Доверенность – это письменное уполномочие одного лица (доверяющего) действовать от его имени другого лица (доверенного). При обращении в архив за справками, выписками или копиями документов доверенность часто становится обязательным условием, особенно если заявитель действует через представителя. Ниже представлена подробная статья, в которой собраны актуальные сведения из открытых источников (данные на 12:39:39), нормативные требования и практические рекомендации по оформлению доверенности для архивных запросов.

Содержание

1. Нормативная база
2. Виды доверенностей, используемые в архивной сфере
3. Обязательные реквизиты доверенности
4. Образец доверенности на запрос в архив
5. Пошаговая инструкция оформления
6. Особенности подачи доверенности в различные архивы
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

Оформление и использование доверенности регулируются следующими нормативными актами:

• Гражданский кодекс РФ (ст. 185‑189) – общие положения о доверенности.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ (в ред. от ) – требования к предоставлению архивных справок и документов.
• Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных справок, выписок и иных документов» (Федеральное архивное агентство) – пункт 46.4 и 46.5 Правил, где указано, что лицо, действующее от имени юридического лица, должно иметь доверенность.
• Методические рекомендации по исполнению запросов социально‑правового характера (Федеральное архивное агентство) – указание на необходимость представления доверенности при личном обращении гражданина или его доверенного лица.
• Правила работы архивных отделов регионов (например, Архивный фонд Санкт‑Петербурга, электронное правительство Республики Казахстан) – в их инструкциях прямо указано, что для получения справок по доверенности требуется нотариально засвидетельствованный документ.

Таким образом, без надлежаще оформленной доверенности архив может отказать в выдаче запрашиваемых материалов.

Виды доверенностей, используемые в архивной сфере

В зависимости от цели и субъекта доверенность может быть:

• Разовая доверенность – выдаётся на конкретное действие (например, получение одной архивной справки). Срок действия обычно ограничен датой выполнения поручения.
• Генеральная доверенность – предоставляет широкие полномочия представителю (например, ведение всех дел связанных с архивными запросами). Действует до отзыва или до истечения срока, указанного в документе.
• Доверенность на получение документов – узкоспециализированный вид, в котором прямо указывается право запрашивать, получать и принимать архивные справки, выписки, копии документов.
• Нотариально засвидетельствованная доверенность – требуется большинством архивов для подтверждения подлинности подписи и полномочий представителя.

Для архивных запросов наиболее часто используется нотариально засвидетельствованная разовая доверенность на получение документов.

Обязательные реквизиты доверенности

Согласно ст. 185 ГК РФ и практике нотариальных контор, доверенность должна содержать следующие элементы:

1. Название документа – «Доверенность» (можно уточнить вид: «Доверенность на получение архивных справок»).
2. Дата и место составления – указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ, город.
3. Сведения о доверяющем (principal):
   • ФИО полностью;
   • Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
   • Адрес регистрации (или проживания);
   • ИНН и/или ОГРН (если доверяющий – юридическое лицо).
4. Сведения о доверенном (agent):
   • ФИО полностью;
   • Паспортные данные;
   • Адрес регистрации;
   • Контактный телефон (по желанию).
5. Полномочия – четкое описание действий, которые доверенный вправе совершать. Для архивного запроса формулируют примерно так:
   

   «Получать в государственных и муниципальных архивах справки, выписки, копии документов, а также иные сведения, необходимые для подтверждения факта … (указать цель: например, подтверждение трудового стажа, награждения, места рождения и т.д.) от имени Доверяющего.»

6. Срок действия – указывается конкретная дата окончания или условие («до получения запрашиваемого документа»).
7. Право передоверия – обычно указывается, что передоверие не допускается (если иное не предусмотрено).
8. Подпись доверяющего и расшифровка подписи.
9. Нотариальное заверение – печать нотариуса, его подпись, реквизиты нотариальной конторы, номер записи в реестре нотариальных действий.

Пример формулировки полномочий, часто используемой в практике:

«Представлять интересы Доверяющего в архивных учреждениях, подавать заявления и запросы о выдаче архивных справок, выписок и копий документов, получать указанные документы, расписываться за их получение и выполнять иные действия, связанные с получением архивной информации.»

Образец доверенности на запрос в архив

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды. Все выделенные части следует заменить на реальные данные.

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение архивных справок и документов

г. _____________ «___» __________ 20__ г.

Я, ФИО доверяющего, паспорт № ____________ выдан _______________ «___» __________ 20__ г., residing at _________________________________,
в соответствии со ст. 185‑189 ГК РФ, hereby authorize:

ФИО доверенного, паспорт № ____________ выдан _______________ «___» __________ 20__ г., residing at _________________________________,

to act on my behalf with the following powers:

To submit applications and requests to any state, municipal, departmental or private archive for the issuance of archival certificates, extracts, copies of documents and other archival information.
To receive the aforementioned documents, sign for their receipt, and, if necessary, to pay state fees and other charges associated with the provision of archival services.
To represent my interests in all communications with archive staff, including clarification of requests and receipt of notifications.
To perform any other actions necessary for the fulfillment of the above-mentioned powers.

This power of attorney is valid until «___» __________ 20__ г. (or until the requested documents are obtained, whichever occurs earlier).

The attorney-in-fact does NOT have the right to delegate these powers to another person.
Signature of the principal: ___________________ / ФИО доверяющего /
Нотариальное заверение

Нотариус ______________________ (ФИО)
Нотариальная контора ______________________
Адрес: ______________________________________
Регистрационный номер действия: ____________

(Peчать нотариуса)

После заполнения шаблона документ следует распечатать, подписать доверяющим в присутствии нотариуса и получить нотариальное заверение.

Пошаговая инструкция оформления доверенности для архивного запроса

1. Определите цель запроса (например, справка о трудовом стаже, копия метрической записи, выписка из дела о награждении). Это поможет сформулировать точные полномочия.
2. Выберите тип доверенности – для одного конкретного документа достаточно разовой; если планируется несколько запросов в течение года – рассмотрите генеральную.
3. Соберите необходимые данные о доверяющем и доверенном (паспорты, ИНН/ОГРН при необходимости, адреса).
4. Подготовьте текст доверенности – используйте образец выше или скачайте готовый бланк с сайта нотариальной конторы или юридического портала.
5. Посетите нотариуса – возьмите с собой паспорта обеих сторон, а при необходимости документы, подтверждающие статус юридического лица (устав, выписка из ЕГРЮЛ).
6. Оплатите нотариальный тариф (стоимость зависит от региона и срочности).
7. Получите заверенный документ – проверьте наличие печати, подписи нотариуса и реквизитов записи в реестре нотариальных действий.
8. Сделайте копию доверенности – одна остаётся у вас, вторая передаётся доверенному лицу для подачи в архив.
9. Подготовьте запрос в архив (заявление, копию паспорта доверяющего, если требуется, и саму доверенность).
10. Подайте документы в архив лично или через доверенное лицо, соблюдая режим работы и требования конкретного учреждения.

Срок действия доверенности лучше указывать с запасом (например, 6 месяцев), чтобы избежать необходимости повторного оформления при задержках в архиве.

Особенности подачи доверенности в различные архивы

Несмотря на общие требования, отдельные архивные учреждения могут предъявлять дополнительные условия:

• Архивный фонд Санкт‑Петербурга – требует нотариально засвидетельствованную доверенность при представлении интересов третьим лицом; при личном обращении достаточно паспорта.
• Электронное правительство Республики Казахстан – допускает использование цифрового документа из сервиса цифровых документов (ЭЦП) вместо бумажной доверенности, но только если услугополучатель прошёл идентификацию через ЕГИСЗ.
• Федеральное архивное агентство (Росархив) – в административном регламенте указано, что представитель юридического лица обязан предъявить доверенность, выданную от имени такого лица; иначе заявление считается неподтверждённым.
• Региональные архивы (например, архивы областей, краёв) – часто принимают доверенность, заверенную у любого нотариуса РФ; некоторые требуют, чтобы нотариус был из того же субъекта, где расположен архив (проверяйте локальные инструкции).
• Архивы ЗАГСа – для получения справок о состоянии гражданского статуса (рождение, брак, смерть) часто достаточно простой письменной доверенности, но нотариальное заверение повышает шансы на быстрое обслуживание.

Рекомендуется перед визитом в архив ознакомиться с его официальным сайтом или позвонить в справочную службу, чтобы уточнить перечень необходимых документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить доверенность онлайн?

Да, многие нотариальные конторы предлагают услугу электронного нотариата с использованием квалифицированной электронной подписи (ЭЦП). Полученный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, но не все архивы принимают электронные доверенности – уточняйте заранее.

Нужно ли заверять перевод доверенности, если она составлена на иностранном языке?

Если доверенность составлена на языке, отличном от русского, и будет использоваться в российском архиве, требуется нотариально заверенный перевод на русский язык.

Какой срок действия считается разумным для разовой доверенности?

Обычно достаточно 1–3 месяцев с даты выдачи. Если ожидается задержка в архиве (например, из‑за большой нагрузки), лучше указать срок до 6 месяцев.

Можно ли использовать одну доверенность для нескольких архивов?

Да, если в тексте доверенности указано право обращаться в «любые государственные и муниципальные архивы» либо перечислены конкретные учреждения.

Что делать, если доверенность утеряна?

Необходимо оформить новую доверенность. При утере нотариально заверенного документа можно запросить копию у нотариуса, который её удостоверял (он хранит протокол действия в течение определённого срока).

Нужно ли прикладывать копию паспорта доверяющего к доверенности при подаче в архив?

В большинстве случаев достаточно самой доверенности, но некоторые архивы просят приложить копию паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) доверяющего для сверки данных.

Доверенность на запрос в архив – важный юридический инструмент, который позволяет гражданам и организациям получать необходимые справки, выписки и копии документов через представителя. Правильное оформление документа (соответствие нормативным требованиям, наличие всех обязательных реквизитов, нотариальное заверение) существенно повышает вероятность положительного ответа архивного органа и сокращает время ожидания.

Следуя представленной инструкции, используя приведённый образец и учитывая особенности конкретного архивного учреждения, вы сможете без труда подготовить доверенность и успешно получить нужные архивные материалы.

Информация актуальна на 12:39:39. Перед подачей документов рекомендуется уточнить текущие требования выбранного архива на его официальном сайте или через справочную службу.