Назначение документа: данная должностная инструкция регламентирует обязанности, права, ответственность и требования к квалификации работника архива государственной (далее – сотрудник архива). Инструкция является внутренним нормативным актом организации и обязательна для исполнения всеми сотрудниками, занятыми в архивном деле.

Общие положения

• Сотрудник архива относится к категории государственных служащих (или работников бюджетных учреждений) в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
• На должность назначается лицо, прошедшее конкурсный отбор и имеющее соответствующее образование (высшее – архивное, историческое, библиотечно-информационное, юридическое или иное, признанное равнозначным).
• Сотрудник подчиняется непосредственно руководителю архива (главному архивариусу, заместителю директора по архивному делу и т.п.).
• Должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения приказом руководителя архива и действует до её замены или отмены.

Цели и задачи работы

Основная цель деятельности сотрудника архива – обеспечение сохранности, систематизации, учёта и доступа к государственным архивным документам, а также содействие в их использовании в интересах государства, науки, образования и общества.

Основные задачи

1. Приём, регистрация и классификация поступающих архивных фондов.
2. Обеспечение надёжного хранения и консерсервации архивных материалов.
3. Ведение архивных справочников, реестров и баз данных.
4. Оказание справочно‑информационных услуг пользователям (физическим и юридическим лицам).
5. Подготовка и проведение мероприятий по популяризации архивного дела (выставки, семинары, публикации).
6. Контроль за соблюдением требований законодательства в сфере архивного дела и защиты информации.

Обязанности сотрудника архива

Сотрудник архива обязан выполнять следующие функции:

• Приём и первичная обработка архивных документов:
  • Проверка комплектности и целостности документов;
  • Определение категории, уровня доступа и срока хранения;
  • Регистрация в архивных реестрах.
• Описание и систематизация архивных фондов:
  • Составление описательных справок (описи, каталоги);
  • Назначение классификационных кодов в соответствии с действующей классификационной схемой.
• Консервация и хранение:
  • Контроль условий хранения (температура, влажность, освещение);
  • Проведение профилактических мероприятий по защите от плесени, вредителей, механических повреждений.
• Обеспечение доступа к архивным материалам:
  • Выдача документов пользователям в соответствии с установленными правилами;
  • Сопровождение исследовательских запросов, подготовка копий и цифровых сканов.
• Ведение учётной документации:
  • Обновление электронных баз данных;
  • Подготовка отчётных форм (ежемесячных, квартальных, годовых).
• Участие в проведении инвентаризаций и проверок:
  • Подготовка материалов для проверок государственных органов;
  • Участие в аудите архивных процессов.
• Осуществление просветительской деятельности:
  • Подготовка методических рекомендаций для пользователей;
  • Организация и проведение обучающих семинаров, лекций.

Права сотрудника архива

• Запрашивать и получать от подразделений организации необходимые документы и сведения, необходимые для выполнения своих обязанностей.
• Вносить предложения по улучшению архивных процессов, методик и технологий.
• Участвовать в профессиональном обучении, повышении квалификации и аттестации.
• Получать информацию о результатах проверок и аудитов, а также о принятых по ним мерах.
• Защищать свои законные интересы в установленном порядке.

Ответственность сотрудника архива

Сотрудник несёт ответственность за:

1. Нарушение порядка приёма, учёта и хранения архивных документов (ст. 5.1 Трудового кодекса РФ).
2. Неправильное определение уровня доступа к документам, что может привести к утечке сведений, охраняемых законом (ст. 5.2 Федерального закона «Об архивном деле»).
3. Несоблюдение требований по консервации, что может привести к порче или утрате архивных материалов (ст. 5.3).
4. Неправильное оформление справочно‑информационных услуг, что влечёт за собой претензии пользователей (ст. 5.4).
5. Нарушение правил внутреннего распорядка и дисциплины (ст. 5.5 Трудового кодекса РФ).

Требования к квалификации

Условия труда

• Рабочее место – архивное помещение, оборудованное согласно санитарным нормам (контроль микроклимата, защита от пыли и света).
• Режим работы – согласно штатному расписанию (обычно 40 часов в неделю, пятидневка).
• Оплата труда – фиксированная ставка согласно тарифной сетке, возможные надбавки за работу с особыми фондами, ночные/выходные смены.
• Социальные гарантии – отпуск, больничный лист, пенсионное обеспечение, возможность профессионального роста.

Порядок внесения изменений в инструкцию

Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя архива на основании:

• Изменений в законодательстве РФ, регулирующем архивное дело;
• Результатов внутренней аудиторской проверки;
• Предложений сотрудников, одобренных профсоюзным комитетом.

Все изменения доводятся до сведения сотрудников в письменной форме и размещаются в официальных документах организации.

Заключительные положения

Должностная инструкция является обязательным документом, регулирующим профессиональную деятельность работника архива государственной. Соблюдение её требований гарантирует надёжную сохранность государственных архивных фондов, их доступность для пользователей и соответствие деятельности организации требованиям законодательства.

Подготовил: Отдел кадров

Утвердил: Руководитель архива
Дата утверждения: