Должностная инструкция (ДИ) – это нормативный документ, который фиксирует права, обязанности, ответственность и квалификационные требования к сотруднику. Для позиции начальника отдела делопроизводства и архива инструкция помогает:
- распределить функции внутри организации;
- обеспечить единообразие выполнения делопроизводственных процессов;
- защитить интересы работодателя и работника;
- сформировать основу для оценки эффективности работы.
Общие положения
- Наименование должности: начальник отдела делопроизводства и архива.
- Подразделение: отдел делопроизводства и архива (может входить в структуру административно‑управленческого персонала – АУП).
- Нормативно‑правовая база: Трудовой кодекс РФ, статья 21 и 68 ТК РФ, локальные нормативные акты организации, профессиональные стандарты.
- Подчинённость: непосредственно подчиняется директору (или заместителю директора) организации.
- Взаимодействие с другими подразделениями: бухгалтерия, кадровая служба, юридический отдел, IT‑служба, службы охраны труда и др.
Должностные обязанности
Обязанности начальника отдела делопроизводства и архива делятся на несколько блоков.
Организация делопроизводства
- Разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии регламенты документооборота.
- Обеспечивать своевременный приём, регистрацию, распределение и хранение входящей и исходящей корреспонденции.
- Контролировать соблюдение сроков исполнения документов, их подписи и направления.
- Вести журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
- Обеспечивать электронный документооборот (при наличии).
Управление архивом
- Разрабатывать и внедрять архивные регламенты (порядок формирования, хранения, перемещения, уничтожения документов).
- Организовать систематизацию, классификацию и индексацию архивных материалов.
- Обеспечивать сохранность архивных документов (контроль условий хранения, защита от утраты и порчи).
- Проводить инвентаризацию архивных фондов не реже одного раза в год.
- Осуществлять выдачу архивных документов сотрудникам и контролировать их возврат.
Руководство персоналом отдела
- Планировать и распределять рабочее время сотрудников отдела.
- Проводить вводный инструктаж и периодическое обучение персонала.
- Оценивать эффективность работы подчинённых, формировать рекомендации по повышению квалификации.
Внутренний контроль и отчётность
- Проводить внутренний контроль соблюдения регламентов делопроизводства и архивного дела.
- Подготавливать ежемесячные и квартальные отчёты о работе отдела (количественные показатели, нарушения, предложения по оптимизации).
- Участвовать в проведении аудитов (внутренних и внешних).
Взаимодействие с внешними органами
- Обеспечивать предоставление документов в контролирующие органы в соответствии с законодательством.
- Сотрудничать с государственными архивными учреждениями при необходимости передачи или получения документов.
Права работника
Начальник отдела делопроизводства и архива имеет право:
- Запрашивать у руководства и иных подразделений необходимые для выполнения обязанностей документы и информацию.
- Вносить предложения по совершенствованию документооборота и архивного дела.
- Получать от подчинённых отчёты и объяснения по вопросам выполнения их обязанностей.
- Участвовать в совещаниях, связанных с организацией работы предприятия.
- Обучаться и повышать квалификацию за счёт организации.
Ответственность
Ответственность начальника отдела делопроизводства и архива определяется Трудовым кодексом РФ, локальными нормативными актами и законодательством о документационном обеспечении.
- Административная: за нарушение сроков регистрации, утрату или порчу документов.
- Гражданско‑правовая: за причинение ущерба организации в результате ненадлежащего хранения или раскрытия конфиденциальных сведений.
- Уголовная: в случае умышленного уничтожения или фальсификации официальных документов.
Квалификационные требования
| Требование | Требуемый уровень |
|---|---|
| Образование | Высшее (по направлению «Делопроизводство», «Библиотечное и информационное дело», «Юриспруденция», «Менеджмент» и др.) |
| Опыт работы | Не менее 3 лет в сфере делопроизводства и/или архивного дела, из них минимум 1 год на руководящей позиции. |
| Знания | Трудовое законодательство РФ, нормативные акты по документообороту, стандарты архивного дела (ГОСТ 7.0, ГОСТ 7.12), основы информационной безопасности. |
| Навыки | Управление персоналом, планирование работы, работа с офисными программами (MS Office, 1С:Документооборот), электронный документооборот, аналитика и подготовка отчётов. |
| Личные качества | Внимательность к деталям, ответственность, коммуникабельность, способность принимать решения, стрессоустойчивость. |
Порядок утверждения и внесения изменений
- Подготовка проекта ДИ осуществляется отделом кадров совместно с юридическим отделом.
- Проект согласовывается с руководителем организации (директором) и утверждается приказом.
- Сотруднику, на которого распространяется инструкция, предоставляется копия ДИ, подписывается акт ознакомления.
- Изменения в ДИ вносятся по инициативе руководства, отдела кадров или самого сотрудника, оформляются в виде дополнения и утверждаются тем же порядком.
Пример шаблона должностной инструкции
Ниже приведён упрощённый образец, который можно адаптировать под конкретные нужды организации.
Должностная инструкция Начальника отдела делопроизводства и архива Общие положения Должность относится к категории управленческого персонала. Начальник отдела подчиняется непосредственно директору организации. В своей работе руководствуется ТК РФ, локальными нормативными актами, профессиональными стандартами. Должностные обязанности Организовать и контролировать документооборот. Обеспечить формирование, хранение и использование архивных фондов. Руководить персоналом отдела (2‑3 человека). Составлять отчёты о работе отдела. Осуществлять взаимодействие с внешними контролирующими органами. Права Запрашивать необходимые документы у подразделений. Вносить предложения по улучшению процессов. Требовать от подчинённых выполнения их обязанностей. Ответственность За нарушение сроков регистрации документов. За утрату или порчу архивных материалов. За разглашение конфиденциальной информации. Квалификационные требования Высшее образование. Опыт работы в делопроизводстве – не менее 3 лет. Знание ГОСТов в области архивного дела. Навыки работы с 1С:Документооборот. Условия работы Рабочий график – 40 часов в неделю. Офисное помещение, наличие ПК, принтера, сканера. Предоставление служебного автомобиля (по необходимости). Порядок утверждения Инструкция утверждается приказом директора № ___ от __.__.2026 г. Сотрудник подписывает акт ознакомления. Дата утверждения: «__» _______ 2026 г. Подпись директора: ____________ Подпись начальника отдела: ____________
Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства и архива – это фундаментальный документ, который фиксирует структуру работы, распределение ответственности и требования к квалификации. Правильно составленная ДИ повышает эффективность документооборота, обеспечивает сохранность архивных материалов и способствует соблюдению законодательных норм.
При разработке инструкции рекомендуется опираться на актуальные профессиональные стандарты, требования ТК РФ и опыт лучших практик, а также регулярно обновлять документ в соответствии с изменениями в законодательстве и внутренними процессами организации.