Электронный архив – это современная информационная система, позволяющая хранить, управлять и предоставлять доступ к цифровым копиям документов государственного и частного значения. В Республике Казахстан создание единого электронного архива документов (ЕЭАД) стало одним из приоритетных направлений цифровой трансформации государственного управления.

Исторический контекст

Идея создания единого электронного архива в Казахстане начала формироваться в 2020‑м году, когда Министерство культуры и спорта совместно с другими ведомствами разработало проект «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві ақпараттық жүйесін енгізу». 5 ноября 2020 г. была проведена первая публичная презентация информационной системы Единый электронный архив документов (далее – ЕЭАД).

С 2021 по 2024 гг. в рамках программы «Электронное правительство Республики Казахстан» реализованы пилотные проекты в нескольких областных архивах, а также в Национальном архиве Республики Казахстан. Ключевыми результатами стали:

• автоматическое формирование электронных копий периодических изданий (газет, журналов) в онлайн‑ресурсе уполномоченного органа;
• внедрение электронных справок и выписок из архивов через личный кабинет портала «Электронное правительство»;
• создание единой нормативной базы по электронному документообороту в государственных учреждениях.

Правовая база

Для обеспечения законности и защиты прав пользователей в электронных архивах в Казахстане приняты следующие нормативные акты:

1. Закон «Об электронном документе и электронном документообороте» (2022 г.) – определяет статус электронных документов, требования к их подлинности и юридической силы.
2. Постановление Правительства РК «О порядке создания и функционирования единого электронного архива документов» (2023 г.) – регламентирует структуру ЕЭАД, порядок доступа и обмена данными.
3. Типовые правила электронного документооборота в организациях (разработаны Министерством культуры и спорта, 2024 г.) – включают требования к приёму, хранению, учёту и использованию электронных дел и документов в государственных архивах.

Структура и основные компоненты ЕЭАД

ЕЭАД представляет собой распределённую информационную систему, объединяющую:

• Центральный государственный архив Республики Казахстан (ЦГА РК) – главный хранилище исторических и культурных документов.
• Региональные архивы (Западно‑Казахстанский, Восточно‑Казахстанский, областные архивы) – локальные узлы, синхронизирующие данные с центральным сервером.
• Электронный портал «Электронное правительство» – точка доступа для граждан, юридических лиц и государственных служащих.
• Система электронных справок (КПСИСУ ГП) – автоматизированный модуль выдачи архивных справок, копий и выписок в электронном виде, подписанных ЭЦП уполномоченного лица.
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД) – открытый ресурс, где размещаются отсканированные материалы, артефакты и хроники разных эпох.

Услуги, предоставляемые электронным архивом

Выдача архивных справок и копий

Через личный кабинет на портале «Электронное правительство» пользователи могут запросить:

• архивную справку о наличии или отсутствии документа;
• копию архивного документа в формате PDF, подписанную электронной цифровой подписью (ЭЦП);
• выписку из архивных фондов, подтверждающую социально‑правовые сведения.

Доступ к цифровым копиям периодических изданий

С 2024 г. в Казахстане функционирует Электронный архив бесплатных экземпляров газет и журналов. Ключевые особенности:

• автоматическое формирование архивных копий на основе направленных печатных изданий;
• поиск по дате, названию издания, тематике;
• полный открытый доступ без регистрации (для публичных изданий) и ограниченный – для официальных документов.

Электронный документооборот в государственных учреждениях

Согласно типовым правилам, каждый орган государственной власти обязан:

1. регистрация входящих и исходящих электронных документов в системе ЕЭАД;
2. обеспечение их долгосрочного хранения (не менее 50 лет для исторически значимых материалов);
3. контроль доступа с помощью ролей и прав пользователей.

Технические и материально‑технические аспекты

Для гарантии надёжности и сохранности данных в ЕЭАД используются современные технологии:

• Облачные хранилища с географическим резервированием в нескольких дата‑центрах страны;
• Криптографическая защита – все документы подписываются ЭЦП и шифруются по стандарту ГОСТ 34.10‑2018;
• Метаданные и индексация – каждый документ сопровождается набором метаданных (дата создания, автор, ключевые слова), что ускоряет поиск;
• Система контроля версий – позволяет отслеживать изменения и восстанавливать предыдущие версии файлов.

Преимущества внедрения единого электронного архива

Проблемы и вызовы

Несмотря на очевидные выгоды, процесс цифровой трансформации сталкивается с рядом сложностей:

• Кибербезопасность – необходимость постоянного мониторинга и обновления защиты от новых угроз.
• Квалификация персонала – требуются специалисты по архивному делу, ИТ‑безопасности и управлению данными.
• Стандартизация форматов – необходимость согласования единого формата для оцифровки исторических материалов (TIFF, PDF/A, JPEG2000).
• Юридическая согласованность – обеспечение юридической силы электронных копий в судах и при международных обменах.

Перспективы развития

К 2030 году планируется:

1. Полное подключение всех региональных архивов к единой системе ЕЭАД;
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и аннотирования документов;
3. Создание мобильного приложения для граждан, позволяющего получать архивные справки в режиме реального времени;
4. Расширение международного сотрудничества: обмен цифровыми архивными фондами с соседними странами (Россия, Узбекистан, Кыргызстан).

Как воспользоваться услугами электронного архива

Для получения доступа к документам необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Зарегистрироваться на портале Электронное правительство Республики Казахстан (использовать ИИН и мобильный телефон).
2. Пройти процедуру подтверждения личности через ЭЦП (электронную цифровую подпись).
3. В личном кабинете выбрать раздел «Архивные услуги» и сформировать запрос (справка, копия, выписка).
4. Ожидать автоматическое формирование документа (в большинстве случаев – в течение 24 часов).
5. Скачать готовый файл, подписанный ЭЦП, или получить его в бумажном виде в ближайшем отделении архивного учреждения.

Электронный архив Казахстан – это ключевой элемент стратегии цифровой трансформации страны. Он обеспечивает сохранность исторического наследия, упрощает доступ к документам для граждан и бизнеса, а также снижает финансовую нагрузку на государственный бюджет. При правильном сочетании правовых норм, современных технологий и квалифицированного персонала система способна стать образцом для других стран региона.

Дата последнего обновления статьи: