Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Цель статьи – дать полное представление о том, как происходит приём, учёт, хранение, внутриархивные операции и выбытие документов в государственном архиве, а также показать графические схемы, фиксирующие порядок движения документов. Описание основано на методических рекомендациях Управления архивами Свердловской области (Государственный архив г. Красноуфимска) [1].

Государственный архив – это специализированное учреждение, в котором осуществляется систематическое сохранение, описание и обеспечение доступа к документам, имеющим историческую, правовую и культурную ценность. Для эффективного управления архивным фондом необходима чётко регламентированная схема движения документов, которая фиксирует каждый этап их жизненного цикла от поступления до выбытия.

Основные понятия

Документ – любой носитель информации, признанный официальным источником (письмо, акт, фотодокумент, аудиовизуальный материал и т.д.).
Фонд – совокупность документов, образующих единый исторический или административный блок.
Поступление – процесс передачи документа в архив и его первичная регистрация.
Выбытие – передача документа из архива в другое учреждение, уничтожение или возврат владельцу.
Внутриархивные работы – мероприятия по описанию, переоформлению, консервации и перемещению документов внутри архива.
Особо ценные документы – документы, требующие повышенного уровня охраны (секретные, уникальные, оригиналы).

Этапы движения документов

Приём (учёт поступления)

Поступление документов в архив осуществляется в упорядоченном состоянии с соответствующим научно‑справочным аппаратом. Приём проводят заведующий архивохранилищем, старший хранитель фондов и хранитель фондов по отдельности в соответствии с описью.

Проверка количества дел и их соответствия описьным статьям.
Контроль нумерации листов, наличия листа‑заверителя.
Регистрация в книге учёта поступлений (дата, источник, количество, шифр).

Учет (регистрация и описание)

После приёма документ фиксируется в нескольких учетных регистрах:

Список фондов.
Опись дел (постоянного и временного хранения).
Реестр описей дел и документов.
Лист учёта аудиовизуальных (кино‑фото‑видео) материалов.
Карточка фонда (централизованный государственный учет).

Хранение

Документы размещаются в архивных ячейках согласно их шифру и категории (постоянное, временное, особо ценные). Для особо ценных документов предусмотрены отдельные помещения с повышенным уровнем охраны.

Внутриархивные работы

Внутриархивные операции включают:

Описание (создание описи, реестра).
Консервацию (восстановление, защита от повреждений).
Перемещение (перепланировка фондов, изменение шифров).
Учёт неописанных и документов личного происхождения.

Выбытие (отдача, уничтожение, возврат)

Выбытие оформляется в книге учёта выбытия и сопровождается подготовкой актов передачи, согласованием с органами, ответственными за документ.

Схемы учёта в графическом виде

Ниже представлены основные схемы, описанные в методическом документе «Порядок и схема учёта архивных документов в Государственном архиве в городе Красноуфимске» [1]. Каждая схема отражает последовательность действий и используемые учетные формы.

Схема учёта поступления документов

Получение документа от источника.
Проверка соответствия описи (шаг 1.1).
Регистрация в книге учёта поступлений.
Внесение данных в список фондов и карточку фонда.
Создание описи дел (при необходимости – отдельной описи для фотодокументов, аудиовизуальных материалов).
Размещение в архивных ячейках.

Схема учёта выбытия документов

Инициирование запроса на выбытие (орган‑заказчик).
Подготовка акта выбытия (проверка наличия, состояния).
Регистрация в книге учёта выбытия.
Обновление списка фондов и реестра описей.
Физическое перемещение документа (передача, уничтожение, возврат).

Схема учёта изменений в составе и объёме фондов (внутриархивные работы)

Инициирование изменения (например, переоформление шифра).
Внесение изменений в карточку фонда и список фондов.
Обновление описи дел и реестра описей.
Фиксация в книге учёта изменений (раздел 1.3 методики).

Схема учёта неописанных документов

Выделение группы неописанных документов.
Регистрация в книге учёта неописанных (раздел 1.4).
Проведение описания (поэтапно) и перевод в основной фонд.
Обновление всех учетных форм.

Схема учёта документов личного происхождения

Приём от частного лица.
Оформление акта приёма‑передачи и внесение в книгу учёта поступлений личных документов (раздел 1.5).
Создание отдельной описи личных дел.
Хранение в отдельном разделе архива.

Схема учёта фотодокументов

Существует три под‑схемы (раздел 1.6 методики):

От собственника (владельца) – оформление акта приёма, регистрация в книге учёта фотодокументов.
От организаций, учреждений, предприятий – аналогичный процесс, но с дополнительным согласованием юридических лиц.
От инициативного документирования – документы, полученные в результате самостоятельных инициатив (например, фотосъёмка исторических событий).

Схема учёта особо ценных документов

Идентификация (определение категории ценности);
Внесение в список фондов, содержащих особо ценные документы и опись особо ценных дел.
Регистрация в реестре описей особо ценных документов.
Размещение в специально охраняемых помещениях.
Контроль доступа (журнал доступа, подписи ответственных).

Состав учетных документов

Основные учетные документы

Книга учёта поступлений документов – фиксирует дату, источник, количество, шифр.
Список фондов – перечень всех фондов с указанием объёма и состава.
Лист учёта аудиовизуальных (кино‑фото‑видео) документов.
Опись дел (постоянного и временного хранения).
Реестр описей дел и документов.
Список фондов, содержащих особо ценные документы.
Опись особо ценных дел и документов (номерник).
Лист заверителя дела – подтверждает подлинность и целостность.
Внутренняя опись документов дела – используется при внутриархивных работах.

Документы централизованного государственного учёта

Паспорт архива на 01.01.год – общий сводный документ.
Карточка фонда.
Сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01.год.

Вспомогательные учетные документы

Книга учёта и описания фотодокументов.
Акт приёма‑передачи документов личного происхождения.
Журналы доступа к особо ценным материалам.

Практический пример графической схемы

Для визуального представления процесса часто используют блок‑диаграммы. Ниже условный пример (текстовое описание, которое можно перенести в любой графический редактор):

[Источник] → (Проверка соответствия описи) → [Книга учёта поступлений]
 ↓ ↓
[Книга учёта] → (Регистрация в списке фондов) → [Карточка фонда]
 ↓ ↓
[Опись дел] ← (Создание/обновление) ← [Реестр описей]
 ↓
[Размещение в ячейке] → (Контроль доступа) → [Журнал доступа]
 ↓[Внутриархивные работы] → (Обновление) → [Книга учёта изменений]
 ↓
[Выбытие] → (Акт выбытия) → [Книга учёта выбытия] → [Передача/Уничтожение]

Схема движения документов в государственном архиве представляет собой последовательный и документально зафиксированный процесс, который обеспечивает:

Точность учёта и сохранность архивных материалов.
Прозрачность операций (приём, хранение, внутриархивные работы, выбытие).
Соблюдение требований законодательства о государственной тайне и культурном наследии.
Упрощение доступа к документам для исследователей и граждан.

Следование установленным схемам и использованию нормативных учетных форм (книга учёта, карточка фонда, реестр описей и др.) позволяет архиву эффективно выполнять свою миссию – сохранять память общества для будущих поколений.

Источник: Управление архивами Свердловской области. Порядок и схема учёта архивных документов в Государственном архиве в городе Красноуфимске (2025). Доступно по ссылке: krufarhiv.ru