Вопрос количества копий электронных документов на физически обособленных носителях является одним из ключевых при организации архивного хранения в Российской Федерации․ Несоблюдение этих требований ведет к нарушению законодательства об архивном деле, невозможности передачи дел в государственные архивы и потере юридической значимости документов․ В данной статье подробно разбираются нормативные основы, различие подходов для организаций, создающих системы хранения электронных документов (СХЭД), и для тех, кто хранит документы на носителях, а также актуальные изменения в методических рекомендациях․

Нормативная база: основные документы, регулирующие вопрос

Главным документом, устанавливающим правила хранения архивных документов (в т․ч․ электронных) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденные Росархивом (Приказ Росархива)․

Дополняют Правила:

• Методические рекомендации по применению Правил (утв․ Росархивом) — дают разъяснения по технической подготовке дел к передаче в архив․
• Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД — устанавливают требования к программному обеспечению․
• Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций — уточняет процедуры для внутренних архивов организаций․

Фундаментальное правило: «Два экземпляра — Основной и Рабочий»

Согласно установленным нормам (Правила, Методические рекомендации, Типовые требования, Проект Рекомендаций), при хранении электронных архивных документов на физически обособленных носителях (дисках, флеш-накопителях, лентах и т․д․) обязательно создание двух идентичных экземпляров:

1. Основной экземпляр — предназначен для длительного (вечного) хранения․ Он не используется для повседневной работы, обеспечивает сохранность подлинника информации․
2. Рабочий экземпляр — предназначен для оперативного доступа, чтения, проверки целостности, копирования на новые носители при смене поколений носителей (миграции) и предоставления пользователям․

Цитата из Методических рекомендаций Росархива: «При подготовке к передаче в архив электронных документов каждое электронное дело записывается на два физически обособленных носителя․․․ на обособленных носителях однократной записи в двух экземплярах, основном и рабочем»․

Ключевые технические требования к носителям для этих копий:

• Носители должны быть однократной записи (WORM — Write Once Read Many: CD-R, DVD-R, BD-R, специальные ленточные картриджи WORM, флеш-память с аппаратной защитой от перезаписи)․ Это гарантирует неизменность основного экземпляра․
• Оба экземпляр должны быть идентичны по составу файлов, их структуре, хеш-суммам и метаданным․
• Носители должны быть физически обособлены (храниться в разных ячейках, на разных полках, идеально — в разных пожарных ячейках или даже в разных зданиях для исключения одновременной гибели при ЧС)․

Исключение: Наличие сертифицированной СХЭД (Системы Хранения Электронных Документов)

Существует важное исключение из правила «две копии на носителях», зафиксированное в практике (в частности, в комментариях экспертов, например, «Время бухгалтера», SL Soft) и вытекающее из Типовых функциональных требований к СХЭД․

Особенности комплектования и передачи в государственный архив

При передаче электронных дел в государственный архив (федеральный или субъекта) требования к количеству копий жестко регламентированы:

• Передача на физических носителях (без СХЭД у донора или по требованию архива-получателя): Предоставляются два физически обособленных носителя (Основной и Рабочий) для каждого дела или партии дел․
• Передача через СХЭД (межведомственное электронное взаимодействие): Документы передаются по каналам связи․ Архив-получатель размещает их в своей СХЭД․ Физические носители при этом не передаются, но архив-получатель обязан обеспечить хранение в двух экземплярах (репликация) внутри своей инфраструктуры․
• Изъятие носителей из бумажных дел: Если в бумажном деле были вложены физические носители (CD/DVD/флешки) с электронными документами, они подлежат изъятию при комплектовании дела к передаче в архив․ Эти носители становятся самостоятельными единицами хранения и формируются в соответствии с правилами хранения электронных документов (т․е․ в двух экземплярах, если это единственная копия)․

Организация хранения двух экземпляров: практические аспекты

Размещение носителей

Согласно рекомендациям (в т․ч․ «Делис Архив», Ассоциация Юристов России), физически обособленное хранение означает:

• Хранение Основного и Рабочего экземпляров в разных помещениях (желательно) или как минимум в разных шкафах/сейфах/пожарных ячейках․
• Обустройство обособленного хранилища: отдельное помещение с контролем температуры/влажности, пожаротушением (газовое/порошковое, не водяное), защитой от несанкционированного доступа (замки, СКУД)․
• Ведение учетной документации (инвентаризационные книги, реестры носителей, журналы выдачи Рабочего экземпляра)․

Контроль целостности (Верификация)

Рабочий экземпляр используется для периодической проверки читаемости и целостности данных (сравнение хеш-сумм с реестром/протоколом записи)․ Если Рабочий экземпляр поврежден или данные на нем повреждены — он списывается и записывается заново с Основного экземпляра (если Основной цел) или из СЭД/СХЭД․ Основной экземпляр при этом не используется для чтения в рутине․

Сроки хранения и смена носителей (Миграция)

Количество копий (две) сохраняется на протяжении всего срока хранения документа (5, 10, 75 лет, бессрочно, в зависимости от вида документа, см․ Перечень типовых управленческих архивных документов)․

Поскольку срок службы носителей (5–10 лет для дисков, 15–30 лет для лент) меньше сроков хранения документов, обязательна миграция (перезапись) на новые носители:

1. Считывание с Рабочего экземпляра (или Основного, если Рабочий нечитаем)․
2. Проверка целостности (хеш-суммы)․
3. Запись на два новых носителя (новый Основной и новый Рабочий)․
4. Списание старых носителей по акту․

Резюме: шпаргалка по количеству копий

Частые ошибки и риски

• Хранение только одной копии на обычной флешке/диске без СХЭД — грубое нарушение, риск безвозвратной потери при порче носителя․
• Использование перезаписываемых носителей (CD-RW, DVD-RW, обычные флешки) для Основного экземпляра — нарушение требования «однократной записи», невозможность доказать неизменность документа в суде/проверке․
• Хранение обеих копий в одном шкафу/ящике — потеря физической обособленности, гибель обеих копий при пожаре/затоплении․
• Отсутствие контроля хеш-сумм при записи и периодической проверке — невозможность обнаружить «тихие» ошибки данных (bit rot)․
• Игнорирование миграции — попытка читать 20-летние CD-R на современных приводах без предварительного копирования на актуальные носители․

Ответ на вопрос «сколько копий?» однозначен в контексте нормативных требований Росархива: две физически обособленные копии (Основная и Рабочая) на носителях однократной записи — это стандарт для организаций, не имеющих аттестованной СХЭД․ Наличие СХЭД снимает необходимость ручного управления парой носителей в текущей работе, перекладывая ответственность за репликацию и сохранность на программно-аппаратный комплекс, однако при передаче в государственный архив на физических носителях правило «две копии» снова вступает в силу․

Строгое соблюдение данного правила, правильный выбор носителей (WORM), организация разнесенного хранения и регулярная миграция — залог юридической значимости и сохранности электронного архива на протяжении установленных законом сроков․

Дата актуальности информации: ․ Нормативная база: Приказы Росархива (Правила, Методические рекомендации, Типовые требования к СХЭД), Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․