Дата актуализации: 14:23:01

Общие положения

Должностная инструкция (далее – Инструкция) – это внутренний нормативный документ организации, в котором фиксируются:

• Обязанности и функции специалиста электронного архива;
• Полномочия, зоны ответственности и подотчетность;
• Требования к квалификации и профессиональным навыкам;
• Права и обязанности работника;
• Порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Инструкция разрабатывается в соответствии с Трудовым кодексом РФ, локальными нормативными актами организации и требованиями законодательства в сфере архивного дела и информационной безопасности.

Наименование должности

Специалист электронного архива (далее – Специалист).

Подчиненность

Специалист подчиняется непосредственно начальнику отдела информационных технологий (или руководителю отдела архивного дела, в зависимости от структуры организации).

Цель должности

Обеспечение надёжного, безопасного и эффективного управления электронными документами и архивными материалами, их сохранения, доступа и утилизации в соответствии с внутренними регламентами и законодательством.

Основные обязанности

1. Организация и ведение электронного архива:
   • Регистрация, классификация и индексация входящих электронных документов;
   • Обеспечение их размещения в соответствующих электронных хранилищах;
   • Контроль за соблюдением сроков хранения согласно регламенту.
2. Обеспечение доступа к архивным материалам:
   • Разработка и поддержка процедур поиска и извлечения документов;
   • Выдача прав доступа пользователям в соответствии с их должностными инструкциями;
   • Консультирование сотрудников по вопросам работы с архивом.
3. Контроль за сохранностью и целостностью данных:
   • Регулярное проведение контрольных проверок целостности файлов (контрольные суммы, хеш‑суммы);
   • Организация резервного копирования и восстановления архивных данных;
   • Мониторинг состояния носителей и миграция данных при необходимости.
4. Соблюдение требований информационной безопасности:
   • Применение шифрования и средств защиты при передаче и хранении конфиденциальных документов;
   • Ведение журнала аудита доступа к архиву;
   • Участие в проведении внутренних и внешних проверок (Аудит, ФСБ, Роскомнадзор).
5. Управление жизненным циклом документов:
   • Определение сроков хранения и уничтожения в соответствии с нормативными актами;
   • Подготовка и проведение процедур утилизации (физическое уничтожение носителей, безвозвратное удаление электронных файлов);
   • Ведение реестра утилизированных материалов.
6. Разработка и поддержка нормативных документов:
   • Методики классификации и описания электронных документов;
   • Регламенты работы с электронным архивом, инструкции по использованию программных средств;
   • Обновление инструкций в соответствии с изменениями законодательства и технологий.
7. Обучение персонала:
   • Проведение вводных и периодических тренингов для сотрудников организации по работе с электронным архивом;
   • Подготовка методических материалов и справочных руководств.
8. Отчетность и аналитика:
   • Подготовка ежемесячных и квартальных отчетов о состоянии архива, объёмах хранимой информации, количестве запросов и их исполнении;
   • Анализ эффективности процессов и предложение мер по их оптимизации.

Права специалиста

• Запрашивать у руководителей и сотрудников необходимые документы и информацию для выполнения своих обязанностей.
• Вносить предложения по улучшению процессов управления электронными архивами.
• Отказаться от выполнения действий, противоречащих законодательству РФ и внутренним регламентам организации.
• Получать доступ к необходимому программному обеспечению и техническим средствам.
• Участвовать в совещаниях и рабочих группах, связанных с управлением информационными ресурсами.

Ответственность специалиста

Специалист несёт ответственность за:

• Нарушение сроков и правил хранения документов;
• Утрату, порчу или несанкционированный доступ к архивным материалам;
• Несоблюдение требований информационной безопасности и конфиденциальности;
• Неправильное оформление и регистрацию документов, что может привести к юридическим последствиям для организации.

Ответственность определяется в соответствии с Трудовым кодексом РФ, локальными нормативными актами и законодательством в сфере архивного дела.

Требования к квалификации

Образование

• Высшее образование в области информационных технологий, библиотековедения, архивного дела или смежных специальностей;

Профессиональные навыки

• Знание нормативных правовых актов в сфере архивного дела (ФЗ «Об архивном деле», ГОСТы, СТБ и др.).
• Опыт работы с системами электронного документооборота (EDMS), системами управления архивами (E-Archive, Alfresco, SharePoint и др.).
• Навыки работы с базами данных (SQL), средствами резервного копирования и восстановления.
• Понимание принципов информационной безопасности (ISO/IEC 27001, ФСТЭК).
• Умение работать с метаданными, классификационными схемами и стандартами (ISO 15489, ISO 16175).

Личностные качества

• Внимательность к деталям и аккуратность;
• Ответственность и дисциплинированность;
• Коммуникабельность и умение работать в команде;
• Способность к аналитическому мышлению и принятию решений в условиях неопределённости.

Взаимодействие с другими подразделениями

Порядок оформления и изменения инструкции

1. Инициатива разработки/изменения инструкции исходит от руководителя отдела или высшего руководства.
2. Подготовка проекта инструкции ответственным лицом (например, специалистом по кадрам совместно со специалистом электронного архива).
3. Экспертиза проекта юридическим отделом и отделом информационной безопасности.
4. Утверждение проекта на заседании коллегиального органа (совет директоров, правление).
5. Регистрация утверждённого документа в кадровой документации и доведение до сведения всех работников.
6. Периодический пересмотр (не реже одного раза в 3 года) или при изменении законодательства/технологий.

Примерный график работы

Стандартный режим – 40 часов в неделю, 5 дней по 8 часов. При необходимости может быть предусмотрен гибкий график, дежурства в ночное время или в выходные дни в случае проведения резервных копий, миграций данных или аварийных ситуаций.

Заключительные положения

Настоящая должностная инструкция вступает в силу с момента её подписания руководителем организации и размещения в кадровом деле сотрудника. Все изменения и дополнения оформляются в порядке, установленном внутренними нормативными актами компании.

Подписи сторон:

• Руководитель отдела (ФИО, подпись, дата)
• Специалист электронного архива (ФИО, подпись, дата)

Полезные ссылки и нормативные документы

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронный архив»;
• ISO 15489‑1:2016 «Управление документами. Общие принципы и требования»;
• ISO/IEC 27001:2013 «Система управления информационной безопасностью»;
• Методические рекомендации ФСТЭК России по защите информации в электронных архивах.