Данный документ регламентирует порядок организации труда, права и обязанности, а также требования к квалификации руководителя структурного подразделения, отвечающего за государственную регистрацию актов гражданского состояния (ЗАГС)․ Инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об актах гражданского состояния», нормативными актами субъекта Российской Федерации и внутренними положениями организации․

Общие положения

• Начальник отдела ЗАГС (далее – руководитель) относится к категории руководителей муниципальных (государственных) учреждений и подчиняется непосредственно руководителю органа местного самоуправления (или иному уполномоченному лицу)․
• Руководитель назначается на должность и освобождаеться от неё приказом руководителя органа местного самоуправления․
• В своей деятельности руководитель руководствуется:
• Конституцией РФ и федеральными законами;
• Трудовым кодексом РФ;
• Федеральным законом «Об актах гражданского состояния»;
• Нормативными актами субъекта РФ и муниципальными правовыми актами;
• Уставом организации, Положением об отделе ЗАГС, Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Приказами и распоряжениями руководства;
• Настоящей должностной инструкцией;
• На время отсутствия руководителя (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности возлагаются на заместителя либо иного сотрудника отдела, назначенного приказом руководителя органа местного самоуправления․

Должностные обязанности

Начальник отдела ЗАГС выполняет следующие функции:

• Организация и контроль за своевременным оформлением государственной регистрации актов гражданского состояния (рождение, брак, развод, смерть, установление отцовства, изменение имени и др․) в соответствии с законодательством․
• Обеспечение правильного ведения книг регистрации актов гражданского состояния, архивного хранения документов и выдачи справок, выписок и дубликатов․
• Подготовка и представление в вышестоящие органы отчётов о работе отдела, статистических сведений и аналитической информации․
• Организация работы с заявителями: приём, консультирование, проверка completeness документов, информирование о порядке и сроках оказания услуг․
• Контроль за соблюдением конфиденциальности персональных данных граждан, соблюдение требований Федерального закона «О персональных данных»․
• Руководство персоналом отдела: планирование численности, подбор, расстановка, оценка эффективности, проведение аттестации и повышения квалификации сотрудников․
• Организация обучения и инструктажа сотрудников по вопросам законодательства в сфере ЗАГС, правилам оформления документов и работе с информационными системами․
• Взаимодействие с иными государственными и муниципальными органами (суды, органы опеки и попечительства, МФЦ, налоговые органы и др․) в вопросах, связанных с государственной регистрацией актов гражданского состояния․
• Подготовка проектов нормативных актов, приказов и распоряжений, касающихся деятельности отдела, и обеспечение их исполнения․
• Обеспечение сохранности и надлежащего использования материально‑технических ресурсов отдела (оргтехника, мебель, программное обеспечение)․
• Ведение претензионной работы: рассмотрение жалоб и обращений граждан, принятие мер по их устранению․
• Выполнение иных поручений руководства, связанных с обеспечением деятельности отдела․

Права начальника отдела ЗАГС

Руководитель имеет право:

• Давать обязательные для исполнения указания сотрудникам отдела в пределах их должностных обязанностей․
• Запрашивать и получать от сотрудников и иных подразделений организации необходимую информацию для выполнения задач отдела․
• Вносить предложения по улучшению работы отдела, оптимизации бизнес‑процессов и повышению качества услуг․
• Принимать участие в совещаниях, комиссиях и рабочих группах, созданных руководством органа местного самоуправления․
• Направлять сотрудников на повышение квалификации, стажировки и иные формы профессионального развития за счёт средств организации․
• Отказывать в приёме документов, не соответствующих требованиям законодательства, с обязательным указанием причин отказа․
• Пользоваться служебным транспортом, связью и иными ресурсами, предоставленными организацией для выполнения служебных обязанностей․

Ответственность

Начальник отдела ЗАГС несёт ответственность за:

• Нарушение трудовой дисциплины и внутреннего распорядка организации․
• Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, приведшее к нарушению законодательства о государственной регистрации актов гражданского состояния․
• Нарушение требований по защите персональных данных граждан․
• Причинение материального ущерба организации в результате ненадлежащего использования entrusted имущества․
• Нарушение антикоррупционного законодательства (получение незаконного вознаграждения, конфликт интересов и др․)․

Ответственность может наступать в виде дисциплинарного взыскания (выговор, строгий выговор, увольнение), административного либо уголовного наказания в соответствии с действующим законодательством․

Требования к квалификации и опыту работы

• Высшее профессиональное образование (юридическое, управленческое, в сфере государственной и муниципальной службы)․
• Знание:
• Федерального закона «Об актах гражданского состояния» и иных нормативных актов, регулирующих деятельность ЗАГС;
• Трудового кодекса РФ и законодательства о государственной и муниципальной службе;
• Основ работы с информационными системами ЗАГС (ЕГРЗАГС, региональные базы данных и др․);
• Правил делопроизводства и архивного дела;
• Основ антикоррупционного законодательства и защиты персональных данных․
• Опыт работы в органах ЗАГС, отделе кадров или ином структурном подразделении, связанном с оформлением государственных услуг, не менее 3 лет, из них не менее 1 года в должности руководителя или заместителя руководителя․
• Навыки:
• Организации и контроля выполнения работ;
• Подготовки нормативных и аналитических документов;
• Работы с персоналом (подбор, мотивация, оценка);
• Взаимодействия с гражданами и иными государственными органами;
• Использования офисных программ и специализированного ПО․
• Личные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитическое мышление, умение принимать решения в условиях неопределённости, стрессоустойчивость․

Условия труда

• Рабочее место расположено в здании органа местного самоуправления (администрации) или ином помещении, выделенном для отдела ЗАГС․
• Режим работы – полный рабочий день, пятидневная рабочая неделя с возможностью гибкого графика в соответствии с внутренним распорядком организации․
• Возможность командировок и участия в профессиональных мероприятиях (семинары, конференции, курсы повышения квалификации)․
• Обеспечение необходимыми средствами связи, оргтехникой и программным обеспечением для выполнения служебных задач․

Заключительные положения

• Настоящая должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения приказом руководителя органа местного самоуправления․
• Изменения и дополнения к инструкции вносятся приказом руководителя органа местного самоуправления по согласованию с юридическим отделом и отделом кадров․
• Начальник отдела ЗАГС обязан ознакомиться с настоящей инструкцией и расписаться в листе ознакомления․

Данный документ служит основанием для оценки эффективности работы руководителя, планирования его профессионального развития и обеспечения соблюдения законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния․