перспективы

Начальник архива может развиваться в нескольких направлениях:

1. Повышение квалификации: участие в специализированных конференциях, получение сертификатов в области цифрового архивирования.
2. Перевод в более крупные организации: государственные учреждения, крупные корпорации, международные организации.
3. Переход на управленческие позиции: директор по управлению документами, руководитель отдела информационного обеспечения.
4. Экспертная деятельность: консультант по организации архивного дела, преподаватель в вузах.

Пример типовой должностной инструкции

Общие положения
Начальник архива (заведующий отделом архива) относится к категории руководителей среднего звена.
Подчиняется непосредственно директору организации.

Должностные обязанности
Организовать и вести архивное дело.
Разрабатывать программы развития архива.
Устанавливать служебные обязанности подчинённым.
Запрашивать документы у руководителей подразделений.
Контролировать соблюдение правил охраны труда и пожарной безопасности.
Подписывать документы в пределах своей компетенции.
Представлять интересы организации в установленных случаях.

Права
Запрашивать необходимые документы и информацию.
Вносить предложения по улучшению работы архива.
Устанавливать графики и распределять задачи.

Ответственность
За нарушение требований к хранению документов.
За несоблюдение трудовой дисциплины подчинённых.
За нарушение правил охраны труда и пожарной безопасности;

Должность начальника архива сочетает в себе управленческие, аналитические и технические задачи. От её выполнения зависит не только сохранность исторических и юридически значимых документов, но и эффективность работы всей организации. При правильном подходе к подбору квалифицированного специалиста и обеспечению его профессионального роста архив становится стратегическим ресурсом, способствующим развитию бизнеса и соблюдению правовых требований.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.