Должностная инструкция – нормативный документ, фиксирующий основные задачи, полномочия, права и ответственность сотрудника. Ниже представлена подробная модель инструкции для должности заведующего муниципальным архивом, разработанная с учётом актуального законодательства и практики 2025‑2026 годов.

Нормативно‑правовая база

Инструкция составляется в соответствии с:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ;
• Трудовым кодексом РФ;
• Приказом Минкультуры России № 197 от «Об утверждении Положения об организации и ведении архивов»;
• Региональными нормативными актами, регулирующими деятельность муниципальных архивов;
• Внутренними локальными нормативными актами муниципального образования (приказами руководителя, положениями о структуре органов власти).

Общие положения

1. Наименование должности: заведующий муниципальным архивом.
2. Подразделение: отдел архивного дела муниципального образования.
3. Непосредственный руководитель: директор муниципального образования (или заместитель директора, отвечающий за культуру и историческое наследие).
4. Подчинённые: архивариусы, старшие архивариусы, вспомогательный персонал (техники, администраторы).
5. Цель должности: обеспечение надёжного сохранения, систематизации, учёта и предоставления доступа к архивным документам, а также организация работы архива в соответствии с требованиями законодательства.

Требования к соискателю

Должностные обязанности

Заведующий муниципальным архивом обязан выполнять следующие функции:

1. Организация и контроль работы архива:
   • Разработка и внедрение планов работы архива на год.
   • Контроль за соблюдением сроков приёмки, регистрации и описания документов.
   • Обеспечение выполнения требований по сохранности и консервации архивных материалов.
2. Ведение архивного учёта:
   • Обеспечение правильного оформления актов приёма‑передачи документов.
   • Контроль за ведением реестров, карточек описания и электронных баз данных.
3. Обеспечение доступа к архивным документам:
   • Организация работы с заявителями (физическими и юридическими лицами).
   • Подготовка копий и справок в соответствии с законодательством о персональных данных.
4. Контроль за соблюдением правовых норм:
   • Соблюдение требований к работе с документами, содержащими персональные данные.
   • Обеспечение выполнения требований охраны труда и техники безопасности.
5. Развитие архивного фонда:
   • Участие в проведении инвентаризаций и оценке состояния фондов.
   • Подготовка предложений по пополнению и реставрации фондов.
6. Управление персоналом:
   • Постановка задач и контроль их выполнения сотрудниками архива.
   • Организация повышения квалификации и профессионального развития персонала.
7. Отчётность и документация:
   • Подготовка ежемесячных, квартальных и годовых отчётов о работе архива.
   • Ведение служебной документации, журналов учёта и протоколов совещаний.
8. Взаимодействие с внешними организациями:
   • Сотрудничество с государственными архивными учреждениями, научными и образовательными организациями.
   • Участие в конференциях, семинарах и проектах по сохранению культурного наследия.

Права

Заведующий архивом имеет право:

• Запрашивать и получать от подразделений и организаций необходимые документы и сведения для выполнения своих обязанностей.
• Вносить предложения по совершенствованию работы архива и изменению внутренних нормативных актов.
• Участвовать в разработке и утверждении бюджетных планов, связанных с архивным делом.
• Отказывать в предоставлении доступа к документам в случаях, предусмотренных законом (секретность, персональные данные).
• Инициировать проведение аттестаций и проверок качества работы персонала.

Ответственность

Заведующий архивом несёт ответственность за:

1. Нарушение сроков и порядка приёма‑передачи и учёта архивных документов.
2. Ненадлежащее хранение и консервацию документов, приведшее к их порче.
3. Несоблюдение требований законодательства о персональных данных и конфиденциальной информации.
4. Нарушение правил охраны труда, повлекшее травмы или иные небезопасные ситуации.
5. Недостоверность отчётных документов и служебных записок;
6. Невыполнение обязанностей по организации работы подчинённого персонала.

Взаимодействие и подчинённость

Заведующий муниципальным архивом взаимодействует с:

• Руководством муниципального образования (директор, заместители).
• Отделом юридической службы – по вопросам доступа к документам и защите персональных данных.
• Отделом финансов – по вопросам формирования и использования бюджета архива.
• Контрольно‑ревизионными органами – в рамках проверок соблюдения нормативов.
• Государственными архивными учреждениями – для обмена опытом и участия в совместных проектах.

Порядок оформления и аттестации

1. Назначение на должность производится приказом руководителя муниципального образования на основании конкурсного отбора.
2. Сотрудник проходит вводный инструктаж по охране труда, работе с персональными данными и внутренним регламентам.
3. Аттестация проводится ежегодно: оценка выполнения должностных обязанностей, уровня профессиональных знаний и управленческих навыков.
4. При выявлении нарушений возможна дисциплинарная, административная или материальная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Пример формы должностной инструкции

Ниже приведён шаблонный блок, который обычно включается в официальную форму документа (в виде таблицы).

Должностная инструкция заведующего муниципальным архивом – ключевой документ, который обеспечивает законность, эффективность и прозрачность работы архива. Правильно составленная инструкция помогает:

• Соблюдать нормативные требования и стандарты архивного дела;
• Определять чёткие границы ответственности и полномочий;
• Повышать квалификацию персонала и улучшать качество обслуживания граждан и организаций;
• Сокращать риски, связанные с утратой, порчей документов и нарушением прав доступа.

Регулярный пересмотр и актуализация инструкции в соответствии с изменениями законодательства и технологическими новшествами – обязательное условие успешного функционирования муниципального архива.

Список использованных источников

• Типовая должностная инструкция архивариуса местного общего суда (2025‑2026 гг.).
• Образцы должностных инструкций заведующего архивом, опубликованные на порталах КонсультантПлюс, HR‑portal и Моё дело.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Минкультуры России № 197 от «Об утверждении Положения об организации и ведении архивов».