Дата публикации: | Номер приказа: 24 | Регистрация Минюста РФ: № 583961

Приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 2 марта 2020 г. № 24 были утверждены единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Данный нормативный правовой акт стал ключевым документом, регламентирующим основные архивные процессы на федеральном уровне, заменив собой ряд устаревших методических рекомендаций и приведя требования в соответствие с действующим законодательством (ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

Документ зарегистрирован Министерством юстиции РФ 20 мая 2020 г. под регистрационным номером 583961 и вступил в силу по истечении 10 дней после официальной публикации.

Структура Правил

Правила имеют сложную структуру, охватывающую полный жизненный цикл архивного документа в учреждении архива. Основные разделы:

1. Раздел I. Общие положения — сфера действия, определения, нормативная база, права и обязанности архивов.
2. Раздел II. Комплектование архивных фондов — прием документов от источников комплектования, наблюдательные дела, учетно-справочные картотеки.
3. Раздел III. Хранение архивных документов — требования к помещениям, климатическим режимам, контейнеризации, обеспечению сохранности.
4. Раздел IV. Учет архивных документов, виды учета (фондовый, описной, контрольный), учетные документы, автоматизация.
5. Раздел V. Использование архивных документов, доступ, режимы пользования, выдача в читальные залы, копирование, удаленное использование.
6. Раздел VI. Подготовка выставок и публикаций — особенности предоставления документов для культурно-просветительских целей.
7. Приложения — формы учетных документов, перечни требований, методические рекомендации.

Ключевые положения по разделам

Общие положения (Раздел I)

Правила распространяются на государственные и муниципальные архивы, а также на государственные и муниципальные музеи, библиотеки и научные организации, хранящие документы Архивного фонда РФ. Устанавливается принцип единства требований к архивным процессам независимо от ведомственной подчиненности организации.

• Определены понятия: «архивный фонд», «источник комплектования», «наблюдательное дело», «единый архивный фонд».
• Закреплена обязанность архива обеспечивать сохранность, доступность и правомерное использование документов.

Комплектование архивных фондов (Раздел II)

Это один из наиболее детализированных разделов, регламентирующий входной контроль документов.

Работа с источниками комплектования

На каждую организацию-источник комплектования ведется наблюдательное дело. Оно формируется из документов, характеризующих:

• Правовой статус организации (устав, лицензии, свидетельства о регистрации).
• Деятельность организации (структура, основные функции, история реорганизаций).
• Организацию документационного обеспечения управления (положения об управлении делами, номенклатуры дел, акты экспертизы документов).
• Условия хранения архивных документов в организации до передачи в архив.

Учетно-справочный аппарат

Для системной работы с источниками архив ведет учетно-справочные картотеки и базы данных, содержащие сведения о составе источников, сроках передачи, состоянии дел и результатах экспертизы.

Формирование единых архивных фондов

Пункт 2.3 Правил допускает формирование объединенных (единых) архивных фондов из документов двух и более организаций, действовавших на определенной территории или объединенных одним объектом деятельности (например, ликвидированные предприятия одного города, объединенные в фонд «Архив г. Н»). Это упрощает учет и использование малых фондов.

Хранение архивных документов (Раздел III)

Раздел устанавливает обязательные требования к материально-технической базе.

Размещение архива

Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения делятся на зоны:

• Помещения для хранения архивных документов (хранилища).
• Помещения для комплектования и учета (приемка, экспертиза, опись).
• Помещения для использования (читальные залы, серверные для ЭА).
• Вспомогательные и административные помещения.

Климатические режимы и контейнеризация

• Установлены параметры температуры и относительной влажности для разных типов носителей (бумага, фото, пленка, магнитные ленты, оптические диски).
• Обязательная контейнеризация документов (размещение в коробки, пакеты, кассеты) для защиты от пыли, света, перепадов влажности и механических повреждений.
• Требования к стеллажному оборудованию (набору, противопожарной защите, системам охраны и сигнализации.

Учет архивных документов (Раздел IV)

Вводится трехуровневая система учета, обеспечивающая прослеживаемость каждого документа:

1. Фондовый учет — учет поступления, выбытия, перемещения фондов в целом (журналы учета фондов, описи фондов).
2. Описной учет, учет внутри фондов (описание дел, картотеки дел, электронные базы описаний). Регламентируется состав реквизитов описания дела.
3. Контрольный учет — учет движения единиц хранения при выдаче на использование, в реставрацию, на оцифровку (учетные карточки, журналы выдачи, автоматизированные системы).

Важно: Правила легализуют и регламентируют ведение учета в автоматизированных информационных системах (АИС), устанавливая требования к электронным базам данных и электронным подписям ответственных лиц.

Использование архивных документов (Раздел V)

Раздел детально регламентирует доступ к документам в соответствии со ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ.

• Режимы доступа: открытый, ограниченный (гостайна, персональные данные, комерческая тайна), специальный (уникальные документы, плохое состояние).
• Формы предоставления: оригиналы в читальном зале, копии (бумажные, электронные), удаленный доступ через порталы архивов/ЕАИС.
• Порядок выдачи: заказ через АИС/картотеки, оформление заявки/вызовки, контроль срока пользования (обычно до 30 дней с возможностью продления).
• Копирование: правила бесплатного и платного копирования, требования к оборудованию (запрет контактного сканирования для ценных/испорченных документов).

Выставки и публикации (Раздел VI)

Определен порядок предоставления документов для выставок (оригиналы только при соблюдении строгих климатических условий и страховании, иначе, копии) и для публикации (предоставление копий, согласование текстов).

Значение Приказа № 24 для архивной практики

Принятие единых Правил 2020 года решило ряд системных проблем:

• Унификация: Устранены противоречия между ведомственными инструкциями; все архивы (федеральные, региональные, муниципальные, архивы музеев/библиотек/НИИ) работают по единым стандартам.
• Цифровизация: Юридически закреплен переход на электронный учет и электронное предоставление документов.
• Ответственность: Четко распределены зоны ответственности между архивом и источником комплектования (организацией-создателем).
• Сохранность: Повышены требования к хранению (контейнеризация, микроклимат), что критично для сохранения национального наследия.

Изменения и актуальное состояние на 2026 год

С момента вступления в силу Приказ № 24 претерпел изменения (в частности, Приказ Росархива от ), касающиеся:

• Уточнения требований к электронным архивам и долгосрочному хранению электронных документов.
• Приведения в соответствие с изменениями в ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «О персональных данных».
• Обновления форм учетных документов (Приложения) с учетом внедрения Единой архивной информационной системы (ЕАИС).

На действует редакция Приказа № 24 с изменениями от . Архивные учреждения обязаны руководствоваться именно актуальной редакцией, доступной на официальном интернет-портале правовой информации (publication.pravo.gov.ru) или в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).

Практическая рекомендация для архивистов

1. Аудит локальных актов: Сверить внутренние положения об архиве, инструкции по приему, хранению, учету и выдаче с требованиями Приказа № 24.
2. Наблюдательные дела: Проверить наличие и актуальность наблюдательных дел по всем источникам комплектования; завести учетно-справочные БД, если велись только картотеки.
3. Хранилища: Провести инструментальный замер микроклимата, обеспечить 100% контейнеризацию фондов.
4. АИС: При отсутствии АИС — спланировать внедрение (ЕАИС или региональные аналоги); при наличии — проверить соответствие функционала требованиям Раздела IV.
5. Обучение: Организовать инструктаж сотрудников по новым правилам выдачи, копирования и удаленного доступа.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (Приказ Росархива № 24 от ), это фундаментальный документ, задающий «правила игры» для современного российского архивоведения. Они перевели архивную работу из плоскости рекомендаций в плоскость жестких обязательных стандартов, что обеспечивает единство Архивного фонда РФ, гарантирует сохранность документов и реализует конституционное право граждан на доступ к архивной информации. Регулярное мониторинг изменений в данном акте является профессиональным долгом каждого архивиста.

Материал подготовлен на основе текста Приказа Росархива № 24 от (ред. от ), регистрационный номер Минюста РФ 583961. Для официального использования необходимо обращаться к тексту документа, опубликованному в «Российской газете» или на портале publication.pravo.gov.ru.