Должностная инструкция специалиста архива (в т.ч. специалиста по формированию электронного архива) регламентирует его функции, права, обязанности и ответственность. Она разработана в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, профессиональным стандартом «Специалист по формированию электронного архива» и иными нормативными актами, регулирующими трудовые отношения и архивное дело.

Общие положения

• Наименование должности: специалист архива (специалист по индексированию документов / специалист по формированию электронного архива).
• Подчинение: непосредственно руководителю архивного подразделения (или отделу документационного обеспечения).
• Взаимодействие: с подразделениями организации, ИТ‑службой, юридическим отделом, бухгалтерией и внешними организациями (архивы, государственные органы).
• Квалификационные требования: высшее профессиональное образование в области архивного дела, информационных систем, библиотечно‑информационной деятельности или смежных специальностей; знание нормативной базы архивного дела (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказы Минкультуры, Минтруда); навыки работы с электронными архивными системами (ЭАС), СЭД, базами данных, знание стандартов метаданных (Dublin Core, EAD, ISO 16175); опыт работы с графическими и текстовыми форматами документов; знание основ информационной безопасности.

Функциональные обязанности

1. Приём и первичная обработка документов:
   • приём бумажных и электронных документов от подразделений организации;
   • контроль completeness и соответствия документа требованиям описи;
   • выполнение предварительной классификации и регистрация в журнале учета.
2. Создание и ведение электронного архива:
   • сканирование бумажных документов с соблюдением требований к качеству изображения (разрешение, цветовоспроизведение, формат файла);
   • преобразование полученных изображений в формат, утверждённый организацией (PDF/A, TIFF, JPEG2000);
   • индексирование документов: присвоение уникальных идентификаторов, заполнение метаданных (наименование, дата, автор, тип документа, номер дела, ключевые слова);
   • размещение документов в структуре электронного архива согласно утверждённой номенклатуре дел;
   • обеспечение целостности и доступности архивных данных (резервное копирование, контроль целостности файлов, мониторинг хранилища).
3. Обеспечение поиска и предоставления информации:
   • формирование запросов пользователей и выдача копий документов в электронном виде;
   • консультирование сотрудников по работе с электронным архивом и использованию средств поиска;
   • ведение журнала выдачи документов и контроль соблюдения режима доступа.
4. Соблюдение нормативных требований:
   • обеспечение соответствия деятельности требованиям ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказов Минкультуры и Минтруда, внутренних нормативных актов организации;
   • участие в проведении внутренних и внешних проверок (аудитов) архивного подразделения;
   • подготовка отчётности о состоянии электронного архива (количество хранимых дел, сроки хранения, выбытие документов).
5. Развитие и улучшение системы электронного архива:
   • анализ эффективности существующих технологий и предложение мер по их оптимизации;
   • участие в тестировании и внедрении новых программных продуктов (СЭД, ЭАС, системы управления метаданными);
   • обучение сотрудников новым функциям и правилам работы с электронным архивом.

Права специалиста архива

• запрашивать у подразделений организации необходимые документы и сведения для выполнения своих обязанностей;
• предлагать руководству меры по улучшению работы электронного архива и повышению качества обслуживания пользователей;
• участвовать в рабочих группах и проектах, связанных с цифровой трансформацией архивного дела;
• получать доступ к информационным ресурсам, необходимым для выполнения служебных задач (базы данных, нормативные документы, профессиональная литература);
• проходить повышение квалификации и профессиональное обучение за счёт организации.

Ответственность

• дисциплинарная ответственность за нарушение трудовой дисциплины, несвоевременное выполнение должностных инструкций;
• материальная ответственность за утрату, повреждение или несанкционированное раскрытие документов, хранящихся в электронном архиве;
• административная ответственность за нарушение требований законодательства об архивном деле и защите информации;
• уголовная ответственность в случаях, предусмотренных Уголовным кодексом РФ (например, незаконное уничтожение архивных документов).

Условия труда

Специалист архива работает в условиях офисного помещения, equipped with personal computer, сканером, принтером и доступом к корпоративной сети. Рабочий день составляет 8 часов с возможностью гибкого графика по согласованию с руководителем. Возможны командировки для участия в семинарах, конференциях и проверках архивных учреждений.

Взаимодействие с другими подразделениями

1. ИТ‑служба: согласование требований к аппаратному и программному обеспечению, обеспечение информационной безопасности, настройка прав доступа.
2. Юридический отдел: консультации по вопросам соблюдения норм конфиденциальности, защиты персональных данных и хранения документов с ограниченным доступом.
3. Бухгалтерия и финансовый отдел: предоставление документов для аудита, налоговой проверки и внутреннего контроля.
4. Руководство подразделений: получение запросов на выдачу документов, информирование о сроках хранения и необходимости выбытия дел.

Должностная инструкция специалиста архива, занимающегося электронным архивом, является ключевым документом, который обеспечивает системный подход к управлению электронными документами, соблюдение законодательных требований и эффективное взаимодействие с пользователями информации. Чёткое delineation of functions, rights and responsibilities способствует повышению качества архивного сервиса, снижению рисков потери информации и поддержанию долгосрочной доступности корпоративной памяти.