Начальник архива – это ключевая фигура в системе документооборота любой организации, отвечающая за организацию, хранение, учёт и обеспечение доступа к архивным документам к архивным материалам. В статье подробно рассмотрены его функции, требования к квалификации, порядок замещения и взаимодействие с другими подразделениями.

Общее понятие и место в организационной структуре

Начальник архива относится к руководящим должностям архивной службы и, как правило, подчиняется непосредственно генеральному директору или руководителю подразделения, отвечающего за административное обеспечение. В некоторых организациях должность может называться заведующий архивом или руководитель архивного отдела, но суть функций остаётся одинаковой.

Код производной должности

Согласно внутренней классификации должностей, код производной должности для начальника архива обычно обозначается как 04 – Главный (в зависимости от принятой в организации шкалы: 01 – Вице, 02 – Первый заместитель руководителя, 03 – Заместитель, 04 – Главный, 05 – Ведущий и т.д.).

Основные должностные обязанности

Перечень обязанностей формируется на основе нормативно‑правовых актов РФ (ФЗ «О архивном деле в Российской Федерации», приказы Минкультуры, локальные нормативные акты организации) и типовых должностных инструкций. Ниже приведены типовые функции, которые выполняет начальник архива:

1. Руководство работой архива (архивного отдела) – планирование, организация и контроль выполнения всех процессов, связанных с приёмом, обработкой, хранением и выдачей документов.
2. Разработка и внедрение методических документов – создание инструкций, положений, рекомендаций по ведению архивного дела, их последующее внедрение в практику работы подразделения.
3. Ведение основных учётных документов – журналы прихода и расхода документов, описи, реестры, карточки учёта, электронные базы данных.
4. Обеспечение сохранности документов – организация условий хранения (температурно‑влажностный режим, защита от света, пожаров, насекомых), контроль за соблюдением правил обращения с документами.
5. Рациональное размещение архивных фондов – оптимизация использования площадей, внедрение систем стеллажей, контейнеров, маркировки.
6. Координация работы специалистов – распределение задач между архивариусами, реставраторами, каталогизаторами, контроль качества их выполнения.
7. Взаимодействие с руководителями структурных подразделений – запрос необходимых документов и информации, предоставление выписок и справок по запросам.
8. Установление служебных обязанностей подчинённых – составление должностных инструкций, распределение функций, контроль исполнения.
9. Обеспечение законности и конфиденциальности – соблюдение требований законодательства о защите персональных данных, государственной тайне, авторском праве.
10. Подготовка отчётности – ежегодные и квартальные отчёты о состоянии архивного фонда, выполненных работах, планируемых мероприятиях.
11. Замещение руководителя в период его отсутствия – при отпуске, болезни или иных обстоятельствах исполняет обязанности начальника архива назначенный заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него функций.

Требования к квалификации и опыту работы

• Образование: высшее профессиональное – историческое, архивное, библиотечное, юридическое или смежное направление; желательно наличие диплома о профессиональной переподготовке по архивному делу.
• Опыт работы: от 3 лет в архивной сфере, из них не менее 1 года на руководящей позиции (заведующий, старший архивариус).
• Знания:
  • нормативно‑правовая база архивного дела (ФЗ № 125‑ФЗ, приказы Минкультуры, региональные акты);
  • основы документоведения и архивоведения;
  • методы электронного архивирования и работы с СЭД (система электронного документооборота);
  • основы охраны труда и пожарной безопасности в архивных помещениях;
  • принципы управления персоналом и организации труда.
• Навыки:
  • управление проектами и процессами;
  • аналитическое мышление и умение работать с большими объёмами информации;
  • навыки ведения переговоров и взаимодействия с различными подразделениями;
  • владение офисными приложениями и специализированными архивными программами (например, «Архив», «Электронный архив», «1С:Архив»).
• Личные качества: ответственность, внимательность к деталям, коммуникабельность, способность к обучению и саморазвитию.

Порядок замещения и замещение отсутствующего руководителя

В соответствии с пунктом 1.6 типовых должностных инструкций:

В период отсутствия начальника архива (отпуск, болезнь, командировка и др.) его обязанности исполняет заместитель, назначенный в установленном порядке. Данный работник приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Заместитель обычно назначается приказом генерального директора или руководителя подразделения, после чего издаётся отдельный приказ о возложении обязанностей. Заместитель обязан:

1. Ознакомиться с текущим состоянием архивного фонда и текущими задачами;
2. Обеспечить непрерывность работы архива (приём, выдача, учёт документов);
3. Своевременно информировать вышестоящее руководство о возникающих проблемах;
4. По возвращении начальника архива передать все дела и отчёты.

Взаимодействие с другими подразделениями

Начальник архива тесно взаимодействует со следующими службами:

• Бухгалтерией и финансовым отделом – для предоставления документов, необходимых для аудита и налоговой отчётности;
• Юридическим отделом – при запросах по судебным делам, проверкам контрактов, защите интеллектуальной собственности;
• Отделом кадров – для обеспечения доступа к личным делам сотрудников, трудовым книжкам и другим кадровым документам;
• ИТ‑службой – при внедрении электронных архивов, обеспечении информационной безопасности и резервного копирования;
• Охраной труда и службой безопасности – при соблюдении требований к хранению документов (пожарная безопасность, контроль доступа).

Нормативно‑правовая база

Деятельность начальника архива регулируется следующими актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказы Министерства культуры РФ № 541 от «Об утверждении Типового положения о государственном архиве» и др.;
3. Внутренние нормативные документы организации: Положение об архивном отделе, Должностная инструкция начальника архива, Инструкция по работе с электронным архивом;
4. ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Система стандартов по информационному, библиотечному, издательскому и полиграфическому делу. Архивное дело. Общие положения»;
5. Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (при работе с личными делами сотрудников).

Перспективы развития и вызовы профессии

С учётом цифровой трансформации многие организации переходят к электронному архивированию. Это ставит перед начальником архива новые задачи:

• Внедрение и администрирование систем электронного документооборота (СЭД) и корпоративных архивов;
• Обеспечение долгосрочной доступности цифровых документов (миграция форматов, контроль целостности);
• Обучение персонала работе с электронными ресурсами;
• Соблюдение требований к информационной безопасности (шифрование, контроль доступа, журналы событий).

Одновременно сохраняется необходимость работы с бумажными носителями, особенно в части исторически значимых документов, требующих особого режима хранения и реставрации.

Должность «Начальник архива» представляет собой сочетание управленческих, методических и технических компетенций. Успешное выполнение её функций напрямую влияет на эффективность документооборота организации, соблюдение законодательных требований и сохранение корпоративной памяти. При правильной организации работы архива и квалифицированном руководстве он становится надёжным опорным пунктом для всех подразделений, обеспечивая доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений, юридической защиты и исторического наследия предприятия.

---

Статья подготовлена на основе publicly available информации и типовых должностных инструкций, актуальных на .