Должностная инструкция (ДИ) начальника архива, это ключевой локальный нормативный акт, регламентирующий полномочия, задачи, права и зоны ответственности руководителя архивного подразделения. Грамотно составленный документ обеспечивает законность архивного дела, сохранность документооборота и защищает интересы как организации, так и самого сотрудника. В данной статье подробно разбираются структура, обязательные разделы, квалификационные требования и нюансы оформления ДИ в актуальных реалиях 2026 года.

Нормативно-правовая база

Разработка должностной инструкции должна опираться на иерархию нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 57 (содержание трудового договора), ст. 60 (трудовая функция), ст. 189-191 (защита труда специалистов).
• Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении типовых должностных инструкций работников архивов государственных органов» (методическая рекомендация для всех типов организаций).
• Профессиональные стандарты (например, Профстандарт «Архивариус» или «Руководитель архивного подразделения», утвержденные Минтрудом России).
• Устав организации, Положение об архиве, Положение о делопроизводстве.
• Приказы и распоряжения руководителя организации.

Структура должностной инструкции

Согласно общепринятым стандартам (ГОСТ Р 7.0.97-2016, рекомендации Росархива), ДИ состоит из пяти основных разделов:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность
5. Отношения (Взаимосвязи)

Допускается включение дополнительных разделов: «Квалификационные требования», «Условия труда», «Порядок оценки результатов работы».

Детальное наполнение разделов

Общие положения

Этот раздел определяет статус сотрудника и порядок назначения.

• Подчинение: Начальник архива подчиняется непосредственно руководителю организации (директору, генеральному директору) или его заместителю, курирующему архивным делом/делопроизводством.
• Назначение/освобождение: Приказом руководителя организации на основании трудового договора.
• Замещение: В случае отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) обязанности выполняет лицо, определенное приказом руководителя, обладающее соответствующей квалификацией.
• Квалификационные требования (обязательный блок):
  • Образование: Высшее профессиональное образование по направлению «Историко-архивоведение» (код 46.03.01) или профильное гуманитарное/юридическое/техническое высшее образование + профессиональная переподготовка по архивному делу (не менее 250 часов).
  • Стаж: Опыт работы в архивном деле или делопроизводстве не менее 3 лет (для руководителей крупных архивов — 5 лет), из них в управленческих позициях, не менее 1 года.
  • Знания: Законов РФ об архивном деле, защите гостайны/персданных, ГОСТов/РД по архивному делу, основ делопроизводства, ЭДО, методологии формирования фондов, экспертизы документов, пожарной безопасности и охраны труда.
  • Навыки: Работа с АИС архива (1С:Архив, АИС «Архивариус», «ДоксВижн» и др.), составление описей, номенклатур, акта экспертизы, управления цифровыми архивами.

Должностные обязанности (Функционал)

Это самый объемный раздел. Обязанности группируются по направлениям деятельности:

А. Организационно-управленческая деятельность

• Организация работы архива, планирование его деятельности (планы-графики формирования фондов, описи, цифровизация, обеспечение сохранности).
• Разработка и внедрение локальных нормативных актов: Положения об архиве, инструкций по ведению делопроизводства, правил пользования архивом, графиков сроков хранения.
• Руководство подчиненными (архивариусами, техническими работниками): распределение задач, контроль исполнения, проведение аттестаций, организация повышения квалификации.
• Подготовка и согласование бюджета архива (закупка оборудования, расходников, ПО, ремонт помещений).

Б. Формирование и учет архивного фонда

• Организация приема документов от структурных подразделений организации по актам приема-передачи (форма № 0404063 / собственная форма).
• Руководство экспертизой документов по срокам хранения и ценности (создание экспертной комиссии, утверждение актов экспертизы).
• Организация научной обработки фондов: систематизация, описание (составление описей, указателей), учет единиц хранения (ЕХ) в АИС и бумажных журналах.
• Формирование Номенклатуры дел организации и ее ежегодное обновление/утверждение.

В. Обеспечение сохранности и доступа

• Контроль за соблюдением режима хранения (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность, антибиологическая защита).
• Организация системы доступа к документам: учет выдачи ЕХ во временное пользование (форма № 0404064), контроль сроков возврата.
• Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий заинтересованным лицам (внутренним и внешним) в установленном законом порядке.
• Организация работы читального зала (при наличии), консультирование пользователей.

Г. Цифровое архивирование и ЭДО

• Внедрение и сопровождение электронного документооборота (ЭДО) и систем электронного архива (СЭА).
• Организация сканирования (цифровизации) документов, верификации электронных копий, обеспечения их правовой значимости (ЭП, временные метки).
• Управление жизненным циклом электронных документов: миграция форматов, контроль целостности (хеш-суммы), долгосрочное хранение.

Д. Отчетность и взаимодействие

• Составление установленной отчетности: ежегодный отчет о состоянии архивного дела в организации (для Росархива/областных архивов), отчеты по форме № 1-арх (при необходимости).
• Взаимодействие с вышестоящими архивами, территориальными органами Росархива, аудиторами, инспекциями труда.
• Подготовка материалов для проверок (плановых и внеплановых).

Права

Начальник архива имеет право:

• Требовать от структурных подразделений соблюдения правил делопроизводства, сроков сдачи дел в архив, качества оформления дел.
• Приостанавливать уничтожение документов при выявлении нарушений при экспертизе.
• Запрашивать и получать от руководителей подразделений информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей.
• Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию архивного дела, материально-технической базы, штатного расписания, поощрению/наказанию подчиненных.
• Подписывать в пределах своей компетенции исходящие документы, акты экспертизы, описи, служебные записки.
• Ознакомиться с проектами решений руководства, касающимися работы архива.
• На профессиональное обучение и повышение квалификации не реже 1 раза в 3-5 лет за счет организации.

Ответственность

Начальник архива несет ответственность за:

• Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (ст. 192 ТК РФ — дисциплинарная: замечание, выговор, увольнение).
• Нарушение законодательства об архивном деле (КоАП РФ ст. 13.20 — штрафы на должностных лиц до 5000 руб., на юрлиц до 50 000 руб.; УК РФ ст. 226 — умышленное уничтожение/повреждение документов).
• Потерю, порчу, несанкционированный доступ к документам (в т.ч. гостайне, персданным — ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, 272, 273 УК РФ).
• Несвоевременное представление отчетности.
• Нарушение правил охраны труда, пожарной безопасности в архивных помещениях.
• Материальный ущерб, причиненный организации (в пределах и порядке, установленном ТК РФ и ГК РФ).

Отношения (Взаимосвязи)

Порядок утверждения и вступления в силу

1. Разработка: Проект готовит начальник архива (или HR/юрист по его техническому заданию).
2. Согласование: Проект согласовывается с юристом, службой делопроизводства, службой безопасности, профсоюзом (при наличии), заместителем руководителя.
3. Утверждение: Приказом (распоряжением) руководителя организации. На титульном листе ставится подпись руководителя с указанием даты.
4. Ознакомление: Сотрудник ознакомляется с ДИ под роспись на экземпляре приказа или в специальном журнале ознакомления (листе ознакомления) до вступления в должность (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).
5. Хранение: Один экземпляр — в личном деле, второй, у сотрудника (при необходимости), третий — в архиве/HR-отделе.

Типовые ошибки при составлении ДИ

• Копирование типовых инструкций без адаптации под специфику организации (отсутствие отсылки к внутренним регламентам, АИС, структуре подразделений).
• Отсутствие разделения функций между начальником архива, архивариусом и делопроизводителем (в малых организациях это часто совмещается, но в ДИ должны быть четкие границы).
• Игнорирование ЭДО и цифровых архивов — в 2026 г. обязанности по управлению электронными документами обязательны.
• Ссылки на устаревшие нормативные акты (старые ГОСТы, отмененные приказы Росархива).
• Формулировки «общего характера» без конкретных показателей (KPI): не «организует работу», а «обеспечивает приемку не менее 95% дел в установленные сроки», «поддерживает актуальность Номенклатуры дел с ежеквартальным обновлением».
• Отсутствие пункта о взаимодействии с ИБ/СБ при работе с конфиденциальной информацией.

<div style="text-align:center; margin-bottom:20px;">
 <p><b>УТВЕРЖДАЮ</b></p>
 <p>Директор ООО «Ромашка»<br>
 _______________ /Иванов И.И;/<br>
 «___» _____________ 202_ г.</p>
</div>

<div style="text-align:center; border:2px solid #000; padding:10px; margin-bottom:20px;">
 <h2 style="margin:0;">ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ</h2>
 <h3 style="margin:5px 0;">НАЧАЛЬНИКА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ</h3>
</div>

<table style="width:100%; border-collapse:collapse;">
 <tr>
 <td style="width:30%; vertical-align:top;"><b>Наименование организации:</b></td>
 <td style="border-bottom:1px solid #000;">ООО «Ромашка»</td>
 </tr>
 <tr>
 <td><b>Подразделение:</b></td>
 <td style="border-bottom:1px solid #000;">Архив (Отдел архивного дела)</td>
 </tr>
 <tr>
 <td><b>Должность:</b></td>
 <td style="border-bottom:1px solid #000;">Начальник архива</td>
 </tr>
 <tr>
 <td><b>Категория работника:</b></td>
 <td style="border-bottom:1px solid #000;">Специалисты (руководители структурных подразделений)</td>
 </tr>
</table>

<p style="margin-top:20px;"><b>Разработал:</b> Начальник архива Петров П.П. /____________/ «___» _______ 202_ г.</p>
<p><b>Согласовано:</b> Юридический советник Сидоров С.С. /____________/ «___» _______ 202_ г.</p>
<p><b>Ознакомлен(а) под роспись:</b> _______________________ /____________/ «___» _______ 202_ г.</p>

Должностная инструкция начальника архива, это не просто формальность для трудовой инспекции, а рабочий инструмент управления архивным фондом. В условиях перехода на безбумажные технологии и ужесточения требований к защите персональных данных (152-ФЗ) и гостайне, документ должен быть «живым»: пересматриваться при изменении законодательства, структуры организации, внедрении новых ИС или смене руководителя. Инвестиция времени в качественную проработку ДИ окупается снижением рисков штрафов, потери документов и трудовых споров.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (на ), типовых инструкций Росархива (Приказ № 76), Профессиональных стандартов и судебной практики. Данная информация носит рекомендательный характер; Для правовой значимости документ должен быть адаптирован под локальные акты конкретной организации и согласован с юристом.