Должностная инструкция (ДИ) — это ключевой локальный нормативный акт, регламентирующий права, обязанности, ответственность и квалификационные требования к сотруднику. Для специалиста муниципального архива этот документ имеет особое значение, так как деятельность архивов строго регулируется федеральным законодательством (в первую очередь, Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), а также нормативными актами субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.

Ниже представлена подробная статья, раскрывающая структуру, правовые основы и типовое содержание должностной инструкции специалиста муниципального архива.

Правовые основания разработки должностной инструкции

При составлении ДИ специалиста муниципального архива необходимо опираться на иерархию нормативных правовых актов:

1. Конституция РФ (ст. 37 — трудовые права и свободы).
2. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) (ст. 57, 60, 68 — обязательные условия трудового договора, трудовые функции).
3. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 20, 22 — требования к архивным фондам, учету, хранению, использованию).
4. Профессиональный стандарт «Специалист по архивному делу» (утв. Приказом Минтруда России от № 236н или актуальной редакцией). Профстандарт обязателен для определения квалификационных требований при назначении на должность.
5. Единая тарифно-квалификационная справочника (ЕТКС) / Единая квалификационная директория (ЕКД) — для определения разряда/уровня квалификации.
6. Типовые должностные инструкции работников архивных учреждений (утв. Росархивом, например, Приказ Росархива от № 18 или более новые методические рекомендации).
7. Устав муниципального архива и Штатное расписание.
8. Локальные нормативные акты организации (Положение об архиве, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по охране труда).

Структура должностной инструкции

Классическая структура ДИ (согласно рекомендациям Роструда и ГОСТ Р 7.0.97-2016) включает четыре основных раздела:

• Общие положения — статус должности, подчиненность, требования к квалификации.
• Обязанности, перечень трудовых функций.
• Права — полномочия сотрудника.
• Ответственность — виды ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей.

Допускается добавление раздела «Квалификационные требования» (выносится в приложение или включается в раздел 1) и раздела «Оценка эффективности деятельности» (KPI).

Детальное содержание по разделам (Типовое заполнение)

Раздел 1; Общие положения

Раздел 2. Обязанности (Трудовые функции)

Это самый объемный раздел. Обязанности должны быть сформулированы как конкретные действия (глаголы совершенного вида: «обеспечивает», «ведет», «формирует», «контролирует»), сгруппированные по направлениям деятельности. Ориентируемся на Профессиональный стандарт «Специалист по архивному делу» (Код А/01.4).

Блок А: Прием, учет и комплектование архивных фондов

• Прием документов от структурных подразделений администрации/муниципальных учреждений (образователей) по актам приема-передачи (формы № 1-Арх, № 2-Арх и др.).
• Проверка комплекта и состояния поступающих дел, соответствия номенклатуры дел, сроков хранения.
• Государственная регистрация архивных фондов (ведение Единого государственного реестра архивных фондов — ЕГРАФ).
• Формирование экспертных комиссий по оценке документов (подготовка материалов для экспертизы стоиности и сроков хранения).
• Ведение учетных документов: описи (формы № 3-Арх, № 4-Арх), путевые листы фондов, реестры фондов.

Блок Б: Обеспечение хранения и сохранности (Фондовое хранение)

• Размещение дел в хранилищах с соблюдением системного размещения и требований СанПиН/ГОСТ (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность).
• Проведение регулярных инвентаризаций архивных фондов (полных и выборочных), составление актов инвентаризации.
• Мониторинг состояния документов: выявление поврежденных дел, подготовка к реставрации/консервации/цифровому копированию.
• Обеспечение режима секретности и конфиденциальности (работа с документами, содержащими гостайну, перс. данные, комерческую тайну).
• Участие в разработке и актуализации Планов мероприятий по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям (эвакуация фондов).

Блок В: Научно-справочная работа и предоставление доступа (Пользовательская работа)

• Консультирование пользователей (граждан, организаций, чиновников) по вопросам архивных справок, копий документов, правового режима доступа.
• Поиск документов по запросам (внутренним и внешним), подготовка архивных справок (формы № 5-Арх, № 6-Арх), выдача копий (бумажных и электронных).
• Работа в читальном зале: регистрация читателей, учет выданных дел, контроль сохранности при работе с оригиналами.
• Формирование и актуализация справочно-поискового аппарата (описания, указатели, картотеки, базы данных).
• Организация удаленного доступа (через портал «Госуслуги», сайт администрации, АИС «Архив»).

Блок Г: Цифровизация и электронное документооборот

• Участие в переводе архивных документов в электронный вид (сканирование, распознавание, атрибутирование метаданных).
• Работа в автоматизированных информационных системах (АИС) архива: внесение данных, контроль качества баз данных.
• Обеспечение правовой значимости электронных копий (ЭП, кэш-чеки, соответствие ГОСТ Р 7.0.100-2018).
• Взаимодействие с Единой архивной информационной системой (ЕАИС) и региональными АИС.

Блок Д: Методологическая и организационная работа

• Участие в разработке локальных нормативных актов архива (инструкции, регламенты, номенклатуры дел).
• Методическое консультирование структурных подразделений администрации по вопросам делопроизводства и архивного дела (проверка состояния дел в подразделениях — «текущий архив»).
• Подготовка отчетности: ежегодный отчет о деятельности архива, статистические формы (П-1 Архив, отчет по ЕГРАФ).
• Повышение квалификации (не реже 1 раза в 3 года по программам не менее 72 ч.).
• Соблюдение требований охраны труда, пожарной безопасности, санитарных норм на рабочем месте.

Раздел 3. Права

Специалист муниципального архива имеет право:

1. Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации и муниципальных учреждений документы, сведения и объяснения, необходимые для исполнения служебных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя архива предложения по совершенствованию организации архивного дела, внедрению новых технологий, приобретению оборудования и ПО.
3. Требовать от администрации предоставления условий для выполнения трудовых функций (оснащение рабочего места, доступ к АИС, обеспечение охраны труда).
4. Ознакомиться с проектами решений руководства, затрагивающими его трудовые права и интересы.
5. На прохождение ежегодного оплачиваемого трудового отпуска (базовый + дополнительный за вредность/особенности режима — если применимо к архивам).
6. На обучение и повышение квалификации за счет бюджета муниципального образования.

Раздел 4. Ответственность

Специалист несет ответственность в соответствии с ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ, УК РФ и локальными актами:

• Дисциплинарная: за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (замечание, выговор, увольнение — ст. 192 ТК РФ). В том числе за нарушение режима секретности, порчу/утерю дел, несвоевременную отчетность.
• Материальная: за прямой действительный ущерб, причиненный архиву (уничтожение уникальных документов, порча дорогого оборудования) — в пределах и порядке, установленных ст. 238 ТК РФ (полная материальная ответственность может быть установлена договором для отдельных категорий работников).
• Административная: за нарушение законодательства об архивном деле (ст. 13.19 КоАП РФ, уничтожение, повреждение, незаконная вывоз документов), за нарушение режима гостайны, перс. данных (ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ).
• Уголовная: за хищение, уничтожение, повреждение или скрытие документов, имеющих особую историческую, научную, культурную ценность (ст. 243 УК РФ), за разглашение гостайны (ст. 283 УК РФ).

Особенности для муниципального архива (Акценты)

При адаптировании типовой инструкции под конкретный муниципальный архив необходимо учесть:

1. Образователи фондов: Архив хранит документы не только администрации, но и муниципальных учреждений (школы, больницы, ЖЭК/УК, комитеты по архитектуре, земельные комитеты). В ДИ нужно зафиксировать взаимодействие с всеми образователями.
2. Номенклатура дел: Специалист должен участвовать в разработке/утверждении единой номенклатуры дел администрации и учреждений (согласование с экспертной комиссией и архивом).
3. Социально-правовые справки: В муниципальных архивах огромный объем запросов на подтверждение стажа, зарплаты, льгот (ЖКХ, образование, медицина). ДИ должна отражать ответственность за своевременность и точность таких справок (сроки по адм. регламентам).
4. Электронный архив и «Госуслуги»: Обязанность по интеграции с ЕПГУ/РПГУ для предоставления услуг в электронном виде (услуга «Выдача архивной справки», «Выдача копии документа»).
5. Охрана труда в хранилищах: Работа с пылью, микробиологическими загрязнениями, на высоте (лестницы, стеллажи), с химикатами (при реставрации) — требует ссылки на конкретные инструкции по ОТ и выдачу СИЗ.

Процедура утверждения и вступления в силу

1. Разработка: Готовит руководитель архива / старший специалист / кадровик.
2. Согласование: Юридическим отделом администрации, профсоюзным органом (если есть — ст. 372 ТК РФ), кадровиком.
3. Утверждение: Приказом (распоряжением) руководителя администрации муниципального образования (главы города/района) или директора архива (если уполномочен Уставом).
4. Ознакомление: Специалист подписывается за ознакомление под роспись (в экземпляре приказа или в отдельном листе ознакомления) до начала выполнения обязанностей.
5. Хранение: Один экземпляр — в личном деле, второй, у сотрудника (при необходимости), третий, в архиве/кадровой службе.

<div style="text-align: center; margin-bottom: 20px;">
 <p><b>УТВЕРЖДАЮ</b></p>
 <p>Глава администрации<br>
 г. _______________ / МО _______________<br>
 _________________ /Ф.И.О./<br>
 «___» _____________ 202_ г.</p>
</div>

<h1 style="text-align: center;">ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ</h1>
<h2 style="text-align: center;">Специалиста муниципального архива</h2>

<table style="width: 100%; border-collapse: collapse; margin-top: 20px;">
 <tr>
 <td style="width: 30%; padding: 5px;"><b>Муниципальное образование:</b></td>
 <td style="border-bottom: 1px solid #000; padding: 5px;">____________________________________</td>
 </tr>

 <tr>
 <td style="padding: 5px;"><b>Подразделение:</b></td>
 <td style="border-bottom: 1px solid #000; padding: 5px;">Муниципальный архив</td>
 </tr>
 <tr>
 <td style="padding: 5px;"><b>Категория должности:</b></td>
 <td style="border-bottom: 1px solid #000; padding: 5px;">Специалисты</td>
 </tr>
 <tr>
 <td style="padding: 5px;"><b>Квалификационная группа:</b></td>
 <td style="border-bottom: 1px solid #000; padding: 5px;">____________________________________</td>
 </tr>
</table>
<p style="margin-top: 20px;"><b>1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ</b></p>
<!-- Далее текст разделов -->

Чек-лист для проверки качества ДИ

• [ ] Соответствует ли название должности штатному расписанию?
• [ ] Есть ли ссылка на актуальный Профессиональный стандарт (Приказ Минтруда № 236н или новее)?
• [ ] Отражены ли все виды деятельности: прием, хранение, учет, использование, цифровизация, методработа?
• [ ] Указаны ли конкретные нормативные акты (ФЗ-125, Приказы Росархива, ГОСТы, Устав архива)?
• [ ] Разделены ли обязанности по блокам (фондовые, пользовательские, методологические)?
• [ ] Прописана ли ответственность за защиту персональных данных (152-ФЗ) и гостайны?
• [ ] Указаны ли сроки выполнения ключевых операций (сдача отчетности, выдача справок по адм. регламентам)?
• [ ] Пройдена ли процедура согласования с профсоюзом (если применимо)?
• [ ] Ознакомлен ли сотрудник под роспись до начала работы?

Грамотно составленная должностная инструкция специалиста муниципального архива — это не просто формальность для кадровика, а основной инструмент управления качеством архивных фондов и защитой прав самого сотрудника. Она служит основой для оценки эффективности работы (аттестация, KPI), разрешения трудовых споров и, что критически важно, — доказательной базой при проверках Росархива, прокуратуры или Счетной палаты по вопросам сохранности документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации.

Рекомендуется проводить ревизию и актуализацию ДИ не реже одного раза в год, а также при изменении законодательства (новые приказы Росархива, изменения в ФЗ-125, переход на новые АИС), реорганизации архива или введения новых технологий (например, внедрение блокчейн-технологий или ИИ для распознавания текстов).