В архивоведении термин «единый фонд» (чаще используемое официальное наименование — Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ)) обозначает фундаментальную систему организации архивного дела в Российской Федерации. Это не просто сумма всех документов‚ а сложная‚ иерархически выстроенная структура‚ обеспечивающая единство принципов формирования‚ хранения‚ учета и использования архивных документов на всей территории страны.
Правовое закрепление и определение
Основой правового статуса ЕГАФ является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статья 16). Согласно закону:
Архивный фонд Российской Федерации (ЕГАФ) — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов‚ отражающих материальную и духовную жизнь общества и государства‚ находящихся в государственной собственности и образующих национальное архивное достояние страны.
Ключевые характеристики ЕГАФ:
- Государственная собственность: Все документы‚ входящие в ЕГАФ‚ находятся в исключительной собственности Российской Федерации (ст. 212 ГК РФ‚ ст. 16 Закона об архивном деле).
- Неотчуждаемость: Документы ЕГАФ не могут быть приватизированы‚ проданы или иным образом отчуждены от государства.
- Единые принципы: Установление общих правил организации архивного дела‚ хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов (функция уполномоченного федерального органа — Росархива).
Структура ЕГАФ: уровни и подсистемы
ЕГАФ не является монолитным массивом; он структурируется по территориальному‚ ведомственному и типологическим признакам. Внутри единого фонда выделяют следующие подсистемы (уровни):
- Федеральный уровень: Архивы федерального значения (ГАРФ‚ РГАНИ‚ РГАСПИ‚ РГВИА‚ РГИА‚ ЦГАМО и др.)‚ формируемые федеральными органами исполнительной власти.
- Региональный уровень: Архивы субъектов РФ (государственные архивы областей‚ краев‚ республик‚ городов федерального значения)‚ формируемые органами власти регионов и местного самоуправления.
- Ведомственный уровень: Архивы федеральных министерств‚ ведомств‚ государственных корпораций‚ банков (ЦБ РФ)‚ которые хранят документы оперативно-текущего и научного значения до передачи в государственные архивы.
- Муниципальный уровень: Архивы муниципальных образований.
Важно: Объединение в ЕГАФ не означает физическое слияние всех архивов в одно здание или базу данных. Под «единым фондом» подразумевается формирование под руководством главного управления (Росархива) ряда архивохранилищ‚ объединение архивных фондов в комплексы по признаку‚ обеспечивающему правильную организацию их обработки и возможность широкого использования.
Виды архивных фондов внутри ЕГАФ
Внутри единой системы существуют разновидности фондов‚ формируемые по разным правилам:
Архивный фонд (в узком смысле)
Совокупность документов‚ образовавшихся в процессе деятельности одного создателя (организации‚ учреждения‚ лица). Это базовая единица учета и описания (ф. 1‚ ф. 2 и т.д.).
Объединенный архивный фонд
Специфический вид фонда‚ состоящий из документов‚ образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций или граждан‚ имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи.
Основания формирования (по Инструкции по формированию архивных фондов):
- Последовательная смена создателей (преемственность функций): например‚ фонды последовательно сменявших друг друга таможенных органов‚ если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.
- Общность деятельности: организации‚ работавшие в рамках одного дела‚ проекта или на одной территории (например‚ фонды партийных и комсомольских организаций определенного района‚ объединенные в 1991–1992 гг. на базе ЦПА ИМЛ при ЦК КПСС и Центрального архива ВЛКСМ).
Архивная коллекция (сборник)
Искусственно формируемый комплекс документов‚ объединенных по определенной теме‚ виду документов (фотодокументы‚ кинофоны‚ звукозаписи) или признаку происхождения‚ но не имеющих единого создателя. В ЕГАФ коллекции часто выделяются в отдельные хранилища (фонды пользования).
Примеры реализации единых подходов на практике
РГАНТД (Российский государственный архив научно-технической документации)
Состав хранящихся в РГАНТД архивных комплексов (архивных фондов и архивных коллекций) обусловлен историей его формирования как общефедерального хранилища документов на базе двух ранее самостоятельных архивных учреждений. Это яркий пример того‚ как единый фонд формируется путем консолидации массивов из разных источников с сохранением принципа происхождения (принципа респекта).
Объединенный архив СПбГУ
На хранении в Объединенном архиве Санкт-Петербургского государственного университета находятся документы более 50-ти фондов‚ многие из которых имеют научно-историческую‚ культурную ценность и практическую значимость. Здесь единый фонд университета формируется из архивов факультетов‚ кафедр‚ научных институтов и управлений университета.
ГАРФ (Государственный архив Российской Федерации)
Является ключевым хранилищем федерального уровня‚ концентрирующим документы высших органов государственной власти РСФСР/РФ (СНК‚ Совмин‚ Президент‚ Правительство). ГАРФ — это часть ЕГАФ‚ обеспечивающая сохранность «ядра» государственной документации.
Информационное обеспечение единого фонда: ГИС УИАД
Для обеспечения доступа к сведениям о составе ЕГАФ функционирует Государственная информационная система «Унифицированная информационная архивная база данных» (ГИС УИАД).
Поиск информации в ГИС УИАД построен максимально просто: в единой строке можно задать запрос по названию архива‚ фонда‚ описи или дела‚ а также по аннотациям. Это цифровой «проводник» по Единому государственному архивному фонду‚ позволяющий пользователям удаленно определять наличие нужных документов и архив‚ в котором они хранятся.
Управление ЕГАФ: роль Росархива
Его основной функцией является управление Единым государственным архивным фондом (ЕГАФ)‚ формирование и проведение единой архивной политики. Федеральное архивное агентство (Росархив) осуществляет:
- Контроль за соблюдением единых принципов организации архивного дела.
- Ведение Государственного реестра архивных фондов (учет фондов ЕГАФ).
- Координацию деятельности архивов всех уровней и ведомственной подчиненности.
- Определение порядка перевода документов в государственные архивы (комплектование ЕГАФ).
Статистика и масштаб (ориентировочные данные)
Масштаб ЕГАФ колоссален. Например‚ только в фондах одного крупного федерального архива (как РГАНТД или ГАРФ) счет единиц хранения идет на миллионы. В отчетности часто встречаються данные по типам носителей:
- Папиросные документы (дело‚ том‚ папка).
- Фотодокументы (снимки‚ альбомы), например‚ 1 232 526 единиц хранения‚ в т.ч. 179 704 снимка в альбомах и 232 234 единицы хранения фонда пользования (данные по конкретному архиву).
- Кинофонодокументы‚ видеозаписи.
- Электронные документы и базы данных (растущий сегмент).
Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) — это не статический склад бумаг‚ а динамическая правовая и организационная система. Она гарантирует‚ что документы‚ созданные разными ведомствами в разное время, от царских коллегий до современных министерств‚ от партийных обкомов до муниципальных администраций — сохраняются по единым стандартам‚ описаны на понятном языке и доступны гражданам и исследователям через единые информационные ресурсы (ГИС УИАД).
Понимание структуры ЕГАФ и различий между архивным фондом‚ объединенным фондом и архивной коллекцией необходимо для эффективной работы с архивами: правильного составления запроса‚ выбора архива-хранилища и понимания контекста происхождения документов (принцип происхождения / респекта);