Дата разработки:  08:29:25

Общие положения

Настоящая должностная инструкция (далее – Инструкция) определяет полномочия, функциональные обязанности, права и ответственность руководителя муниципального архива (далее – руководитель) в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами муниципального образования.

1. Наименование организации: муниципальное образование (название).
2. Должность: Руководитель муниципального архива.
3. Подчинение: Непосредственно подчиняется главе администрации (или иному должностному лицу, указанному в уставе).
4. В подчинении находятся: архивариусы, специалисты по электронному архиву, сотрудники отдела документооборота, вспомогательный персонал.

Цель Инструкции

Установить порядок организации и ведения архивного дела, обеспечить сохранность, систематизацию и доступность архивных документов, а также регламентировать взаимодействие с другими подразделениями муниципального образования.

Нормативно-правовая база

• Трудовой кодекс РФ.
• Федеральный закон № 120-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказы и положения органов исполнительной власти РФ, регулирующие архивную деятельность.
• Локальные нормативные акты муниципального образования (приказы руководителя, положения о делопроизводстве, регламенты электронного архива).

Требования к квалификации

Образование

• Высшее образование (бакалавриат, специалитет или магистратура) в области истории, архивоведения, библиотековедения или смежных дисциплин.
• Дополнительное профессиональное образование – программы переподготовки или повышения квалификации по архивному делу.

Опыт работы

Не менее трёх лет практического опыта в сфере архивного хранения, комплектования, учёта и использования документов, в т.ч. в муниципальных учреждениях.

Профессиональные компетенции

• Знание нормативных правовых актов, регулирующих архивную деятельность.
• Умение разрабатывать локальные нормативные акты и методические рекомендации.
• Навыки организации электронного архива и работы с автоматизированными системами управления документами.
• Способность вести деловую переписку, составлять отчётную документацию и проводить аналитическую работу.

Должностные обязанности

1. Организационно-управленческие функции
   • Руководит работой архива, формирует и реализует планы развития.
   • Разрабатывает и внедряет локальные нормативные акты, методические указания и программы по архивному делу.
   • Обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов в соответствии с установленными порядками.
2. Контроль и мониторинг
   • Контролирует соблюдение требований к хранению и использованию архивных материалов.
   • Осуществляет проверку состояния архивных фондов, своевременное выявление и устранение нарушений.
   • Ведёт статистический учет и формирует отчёты о работе архива.
3. Развитие электронного архива
   • Организует внедрение и эксплуатацию системы электронного архива (ЭА).
   • Обеспечивает миграцию бумажных документов в электронный формат в соответствии с требованиями законодательства.
   • Контролирует доступ к электронным архивным ресурсам и их защиту.
4. Взаимодействие с внешними и внутренними структурами
   • Сотрудничает с экспертными комиссиями, контролирующими органами и другими архивными учреждениями.
   • Осуществляет взаимодействие с подразделениями администрации по вопросам делопроизводства и архивного хранения.
   • Участвует в разработке и согласовании нормативных актов, касающихся архивного дела, в рамках муниципального образования.
5. Обеспечение условий труда
   • Требует от руководства создания необходимых условий (оборудование, помещения, санитарно‑гигиенические нормы).
   • Контролирует соблюдение правил техники безопасности, противопожарных требований и охраны труда.
6. Повышение квалификации
   • Участвует в профессиональных курсах, семинарах, конференциях.
   • Организует повышение квалификации подчинённого персонала.
7. Дополнительные обязанности
   • В случае необходимости может привлекаться к выполнению сверхурочной работы по решению руководства.
   • В период отсутствия (отпуск, болезнь) обязанности возлагаются на заместителя, назначаемого в установленном порядке.

Права руководителя

• Получать все предусмотренные законодательством РФ социальные гарантии.
• Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей (оборудование, рабочее место, доступ к информационным ресурсам).
• Требовать от руководства организации содействия в исполнении своих обязанностей и реализации прав.
• Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися архивного дела.
• Повышать свою профессиональную квалификацию за счёт организации.
• Подписывать организационно‑распорядительные документы в пределах своей компетенции.
• Иные права, предусмотренные трудовым законодательством РФ и локальными нормативными актами.

Ответственность

Виды ответственности

• Административная – за нарушение порядка ведения архивного дела.
• Дисциплинарная – за неисполнение или ненадлежащее исполнение служебных указаний.
• Материальная – за причинённый ущерб имуществу организации.
• Уголовная – в случаях, предусмотренных законодательством (например, умышленное уничтожение архивных документов).

Основания ответственности

1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
2. Неправомерное использование служебных полномочий в личных целях.
3. Предоставление недостоверной информации о состоянии выполнения порученной работы.
4. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины и правил техники безопасности.

Оценка эффективности работы

• Регулярный контроль со стороны непосредственного руководителя в процессе выполнения обязанностей.
• Аттестационная комиссия проводит оценку не реже одного раза в два года, основываясь на документированных результатах.
• Критерии оценки: качество, полнота и своевременность выполнения задач, предусмотренных Инструкцией.

Режим работы и командировки

• Режим работы определяется внутренними правилами трудового распорядка муниципального образования.
• В случае производственной необходимости руководитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
• Для выполнения служебных функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

Порядок оформления и изменения Инструкции

1. Разрабатывается и утверждается приказом руководителя муниципального образования.
2. Внесение изменений производится в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами.
3. Копия Инструкции размещается в официальных документах организации и доступна для ознакомления всем сотрудникам.

Примерный шаблон должностной инструкции

<h1>Должностная инструкция</h1>

<h2>1. Общие положения</h2>
<p>..;</p>
<h2>2. Требования к квалификации</h2>
<ul>
 <li>Образование...</li>
 <li>Опыт работы...</li>
</ul>
<h2>3. Должностные обязанности</h2>
<ol>
 <li>...</li>
</ol>
<h2>4. Права</h2>
<ul>
 <li>...</li>
</ul>
<h2>5. Ответственность</h2>
<ol>
 <li>...</li>
</ol>
<h2>6. Режим работы</h2>
<p>...</p>
<h2>7. Подписи</h2>
<p>С руководителем: _______________ / Дата: __.__.20__</p>

Должностная инструкция руководителя муниципального архива – ключевой документ, который обеспечивает законность, эффективность и прозрачность работы архивного подразделения. Чёткое определение обязанностей, прав и ответственности способствует сохранению исторического наследия муниципального образования, упрощает доступ к документам для граждан и органов власти, а также повышает профессиональный уровень сотрудников архива.

Сайт носит информационный характер и не является публичной офертой. При решении юридических вопросов следует обращаться к официальным нормативным актам, действующим на момент принятия решений.