Дата актуализации: 11 июля 2026 г. 10:50:49

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Основные принципы работы архивов
3. Организация хранения архивных фондов
4. Комплектование и описание документов
5. Учет и контроль доступа
6. Использование архивных материалов
7. Электронные архивы и цифровые документы
8. Ответственность и права работников архива
9. Образцы форм и актов
10. Изменения в правилах (2015‑2025)

Архивы – это хранилища национального достояния, в которых находятся документы, подтверждающие исторические, юридические и культурные процессы. Единые правила работы архивов позволяют:

• Обеспечить единство подходов к хранению, описанию и использованию документов во всех государственных и муниципальных учреждениях;
• Гарантировать сохранность оригиналов и их копий в течение установленного срока;
• Упрощать доступ к архивным материалам для исследователей, граждан и органов власти;
• Снизить риск утраты и незаконного использования информации.

Нормативно‑правовая база

Основу регулирования архивного дела в России составляют следующие нормативные акты:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных делах в Российской Федерации»;
• Приказ Министерства культуры РФ от № 24 «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;
• Решение Коллегии Росархива от (утверждающее первоначальные правила, которые позже были заменены новыми версиями);
• Письмо Росархива от № 2/2133‑А «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ»;
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (подготовлены для информационного сопровождения и внедрения правил в практику);

Все перечисленные документы находятся в открытом доступе на официальных порталах Росархива и КонсультантПлюс.

Основные принципы работы архивов

Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют следующие унифицированные положения:

• Принцип законности – все действия архива должны соответствовать действующему законодательству.
• Принцип достоверности – сохраняются оригиналы и их точные копии, а также сведения о provenance (происхождении) документов.
• Принцип доступности – пользователи имеют право на ознакомление с архивными материалами в рамках установленных ограничений.
• Принцип сохранности – применяются современные технические и технологические средства для защиты от физического и электронного разрушения.
• Принцип системности – все архивные фонды формируются, комплектуются и учитываются по единой системе классификации и описания.

Организация хранения архивных фондов

Физическое хранение

Для бумажных документов предусмотрены специальные помещения, отвечающие требованиям:

• Контроль температуры (от +18 °C до +22 °C) и относительной влажности (45‑55 %);
• Защита от прямого солнечного света, пыли, загрязнений и механических повреждений;
• Система пожарной и охранной сигнализации;
• Разделение фондов по уровням ценности (высокая, средняя, низкая) с соответствующим уровнем доступа.

Электронное хранение

Электронные архивы размещаются в специализированных дата‑центрах, где соблюдаются:

• Резервное копирование (не менее 3 копий, хранение в разных географических зонах);
• Контроль целостности файлов (контрольные суммы, цифровые подписи);
• Шифрование конфиденциальных данных;
• Регулярные аудиты безопасности;

Комплектование и описание документов

Комплектование – процесс формирования архивных фондов из исходных документов. Описание (описательная часть) включает:

1. Общие сведения о фонде (наименование, срок создания, юридический статус).
2. Инвентаризация – перечень всех единиц хранения с указанием их физического/электронного состояния.
3. Метаданные (для электронных документов) – автор, дата создания, тип файла, права доступа.
4. Экспертиза ценности – определение исторической, правовой и информационной значимости.

Для описания используется Единый каталог архивных фондов (ЕКАФ), который интегрирован в государственную информационную систему «Электронный архив». Форматы описания согласованы с международными стандартами ISAD(G) и EAD.

Учет и контроль доступа

Учет ведётся в двух уровнях:

• Регистраторный учет – фиксируются поступления, перемещения и выбытие документов.
• Фондовый учет – отражает структуру и состояние конкретного архивного фонда.

Контроль доступа реализуется через:

• Систему пользовательских ролей (администратор, архивист, исследователь, посетитель);
• Журналы входа‑выхода (для физических архивов) и лог‑файлы (для электронных систем);
• Согласование запросов в соответствии с законодательством о персональных данных.

Использование архивных материалов

Запросы на доступ могут подаваться в письменной или электронной форме. Процедура включает:

1. Регистрацию запроса в журнале заявок;
2. Проверку правомерности (согласование с органом‑создателем, проверка ограничений по классификации);
3. Подготовку материалов (выдача оригиналов, копий, цифровых файлов);
4. Фиксацию выдачи в журнале выдач.

Особое внимание уделяется конфиденциальным и ограниченным документам: их использование допускается только после получения специального разрешения от уполномоченных органов.

Электронные архивы и цифровые документы

С 2015 года в правилах усилено внимание к цифровым архивам. Ключевые требования:

• Соблюдение Федерального закона № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
• Применение форматов, обеспечивающих долгосрочную читаемость (PDF/A, TIFF, XML);
• Регистрация цифровых объектов в Едином реестре электронных архивов;
• Обеспечение метаданных согласно ГОСТ 7.0‑97 «Библиографическая запись. Общие требования и правила составления».

Для миграции бумажных фондов в электронный вид рекомендуется использовать методику «цифровой архив – от сканирования до публикации», разработанную Федеральным архивным агентством.

Ответственность и права работников архива

Работники архивов обязаны:

• Соблюдать профессиональную этику и конфиденциальность;
• Поддерживать техническое состояние хранилищ и информационных систем;
• Вести документальное оформление всех операций с архивными материалами;
• Участвовать в регулярных проверках и аттестациях.

За нарушение правил предусмотрена административная ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) и уголовная ответственность в случае умышленного уничтожения или искажения архивных документов.

Образцы форм и актов

В рамках правил утверждены стандартные формы, которые обязаны использовать все государственные и муниципальные архивы:

• Форма «Приёмка документов в архив» (№ 01‑А);
• Форма «Акт комплектования фонда» (№ 02‑Б);
• Форма «Журнал учёта перемещения документов» (№ 03‑В);
• Форма «Заявка на доступ к архивным материалам» (№ 04‑Г);
• Электронные шаблоны для метаданных (XML‑схемы).

Все формы доступны для скачивания на официальном сайте Росархива в формате DOC и PDF.

Изменения в правилах (2015‑2025)

С 2015 года в архивном деле произошёл ряд значимых реформ:

Все изменения направлены на повышение эффективности и прозрачности архивных процессов, а также на адаптацию к современным информационным технологиям.

Правила работы архивов России – это живой документ, который отражает развитие правовой, технологической и методологической базы архивного дела. Их соблюдение гарантирует:

• Сохранность национального исторического наследия;
• Доступность информации для научных, правовых и культурных нужд;
• Защиту прав граждан и государственных интересов;
• Эффективное взаимодействие между архивными учреждениями разных уровней.

Постоянное обновление правил и внедрение новых технологий (цифровизация, ИИ, блокчейн) позволяют российским архивам оставаться актуальными и готовыми к вызовам будущего.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.