Дата утверждения: г.
Подразделение: отдел делопроизводства (или отдел информационных технологий‚ в зависимости от структуры организации).
Подчиняется: начальнику отдела делопроизводства (директору по работе с документами).
Общие положения
Специалист по электронному архиву (далее – Специалист) является штатным сотрудником организации‚ отвечающим за формирование‚ ведение‚ обеспечение сохранности и доступности электронных документов в соответствии с действующим законодательством РФ‚ профессиональными стандартами (Профстандарт «Специалист по формированию электронного архива»)‚ а также внутренними нормативными актами организации.
Данная должностная инструкция (далее – Инструкция) регламентирует функции‚ права‚ ответственность и квалификационные требования к Специалисту.
Инструкция разработана в соответствии с Приказом Росархива от № 12‚ Приказом Минтруда РФ от № 266н и другими нормативными документами‚ регулирующими архивную деятельность.
Цели и задачи должности
- Обеспечение создания‚ пополнения и поддержания электронного архива в соответствии с требованиями к достоверности‚ целостности и конфиденциальности информации.
- Организация процессов индексации‚ классификации и метаданных электронных документов.
- Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения электронных документов.
- Поддержка пользователей системы электронного архива (внутренних и внешних).
- Разработка и внедрение методик и регламентов работы с электронным архивом.
Функциональные обязанности
- Формирование и пополнение архива
- Приём и проверка электронных документов‚ поступающих из подразделений организации.
- Классификация документов согласно установленным классификаторам (дело‚ тема‚ тип).
- Создание и заполнение метаданных (дата‚ автор‚ рег. номер‚ уровень доступа).
- Загрузка документов в систему электронного архива (E‑Archive‚ ECM‑система);
- Индексация и обеспечение поиска
- Настройка и поддержка индексов для быстрого поиска по содержимому‚ метаданным и полному тексту.
- Регулярный контроль качества индексации‚ исправление ошибок.
- Контроль сохранности и целостности
- Проведение контрольных проверок (checksum‚ hash‑суммы) для подтверждения неизменности файлов.
- Обеспечение резервного копирования архива согласно регламенту (ежедневные‚ еженедельные‚ ежемесячные копии).
- Восстановление данных из резервных копий в случае сбоев.
- Управление сроками хранения
- Ведение реестра сроков хранения и уничтожения документов.
- Инициирование процедур уничтожения документов по истечении сроков‚ согласование с руководством.
- Обеспечение доступа и безопасности
- Назначение прав доступа (чтение‚ запись‚ удаление) в зависимости от роли пользователя.
- Контроль за соблюдением требований по защите персональных данных (ФЗ‑152) и коммерческой тайны.
- Взаимодействие с другими подразделениями
- Согласование требований к формату и структуре электронных документов с ИТ‑отделом.
- Консультирование сотрудников по вопросам формирования и подачи документов в архив.
- Участие в проектах по цифровой трансформации и автоматизации документооборота.
- Документирование и отчётность
- Ведение журналов регистрации и учёта электронных документов.
- Подготовка периодических (ежемесячных‚ квартальных) отчётов о состоянии архива‚ объёмах данных‚ инцидентах.
- Участие в подготовке внутреннего аудита и проверок со стороны Росархива.
- Обучение и развитие
- Повышение квалификации (курсы‚ семинары‚ вебинары) в области электронного архивирования.
- Проведение внутренних инструктажей для новых сотрудников.
Права Специалиста
- Запрашивать необходимые документы и информацию у руководителей и сотрудников подразделений.
- Вносить предложения по улучшению процессов электронного архивирования.
- Отказаться от выполнения действий‚ противоречащих законодательству РФ и внутренним нормативным актам.
- Получать доступ к необходимым программным и аппаратным средствам для выполнения своих функций.
- Участвовать в разработке и утверждении регламентов работы с электронным архивом.
Ответственность
- За нарушение требований к сохранности и целостности электронных документов (утрата‚ повреждение‚ несанкционированный доступ) – дисциплинарную‚ административную и (при наличии уголовных признаков) уголовную ответственность.
- За несоблюдение сроков хранения и уничтожения – ответственность в виде выговоров‚ штрафов в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- За предоставление недостоверных сведений в реестрах и отчётах – материальную и репутационную ответственность организации.
- За нарушение правил доступа к конфиденциальной информации – ответственность в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных» и ФЗ‑149 «О коммерческой тайне».
Квалификационные требования
| Требование | Требования к кандидату |
|---|---|
| Образование | Среднее профессиональное (специальность «Документационное обеспечение»‚ «Информационные системы и технологии») или высшее (бакалавр/магистр) в области информационных технологий‚ библиотековедения‚ архивоведения. |
| Опыт работы | Не менее 2 лет в сфере делопроизводства‚ электронного документооборота или архивного дела. |
| Профессиональные стандарты | Соответствие Профстандарту «Специалист по формированию электронного архива» (разряд 07.009‚ уровень 6). |
| Знания и навыки |
|
| Личные качества | Внимательность‚ аналитический склад ума‚ ответственность‚ умение работать в команде‚ коммуникабельность. |
Взаимодействие с другими должностями
| Должность | Содержание взаимодействия |
|---|---|
| Начальник отдела делопроизводства | Отчётность‚ согласование регламентов‚ распределение задач. |
| ИТ‑специалист / администратор системы | Настройка серверов‚ обеспечение технической поддержки‚ интеграция с другими ИТ‑сервисами. |
| Секретарь / делопроизводитель | Получение оригинальных электронных документов‚ согласование форматов и метаданных. |
| Главный хранитель (в государственных организациях) | Согласование политики хранения‚ участие в проверках со стороны Росархива. |
| Юрист / специалист по защите информации | Консультации по вопросам конфиденциальности и соответствия нормативным актам. |
Порядок приема на работу и аттестации
- Проведение собеседования с проверкой соответствия Профстандарту.
- Тестовое задание: загрузка и индексация набора электронных документов.
- Оформление трудового договора в соответствии с ТК РФ.
- Аттестация проводится ежегодно: оценка выполнения KPI (количество загруженных документов‚ время отклика системы‚ количество инцидентов).
Ключевые показатели эффективности (KPI)
- Объём загруженных в архив документов (ГБ/мес).
- Процент корректно заполненных метаданных (целевой показатель – ≥ 95 %).
- Время восстановления данных из резервной копии (не более 2 ч).
- Количество инцидентов по нарушениям доступа (не более 1 в квартал).
- Своевременность выполнения регламентированных проверок (100 % в срок).
Примерный шаблон должностной инструкции
Должностная инструкция
Наименование должности: Специалист по электронному архиву
Подразделение: отдел делопроизводства
Руководитель: начальник отдела делопроизводства
Цель должности: обеспечение формирования‚ сохранности и доступности электронных документов.
Обязанности: (см. раздел 3)
Права: (см. раздел 4)
Ответственность: (см. раздел 5)
Требования к квалификации: (см. раздел 6)
Условия труда: офис‚ ПК‚ доступ к системе ECM‚ соблюдение режима конфиденциальности.
Подписи сторон:
____________________ ____________________
(Работник) (Руководитель)
Заключительные положения
Настоящая Инструкция вступает в силу со дня её подписания и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года либо при изменении законодательных требований‚ технологических решений или организационной структуры.
Все изменения и дополнения к Инструкции оформляются приказом руководителя организации и доводятся до сведения Специалиста под подпись.
Составил: Отдел кадров
Утвердил: Директор по работе с документами